Welche wichtigen Neuerungen der Entwurf des BMF-Schreibens zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Belegen (GoBD) vorsieht, lesen Sie hier.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Belegen (GoBD) sind bislang im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 geregelt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat im Oktober den Entwurf zur „Neufassung der GoBD“ vorgestellt. Folgendes soll sich ändern:

Cloud-System als Speichermedium

In Tz 20 der GoBD sind die verschiedenen Komponenten eines Datenverarbeitungssystems aufgelistet. Als Speichermedium sind nun auch Cloud-Systeme explizit genannt und die Bearbeitung und Ablage im „virtuellen“ Speicher rechtlich klargestellt. Dabei spielt der Standort des Servers eine entscheidende Rolle. Sofern sich der Cloudserver im Ausland befindet, ist § 146 Abs. 2a AO zu beachten; danach bedarf die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen im Ausland einer separaten, antragsgebundenen Genehmigung.

Scannen mittels Smartphones

Zulässig ist nun auch das bildliche Erfassen von Belegen mittels Smartphones (Fotografieren bzw. Scannen; Tz 130 GoBD-neu). Dies dürfte zu wesentlichen Erleichterungen bei der Abrechnung von Reisekosten führen. Es ergeben sich neue Möglichkeiten zur mobilen bildlichen Erfassung von Schriftstücken (z.B. Verträgen) oder Geschehnissen (Beweisfotos), z.B. im Außendienst.

Die Erleichterung gilt auch für die Belegerfassung im Ausland, wenn die Belege im Ausland entstanden bzw. empfangen worden sind. Die Vorgabe, wonach Bücher und Aufzeichnungen in Deutschland zu führen und aufzubewahren sind (§ 146 Abs. 2 AO) steht dem nicht entgegen.

Ersetzendes Scannen und Buchführung im Ausland

Lt. Tz 136 GoBD können Papierdokumente gescannt und gespeichert werden (= ersetzendes Scannen). Im Anschluss dürfen die Papierdokumente unter den Voraussetzungen der Tzn 136 ff. GoBD vernichtet werden. Sofern eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland genehmigt worden ist, kann die Digitalisierung der papierenen Ursprungsbelege auch am Ort der elektronischen Buchführung (d.h. im Ausland) erfolgen, wenn dieses ersetzende Scannen zeitnah nach dem Verbringen der Belege dorthin durchgeführt wird (Tz 136 GoBD-neu).

Konvertierung und Aufbewahrung

Werden Unterlagen von einem Dateiformat in ein anderes (z.B. Inhouse-Format) konvertiert, müssen nach GoBD 2014 beide Versionen miteinander verknüpft und beide aufbewahrt werden. Künftig (Tz 135 GoBD-neu) muss nur die neue Version aufbewahrt werden, wenn

  • bei der Konvertierung keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird,
  • bei der Konvertierung keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen,
  • der Umwandlungsvorgang dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und
  • die maschinelle Auswertung nicht beeinträchtigt wird

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