10.03.2015 | Top-Thema Betriebswirtschaftliche Auswertung

Jede BWA ist nur so gut wie die Buchhaltung

Kapitel
Stimmige Daten sind die Voraussetzung für das "Tool" Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA).
Bild: Haufe Online Redaktion

Die BWA ist ein äußerst taugliches Analyse-Instrument – wenn die zugrunde liegenden Daten stimmig sind. Voraussetzung ist die regelmäßige Pflege der Daten. Um eine werthaltige BWA zu erhalten, müssen Geschäftsvorfälle laufend, zeitnah und zeitanteilig gebucht werden. Die Praxis sieht oft anders aus. Wir geben Tipps, wie Sie das ändern können.

Die BWA ist ein äußerst taugliches Analyse-Instrument – wenn die zugrundeliegenden Daten stimmig sind. Voraussetzung ist die regelmäßige Pflege der Daten. Naturgemäß handelt es sich bei der BWA immer nur um eine vorläufige Ansicht der Entwicklungen. Um diese möglichst aussagekräftig zu gestalten, sollten Abgrenzungsbuchungen oder Abschreibungen so erfasst werden, dass sie zumindest anteilig ergebniswirksam sichtbar werden. Werden monatliche Abschreibungen von der Buchhaltung nicht gebucht oder Bestände nicht ermittelt und erfasst, verringert sich der Aussagewert. Um eine werthaltige BWA zu erhalten, müssen Unternehmer also sicherstellen, dass Geschäftsvorfälle laufend, zeitnah und zeitanteilig gebucht werden.

Vierteljährliche Grobinventur einführen

Häufig aber läuft es in der Unternehmenspraxis umgekehrt: Belege werden einfach erfasst, wie sie hereinkommen, ohne sie zeitlich abzugrenzen. Für Abschreibungen gilt ähnliches. Veränderungen beim Warenbestand werden entweder gar nicht oder nicht jeden Monat festgehalten. Solche Buchhaltungsfehler führen zu Fehlinterpretationen bei der BWA-Analyse und zu fälschlich positiven Ergebnissen – etwa wenn der Warenumsatz bereits verbucht wurde, der Wareneinsatz aber noch nicht. Hier reicht schon eine Grobinventur im Vierteljahr, um mögliche Fehler zu vermeiden.

Analyse-Tools müssen mit Inhalten gefüllt werden

Darüber hinaus müssen auch die Analysetools der BWA mit Inhalt bestückt werden. So setzt ein aussagekräftiger Soll-Ist-Vergleich voraus, dass Unternehmer vorab Beträge festgesetzt haben, denen sie den Ist-Zustand gegenüberstellen können. Auch eine Offene-Posten-Liste ist hilfreich, wenn Debitoren und Kreditoren nicht bereits in der Summen – und Saldenliste aufgeführt sind. Je nachdem, was die BWA an Interpretation liefern soll, ist es für Unternehmer ratsam, sich mit dem Steuerberater zusammenzusetzen und zu definieren, was die wichtigsten Positionen sind und welche Daten die Buchhaltung zusätzlich einpflegen sollte.

Bei Bedarf: Steuerberater miteinbeziehen

Entscheidend für die Unternehmenspraxis ist: Die BWA ist notwendig, um bestimmte betriebliche Zusammenhänge besser zu verstehen und beurteilen zu können. Sie bietet als Analyseinstrument viele Möglichkeiten, um die wirtschaftliche Lage des Unternehmens richtig einschätzen zu können. Dazu müssen aber die einzelnen betrieblichen Kennziffern genau beobachtet und interpretiert werden, gegebenenfalls mit Unterstützung des Steuerberaters. Mindestens einmal im Monat sollte der Unternehmer sich Zeit für die Lektüre der Unternehmensdaten reservieren und seinen Betrieb aus verschiedenen Perspektiven betrachten. Das Instrumentarium dazu liefert die BWA und die Buchhaltung.

Praxis-Beispiel: Wie die Aussagekraft der monatlichen BWA erhöht werden kann

  • Jahresabschlussbuchungen beeinflussen das Jahresergebnis einmalig. Unternehmer sollten sicherstellen, dass die wichtigsten Jahresabschlussbuchungen monatlich als so genannte wiederkehrende Buchungen erfasst werden. Dies sind z.B. Rückstellungen. Jedes Jahr eingestellte Rückstellungsbeträge sollten geprüft werden und eventuell auf die einzelnen Monate verteilt eingebucht werden.
  • Der Jahresbetrag der Vorjahresabschreibungen sollte als monatlicher Betrag ermittelt werden – Anlagenzugänge und -abgänge sollten hier berücksichtigt werden.
  • Sobald die Werte der Schlussbilanz feststehen, sollten die Eröffnungsbilanzwerte vorgetragen werden.
  • Bei sonstigen Forderungen und sonstigen Verbindlichkeiten muss darauf geachtet werden, dass die Eröffnungsbilanzwerte im Lauf des Jahres aufgelöst werden.
  • Bei Rechnungsabgrenzungsposten muss darauf geachtet werden, dass die Eröffnungsbilanzwerte aufgelöst und eventuelle neue Rechnungsabgrenzungsposten erfasst werden.
  • Berücksichtigung von Warenbestandveränderungen. Neu: Die Werte für die Warenentnahmen können ebenfalls monatlich eingebucht werden. Damit ist die zu zahlende Umsatzsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt.

Schlagworte zum Thema:  Buchhaltung, Analyse, Daten

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