Unterlagen für Ihre Kreditgeber

Wer bei einem Kreditgeber einen Kredit beantragt, muss in der Regel zahlreiche Unterlagen einreichen. Welche das sind und wie diese am besten zusammengestellt sein sollten, erfahren Sie hier.

Erwartungen Ihrer Kreditgeber an die einzureichenden Unterlagen

Banken, Sparkassen, Leasinggesellschaften, Factoring-Unternehmen, Internet-Finanzierer – sie alle benötigen Einblick in die wirtschaftliche Entwicklung Ihres Unternehmens als Grundlage für eine Kreditentscheidung. Dies gilt sowohl für die Verlängerung bereits bestehender Kredite wie natürlich für weitere und zusätzliche Kredite. Diese Erwartungen beinhalten zwei zentrale Qualitäts-Anforderungen:

  • aktuell und
  • aussagefähig.

Erstellung der Unterlagen für das Bankgespräch – Der Nutzen für Sie

Oft höre ich von Unternehmen den Satz „das muss ich jetzt für meine Bank erarbeiten“. Blicken Sie einmal anders auf die von Ihrem Kreditgeber angeforderten Unterlagen: Wenn Sie diese schon erstellen, welchen Nutzen können Sie selber für die Steuerung Ihres Unternehmens daraus ziehen?! Aus meiner Beratersicht hat das die erste Priorität. Und wenn Sie diese Steuerungsinstrumente für Ihr Unternehmen nutzen, dann ist die Weitergabe an die Kreditgeber sozusagen nur die zweite Priorität oder gar ein „Abfallprodukt“.

Die Klassiker-Unterlagen für das Bankgespräch

Bereits das Kreditwesengesetz (KWG) schreibt in § 18 vor, dass die Kreditinstitute sich von ihren Kreditkunden Informationen zur wirtschaftlichen Situation geben lassen müssen. Die Bankenaufsicht baut diese Regelung in den „Mindestanforderungen an das Risikomanagement der Kreditinstitute (MaRisk)“ weiter aus. In der Praxis sind daher die folgenden Unterlagen sozusagen „Standard“:

  • Jahresabschluss oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung: Diese sollte „aktuell“ sein. Das Handelsgesetzbuch schreibt in § 264 vor, dass der Jahresabschluss bei kleinen Unternehmen bis zum 30. Juni des Folgejahres vorliegen sollte. Für Kreditgeber ist es entscheidend wichtig, auf Basis „endgültiger“ Zahlen entscheiden zu können. Daher sollten Sie gemeinsam mit Buchhaltung und Steuerberatung dafür sorgen, dass bei Kreditentscheidungen immer ein Jahresabschluss des Vorjahres vorliegt – jetzt also für 2019!
  • Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Diese sollte wirklich das bis zu diesem Monat erwirtschaftete Ergebnis zeigen. Das Problem in sehr vielen Unternehmen: Das in der BWA gezeigte „vorläufige Ergebnis“ ist mehr oder weniger „meilenweit“ vom „wirklich erwirtschafteten“ Ergebnis entfernt – deshalb der Begriff „vorläufig“. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhaltung darüber, wie Sie Ihre BWA zu einer aussagefähigen BWA machen.
  • Vermögens-Verbindlichkeiten-Übersicht: Dabei geht es um Ihre privaten Vermögensverhältnisse. Diese „Selbstauskunft“ ist Standard bei Einzelunternehmen und wenn Sie als Gesellschafter-Geschäftsführer einer GmbH für die Kredite an die GmbH gebürgt haben.
  • Einkommensteuerbescheid: Hier gilt das gleiche wie bei der Selbstauskunft. Wenn Sie viele verschiedene Einkunftsarten haben, dann wird eventuell auch die Einkommensteuererklärung angefordert.

Für neue Kreditentscheidungen werden Sie in der Regel diese Unterlagen benötigen – die Banken sprechen von der Erst-Offenlegung. Wenn der Kredit entschieden und ausgezahlt ist, folgt die laufende Offenlegung: Beachten Sie, was Sie dazu im Kreditvertrag unterschrieben haben und halten Sie diese eingegangenen Verpflichtungen genau ein.

Ergänzende Unterlagen für das Bankgespräch

Fragen Sie sich einmal selber: Wenn Sie heute in einer Bank entscheiden müssten, würden Ihnen die Klassiker-Unterlagen wirklich ausreichen? Wohl kaum. Denn alle diese Unterlagen schauen zurück: Wie hat sich das Unternehmen bisher entwickelt. Als Kreditgeber aber wollen Sie prüfen, ob das Unternehmen in der Zukunft die gegebenen Kredite wird zurückzahlen können. Also benötigen Sie als Kreditgeber auch Aussagen über die Zukunft. Dazu erfragen Kreditgeber oft die nachfolgend aufgeführten Unterlagen und Informationen.

Auch hier gilt die oben angesprochene Nutzen-Sicht: Welche Vorteile bringt es für Sie, wenn Sie sich mit den hinter diesen Unterlagen stehenden Themen Ihres Unternehmens beschäftigen? Die Dokumentation ist dann nur noch der zweite logische Schritt.

