03.03.2015 | Top-Thema Compliance: Informations-Lecks in der Buchhaltung vermeiden

Verhalten der Vorgesetzten und Mitarbeiter in der Buchhaltung

Kapitel
Als Führungskraft in der Buchhaltung muss man bei Mitarbeitern und Auszubildenden vieles beachten.
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Technik trägt ihren Teil zur Vertraulichkeit bei, organisatorische Regeln schreiben den korrekten Datenaustausch vor. Jetzt muss nur noch der Mensch richtig handeln und die Vertraulichkeit bleibt gewährleistet. Der verantwortliche Buchhalter muss sich selbst so verhalten, dass die Risiken eines Datenverlustes minimiert sind, muss dies immer wieder seinen Mitarbeitern kommunizieren und auch die Auszubildenden in der Buchhaltung gilt es gesondert zu berücksichtigen.

Wenn der verantwortliche Buchhalter Mitarbeiter führt, dann muss er bei Auswahl und Führung einige Voraussetzungen beachten.

Wichtige Punkte, die der verantwortliche Buchhalter beachten muss:

  • Fachleute in der Buchhaltung sind sicher in ihren Handlungen. Sie müssen nicht zur Sicherheit Daten ausdrucken oder Hilfe unbefugter Kollegen in Anspruch nehmen. Die Aufgaben und damit auch die darin enthaltenen Informationen bleiben geschlossen.
  • Aushilfen verfügen oft nicht über ausreichende Fachkenntnisse, was zu Fehlern und Schwachstellen führt. Außerdem entwickeln Aushilfe nur selten einen Bezug zum Unternehmen. Die Arbeit der Aushilfen muss besonders überwacht werden.
  • Sind Mitarbeiter für ihre Aufgabe überqualifiziert (z.B. ein Bilanzbuchhalter in der Debitorenbuchhaltung), entstehen in der Praxis unerwünschte Informationsflüsse. Der Grund liegt in der natürlichen Neugier dieser Personen, die die Daten auch interpretieren können.
  • Hat ein Mitarbeiter zu geringe IT-Kenntnisse, muss er ständig Hilfe der IT-Abteilung in Anspruch nehmen, eventuell sogar von außen. Hat er zu viele IT-Kenntnisse kann er motiviert sein, außerhalb der vorgegeben IT-Nutzung Daten zu bearbeiten. Beides erhöht das Risiko des Datenmissbrauchs.
  • In der Praxis finden sich in der Buchhaltung sehr oft langjährige Arbeitsverhältnisse. Das ist gut so, denn jeder Wechsel erhöht das Risiko für nicht sicher behandeltet Informationen. Hat der Mitarbeiter ein gutes Verhältnis zum Unternehmen, wird er Datenmissbrauch früher erkennen und auch darauf reagieren.
  • Zu einem guten Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen trägt auch eine faire Bezahlung bei. Wichtig ist auch die notwendige Anerkennung für seine Arbeit.
  • Das Verständnis für die notwendige Vertraulichkeit in der Buchhaltung muss bei den Mitarbeitern vorhanden sein. Dies wird erreicht durch Aufklärung und Schulung. Bewährt hat sich auch eine schriftliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

Die Menschen in der Buchhaltung müssen immer wieder daran erinnert werden, wie wichtig Vertraulichkeit ist. Das ist eine Führungsaufgabe, die der verantwortliche Buchhalter leisten muss. Gleichzeitig wird der Buchhalter von seinem Vorgesetzten geführt. Dieser muss die Sicherstellung von Vertraulichkeit als wichtige Aufgabe definieren. Handelt der Vorgesetzte nicht entsprechend, muss der Buchhalter dies selbst einfordern.

Besondere Aufgabe Ausbildung

Eine besondere Gruppe der Mitarbeiter in der Buchhaltung stellen die kaufmännischen Auszubildenden dar. Wer heute Industriekauffrau oder Bürokaufmann werden will, der muss auch eine gewisse Zeit in der Buchhaltung Erfahrung sammeln. Dabei kommt es zu besonderen Risiken.

  • Das Verständnis der Auszubildenden für Vertraulichkeit muss geweckt werden. Das steht im Gegensatz zur offenen Informationskultur, in der junge Menschen heute im Privatbereich leben. Der Unterschied muss klar gemacht werden.
  • Der Einsatz der Auszubildenden in der Buchhaltung ist zeitlich begrenzt. Aus diesem Grund fehlt in der Praxis oft die Einsicht, dass der Auszubildende auf die Vertraulichkeit hinzuweisen ist. Das kann eine Schwachstelle in der Buchhaltung werden. Darum muss jeder Auszubildende wie ein neuer Mitarbeiter in der Buchhaltung behandelt werden.
  • Bei den Auszubildenden handelt es sich um junge Menschen, die viele Situationen noch nicht richtig einschätzen können. Dazu gehört auch die Wichtigkeit vertraulicher Daten in der Buchhaltung. Es fehlt einfach die Lebenserfahrung, die ein korrektes Verhalten automatisch entstehen lässt. Der Buchhalter, der die Auszubildenden betreut, muss dies ständig beachten.

Praxis-Hinweis: Auszubildende anleiten

Wegen der Vertraulichkeit der Daten in der Buchhaltung werden manche Auszubildende gar nicht erst in die Buchhaltung gelassen oder dort mit unwichtigen und ungefährlichen Aufgaben betraut. Das ist nicht richtig. Zum einen müssen die jungen Menschen alle Unternehmensbereiche kennen lernen und die Zusammenhänge begreifen. Zum anderen wird eine Chance vertan, Menschen für die Aufgaben im Rechnungswesen zu begeistern. Es ist zusätzlicher Aufwand, sich intensiv mit den Auszubildenden zu beschäftigen, es lohnt sich aber.

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Schlagworte zum Thema:  Compliance, Buchhaltung, Mitarbeiter, Führung

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