03.03.2015 | Top-Thema Compliance: Informations-Lecks in der Buchhaltung vermeiden

Organisatorische Regeln helfen immer

Kapitel
Überprüfen Sie regelmäßig die organisatorischen Regeln in Ihrem Unternehmen. Und passen Sie sie gegebenenfalls an!
Bild: Haufe Online Redaktion

Wenn die Technik Vertraulichkeit möglich macht, müssen organisatorische Regeln dabei helfen, diese Möglichkeiten zu nutzen. Die wichtigste Regel betrifft den grundsätzlichen Umgang mit Unternehmensdaten. Wenn Informationen über Kunden, Bezugsquellen oder Produkte sehr offen behandelt werden, dann ist die Sensibilisierung im ganzen Unternehmen für die Vertraulichkeit von Buchhaltungsdaten nicht sehr hoch.

Nur wenn grundsätzlich von der Unternehmensleitung bis zum Sachbearbeiter sehr vorsichtig mit Informationen umgegangen wird, kann auch im Rechnungswesen mit dem entsprechenden Verständnis gerechnet werden. Die Regel lautet also, dass Unternehmensdaten gleich welcher Art nur dann an interne und externe Empfänger weitergegeben werden dürfen, wenn dies unbedingt notwendig ist.

In der Buchhaltung selbst ist auf die Aufgabenverteilung, die Abläufe und die Hierarchien zu achten:

  • Die Aufgabenverteilung in der Buchhaltung muss eindeutig sein. So kann z. B. die Debitoren- von der Kreditorenbuchhaltung getrennt werden. Oder die Debitorenbearbeitung kann nach Kundengruppen oder Debitorennummern bestimmten Personen zugeordnet werden. Buchhaltungsdaten können dann auf die Aufgabe genau zugeschnitten werden.
  • Eine verlässliche und bekannte Regelung der Vertretung sorgt dafür, dass auch bei Abwesenheit bestimmte Informationen nur an zulässige Empfänger gelangen. Vertretungen sind immer zeitlich begrenzt und klar definiert. Damit erhält kein Mitarbeiter in der Buchhaltung zu viele Informationen, die sicher verwahrt werden müssten.
  • Die Aufgaben in der Buchhaltung werden mit den für die Stelle notwendigen vertraulichen Unternehmensdaten in der Stellenbeschreibung festgehalten. Jeder Mitarbeiter weiß also, welche Informationen er erhalten darf und welche er abgeben muss. Stellenbeschreibungen müssen aktuell gehalten werden.
  • Verschiedene Abläufe können mit dem Blick auf Vertraulichkeit zusammengefasst werden. Also Aufgaben mit sensiblen Daten werden zusammengefasst und auf wenige Mitarbeiter konzentriert. Damit verringert sich das Risiko.
  • Die Abläufe in der Buchhaltung werden sehr einfach gehalten. Dann werden sie auch verstanden und verursachen keine undefinierten Informationen.
  • Schnittstellen zu anderen Abteilungen (intern oder extern) werden genau definiert. Damit wird der notwendige Datenaustausch festgelegt.
  • Bei den Dokumenten der Buchhaltung werden Medienbrüche (digital zu Papier) vermieden. Der Ausdruck von Daten wird minimiert. Nicht vorhandene Ausdrucke können nicht verloren gehen.
  • Die Buchhaltung wird in der Unternehmenshierarchie ganz oben angesiedelt. Der Platz direkt unter der Unternehmensleitung sorgt für eine gewisse Distanz der übrigen Stellen, die Vertraulichkeit der Arbeit im Rechnungswesen steigt.

Praxis-Hinweis: Organisatorische Regeln

Die Organisation im Unternehmen verändert sich laufend. Darum müssen organisatorische Regeln immer wieder überprüft und angepasst werden. Das geht nur in Abstimmung mit der Buchhaltung, wenn die Vertraulichkeit optimal gewahrt werden soll.

Schlagworte zum Thema:  Buchhaltung, Organisation, Compliance

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