| Aufbewahrungsfristen

Welche Unterlagen Sie 2016 vernichten dürfen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem eine Rechnung, Beleg etc. ausgestellt wurde.
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Unter Berücksichtung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist können seit dem 1.1.2016 die Unterlagen für das Jahr 2003 vernichtet werden.

Berechnen der Aufbewahrungsfrist

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem bei laufend geführten Aufzeichnungen die letzte Eintragung gemacht worden ist, Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen worden oder sonstige Unterlagen entstanden sind.

Wurden im Jahr 2005 die letzten Buchungen für das Jahr 2003 gemacht und der Jahresabschluss erstellt, können seit dem 1.1.2016 alle Unterlagen für das Jahr 2003 vernichtet werden.

Achtung: Aussetzung der Aufbewahrungsfrist

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt aber nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind.

Praxis-Tipp: Im Zweifel länger aufbewahren

Für die Frage, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind, dient folgende Orientierung: Dienten die Unterlagen als Buchungsgrundlage, gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist, ansonsten die von 6 Jahren.

Im Zweifel sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden. So liegt man immer auf der richtigen Seite.

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt.

Besondere Unterlagen sollten am besten ein Leben lang aufbewahrt werden

Folgende Unterlagen sollten rund 30 Jahre aufbewahrt werden:

  • Urteile
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten

Vielfach kommt es vor, dass diese Unterlagen auch nach Jahrzehnten noch einmal als Nachweis gebraucht werden. In diesem Fall kann die Aufbewahrung einen entscheidenden Vorteil haben.

Für bestimmte Unterlagen gibt es keinen Vernichtungszeitpunkt. Diese sollten deshalb ein Leben lang aufbewahrt werden. Hierzu gehören:

  • Ärztliche Gutachten
  • Ausbildungsurkunden
  • Abschlusszeugnisse
  • Geburtsurkunden, Taufscheine, Heiratsurkunden
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Unterlagen zur Rentenberechnung inkl. der hierzu gehörenden Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen.

Gewisse Unterlagen werden erst zum Ablauf des Erwerbslebens benötigt. Dann, wenn beispielsweise ein Rentenantrag gestellt wird. Hier können Ausbildungsurkunden und Gehaltsabrechnungen unter Umständen hilfreich sein und zu einer höheren Rente führen.

Sind Sie unsicher, ob Sie gewisse Unterlagen bereits entsorgen können? Testen Sie den Aufbewahrungsfristen-Rechner. Er unterstützt Sie bei der Entscheidung, ob Unterlagen vernichtet werden können.

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