  • Geschäftsmodell: Welche Leistungen erbringt Ihr Unternehmen für welche Kundengruppen und was unterscheidet Sie positiv von anderen Unternehmen in Ihrer Branche?
  • Ziele: Welche Ziele setzen Sie sich für die nächsten Monate und das kommende oder die kommenden Jahre? In welche Richtung soll sich Ihr Unternehmen entwickeln?
  • Planung: Auf Basis Ihrer Ziele – wie genau wird sich das nach Ihrer Einschätzung auf die Ertragsentwicklung, die Liquidität und wichtige Bilanzpositionen/Risiken auswirken? Dahinter steht die Aufgabe, die Ziele in Zahlen zu gießen als Ertragsplanung, Liquiditätsplanung und ggf. Bilanzplanung. Dabei sind zwei Schritte wichtig:
    • Denken Sie bitte in Szenarien: wahrscheinlichste Entwicklung, bessere Entwicklung, schlechteste Entwicklung.
    • Dokumentieren Sie Ihre zugrundeliegenden Annahmen zu jeder Planzahl (z.B. warum wird der Umsatz um 5 % steigen, mit welchen Aktivitäten werden Sie die Kfz-Kosten um 10 % reduzieren, …?).
  • Plan-Ist-Vergleich: mindestens vierteljährlich die Abweichungen zwischen Plan und Ist anschauen, die Gründe hinterfragen, ggf. Aktivitäten starten, um entstandene Ziellücken im weiteren Jahresverlauf noch zu schließen und Schlussfolgerungen für Ziele und Planung für das nächste Jahr ableiten.
  • Steuerungsinstrumente: Mit welchen Werkzeugen steuern Sie Ihr Unternehmen? Denken Sie insbesondere an Kalkulation (Angebote, laufende Projektbegleitung, Nachkalkulation) und die aussagefähige BWA (siehe oben bei den Klassiker-Unterlagen).
  • Personal: Wie attraktiv sind Sie als Arbeitgeber? Welche Mitarbeitende übernehmen Aufgaben in der 2. Ebene, um Sie als Chefin/Chef zu entlasten? Wachsen die Strukturen mit dem Unternehmen mit?
  • Nachfolge: Ab dem Alter von 55 Jahren geben Sie Informationen, wie Sie den Nachfolgeprozess angehen werden bzw. – je älter, desto detaillierter – mit welchen Aktivitäten Sie ihn durchführen.
  • Notfallplan: Gibt es festgelegte Verfahren, wer welche Aufgaben übernimmt, wenn Sie für längere Zeit als Chef/Chefin ausfallen?
  • Risiken: Welches sind die wesentlichen Risiken in der Tätigkeit des Unternehmens, wie sind diese abgesichert?
  • Kundenstrukturen: Ist das Unternehmen von einigen wenigen großen Kunden abhängig, wenn ja, wie gehen Sie damit um?
  • Wettbewerbsumfeld: Wie sieht dieses aus? Könnten neue Wettbewerber auftreten?
  • Marktentwicklung, Trends: Welche werden die Zukunft Ihrer Branche beeinflussen, dominieren?
  • Digitale Transformation: In welchen Themenfeldern kommt diese im Unternehmen zum Tragen, wie agieren Sie?
  • Nachhaltigkeit: Wie stellen Sie Ihr Unternehmen in den verschiedenen Dimensionen auf?
  • Banken-/Sicherheiten-Spiegel: Welche Kredite haben Sie bei anderen Kreditgebern und mit welchen Sicherheiten?

Der Katalog ist umfassend. Nicht immer werden alle diese Unterlagen/Informationen erforderlich sein – siehe dazu im letzten Abschnitt.

Letztlich beinhaltet dieser umfassende Katalog alle Themen eines Unternehmenskonzeptes (neudeutsch: Businessplan). Der Aufwand, ein solches zu erstellen, ist im ersten Schritt groß. Aber alle diese Fragen sind für die Zukunft des Unternehmens wichtig. Der Vorteil: Wenn das Unternehmenskonzept steht, wird es in der weiteren Strategie-Entwicklung nur noch fortgeschrieben bzw. aktualisiert. Das kann im Einzelfall natürlich auch einmal heißen, es „umzuschmeißen“.

Was Banken sonst noch so beachten

Kreditgeber schauen sich auch das Umfeld des Unternehmens an. Dazu zählen zum Beispiel der Internetauftritt und die Profile in den sozialen Netzwerken – sind diese aktuell, was wird dort kommuniziert. Außerdem beziehen die Kreditgeber vollautomatisch alle Informationen von einer der großen Auskunfteien. Die Informationen über Ihr Unternehmen dort sollten also aktuell sein.

Der praktische Umgang mit Ihren Kreditgebern dazu

Damit Sie wissen, welche Unterlagen und Informationen Ihre jeweiligen Kreditgeber benötigen, gilt folgende Grundregel: Wenn ein Kreditthema ansteht, dann sprechen Sie Ihren Betreuer beim Kreditgeber an, erklären Sie um welches Kreditthema es geht (Verwendung, Höhe, Laufzeit) und fragen Sie, welche Unterlagen und Informationen der Kreditgeber dafür benötigt. Achtung: Das kann beim gleichen Kreditthema bei verschiedenen Kreditgebern durchaus einmal unterschiedlich sein.

Die angeforderten Unterlagen stellen Sie zusammen und senden diese in einem „Päckchen“ an den Kreditgeber. Damit machen Sie Ihrer Bank oder Leasinggesellschaft oder wem auch immer als Kreditgeber die Arbeit einfach und können auf dieser Basis ein konstruktives Kreditgespräch führen.


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