Die ordnungsgemäß geführte Kasse ist besonders bei bargeldintensiven Branchen im Fokus der Betriebsprüfer. Werden Mängel festgestellt, schätzt der Prüfer Umsatzerlöse hinzu und es kommt zu Steuernachzahlungen. Das Finanzgericht Münster stellt dar, welche Mängel es geben kann.

Die Ordnungsmäßigkeit einer Kassenführung ist in der letzten Zeit Gegenstand verschiedener Verfahren gewesen. Eine Entscheidung des FG Münster (FG Münster, Urteil v. 29.3.2017,7 K 3675/12, E, G ,U) stellt exemplarisch dar, welche Mängel es bei einer Kassenführung insbesondere geben kann.

Praxis-Hinweis: Alle Kassenprotokolle zur Anwendung und Änderung müssen aufbewahrt werden

Die Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung können für den betroffenen Steuerpflichtigen schwerwiegend sein. Insbesondere können Hinzuschätzungen erfolgen, die dann zu Steuernachzahlungen und einer Verzinsung von 6 % p.a. führen können.

Eine der zentralen Aussagen des Urteils ist:

Die Grundsätze, die für die Führung einer elektronischen Registrierkasse gelten, werden auch bei Verwendung eines PC-Systems angewendet.

Angesichts der gleichermaßen gegebenen Manipulationsmöglichkeiten erscheint dies zutreffend. Wichtig ist in jedem Fall, und dieses wurde dem Kläger hier zum Verhängnis, dass alle die Protokolle aufbewahrt werden, die die Anwendung und vor allem nachträgliche Änderungen des Programms dokumentieren.

Das Gericht betont:

  • Es ist Sache des Steuerpflichtigen, diese Unterlagen aufzubewahren und auf Anforderung vorzulegen.
  • Steuerpflichtige sind deshalb gehalten, regelmäßig zu prüfen, ob das von ihnen verwendete System den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht.
  • Diese Anforderungen sind in den sog. GoBD niedergelegt.

Da die Entwicklung im Bereich der IT sehr dynamisch ist, ist eine regelmäßige Prüfung unerlässlich. Abschließend ein Hinweis:

  • Gerade im Hinblick auf die Kassenführung bei Verwendung einer digitalen Kasse hat der Gesetzgeber in § 146a AO zukünftig weitere gesetzliche Pflichten normiert und 
  • zudem auch in § 146b AO die Möglichkeit einer sog. jederzeitigen Kassen-Nachschau eröffnet.

Dies alles bedeutet zwar nicht ein Zwang zur Verwendung einer digitalen Kasse in jedem Fall, doch bleibt die zukünftige Entwicklung abzuwarten.

Kassenführung ohne laufende Nummerierung und ohne Trinkgeldaufzeichnung

Der Kläger betrieb zwei Friseursalons, seinen Gewinn ermittelte er durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Seine Bareinnahmen erfasste er über eine PC-gestützte-Kassensoftware. Auf der Grundlage dieses Systems wurden arbeitstägliche Kassenberichte erstellt, aus denen die Bareinnahmen getrennt nach verschiedenen Bereichen sowie die Ausgaben ersichtlich waren. Eine fortlaufende Nummerierung erfolgte nicht. Die Trinkgelder wurden nicht erfasst. Im Rahmen einer Betriebsprüfung verwarf der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung aus verschiedenen Gründen und schätzte Umsätze hinzu. Zudem führte er weitere Verprobungen durch. Der Kläger wandte sich gegen die Hinzuschätzungen, seiner Ansicht nach war die Kassenführung ordnungsgemäß.

Finanzgericht erläutert die Gründe für Hinzuschätzungen

In den wesentlichen Aspekten hatte die Klage beim Finanzgericht keinen Erfolg. Insbesondere sah das Finanzgericht die Hinzuschätzung als rechtmäßig an. Schätzungen dürften insbesondere dann erfolgen, wenn die Buchführung der Besteuerung nicht zugrunde gelegt werden könne. Dies sei der Fall, wenn diese den gesetzlichen Vorgaben nicht entspreche.

Diesen gesetzlichen Vorgaben habe die Kassenführung des Klägers aus folgenden Gründen nicht entsprochen:

  • Bei der Nutzung programmierbarer elektronischer Kassensystems stelle das Fehlen der Programmierungsprotokolle einen gewichtigen formellen Kassenführungsmangel dar, dies gelte vor allem bei bargeldintensiven Betrieben. 
  • Nachträgliche Änderungen müssten vor allem dokumentiert werden. Hiervon könne es nur im Einzelfall Ausnahmen geben, wenn nachgewiesen werde, dass eine Manipulation nicht möglich gewesen sei.

Diese Grundsätze müssten ebenso bei Verwendung eines PC-Kassen-Systems gelten. Da der Kläger nicht alle erforderlichen Unterlagen aufbewahrt habe, sei die Kassenführung nicht zutreffend gewesen.

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Schlagworte zum Thema:  Kassenführung, GoBD