09.03.2012 | Buchführung & Kontierung

Aufbewahrungspflichten: Diese Unterlagen können 2012 vernichtet werden

Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute oder Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Damit die Lagerkosten für die Unterlagen nicht überhand nehmen, ist es wichtig zu wissen, was 2012 entsorgt werden kann.

Der Fristablauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem beispielsweise die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt, das Inventar aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet und soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Folgende Aspekte sind zu beachten:

  • 2012 können Geschäftsunterlagen vernichtet werden, die 2001 oder früher erstellt wurden. Dies gilt etwa für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungs-nachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
  • 2005 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge können ebenfalls nach dem Jahreswechsel vernichtet werden. Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig, Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres.
  • Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres in dem die Rechnung ausgestellt wurde und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.
  • Die Aufbewahrungspflicht bei den privaten Überschusseinkünften (Einkünfte aus nicht-selbstständiger Arbeit, Einkünfte aus Kapitalvermögen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und sonstige Einkünfte) beträgt sechs Jahre und ist nur in den Fällen zu beachten, wenn die Summe der positiven Einkünften EUR 500.000 übersteigt. Bei Eheleuten gilt dieser Betrag für jeden getrennt.

Hinweis: Vor der Entsorgung ist jedoch in jedem Fall zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind, benötigt werden könnten.

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