Zeitmanagement (Teil 1): Hintergründe, Fakten und Analyse / 5.1 Wie verteilt sich meine Zeit?

Wer weiß, wie er seine Zeit verwendet, kann optimieren!

Die Basis für ein effektives Zeitmanagement bildet eine gründliche Analyse der eigenen Situation. Wir müssen wissen, wie wir mit Zeit umgehen und welche Nöte wir bezüglich Zeit haben. Wir müssen klären, wie in unserem Umfeld mit Zeit umgegangen wird und welche "Kultur" bezüglich Zeit im Bereich Controlling und im gesamten Unternehmen herrscht. Wir sollten diese Analyse jedoch nicht auf die reine Arbeitszeit beschränken. Ganzheitliches Zeitmanagement verlangt, dass wir auch die privat nutzbare Zeit in die Betrachtung einbeziehen. Vor allem müssen die Zusammenhänge zwischen persönlichen Interessen und beruflichen Herausforderungen begriffen werden. Dieser Zusammenhang wird mit dem Thema Work-Life-Balance beschrieben.

Nach einer gründlichen Analyse wissen wir, wo wir mit unserem Zeitmanagement stehen, und können Methoden und Techniken auswählen, mit denen man in der gegebenen Situation Zeitmanagement effektiv betreiben kann. Die Umsetzung hängt von der eigenen Selbstdisziplin ab. Gleichfalls stellen wir fest, je höher der eigene Leidensdruck bezüglich der Zeit ist, umso konsequenter werden wir die gewählten Methoden umsetzen. Konsequentes Handeln und Durchsetzungskraft sind entscheidende Erfolgsfaktoren.

Effektivität vor Effizienz!

Grundsätzlich werden wir nicht alle anstehenden Aufgaben in der verfügbaren Zeit erreichen können. Daher müssen wir klare Prioritäten setzen. Die Abwägung der jeweiligen Ziele und Interessen ist der Kern eines funktionierenden Zeitmanagements. Das Richtige zu tun steht im Mittelpunkt. Also Effektivität vor Effizienz! Prüfen Sie bitte mit der folgenden Übung, wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen.

Eine ganze Reihe von Dingen lässt sich unabhängig von anderen Personen umsetzen. Bei anderen Themen stellt sich der Nutzen nur ein, wenn Lösungen gemeinsam mit anderen abgestimmt werden. Es bestehen Wechselwirkungen zwischen dem Zeitmanagement der Personen.

Übung: Zeitkuchen (Teil 1)
Um die Methoden des Zeitmanagements optimiert nutzen zu können, ist eine genaue Analyse der eigenen Zeitverteilung auf einzelne Aufgaben erforderlich. Betrachten Sie Ihre gesamte Arbeitszeit und verteilen Sie diese auf Ihre wichtigsten Aufgaben/Tätigkeiten. Versuchen Sie, mindestens 85 % Ihrer Arbeitszeit abzubilden. Notieren Sie zunächst die Tätigkeiten, schätzen Sie dann die Zeitanteile und tragen Sie das Ergebnis erst dann in den Zeitkuchen ein. Schauen Sie sich Ihr Ergebnis in den kommenden Wochen immer wieder an. War Ihre Einschätzung richtig?
Liste der Tätigkeiten:
Eintrag ins Kreisdiagramm:

Wie viel Zeit verbringen Sie mit welcher Aufgabe?

Die Tätigkeiten haben Sie sicherlich sehr schnell notieren können. Die Zuordnung der Prozentanteile wird aber recht schwierig gewesen sein. Effektiv ist die Übung, wenn man dabei in einen Paarvergleich bezüglich der Prozentanteile gerät. "Ist der Zeitaufwand für Telefonate wirklich so hoch wie der für Besprechungen?" Dadurch entsteht am Ende ein sehr differenziertes Bild. Es geht nun darum, für die Tätigkeiten/Aufgaben mit großen Anteilen (15 % und mehr) Methoden zu finden, wie man diese Aufgaben effektiver gestalten kann. Gelingt es, wird man dabei die zeitlichen Vorteile erlangen.

Bei Tätigkeiten mit einem Anteil < 5 % ist es unsinnig, Methoden zur Rationalisierung zu suchen. Der Effekt ist zu gering. Bei diesen Aufgaben kann man aber überlegen, ob man sie komplett streichen oder anderen übertragen kann. Für das eigene Zeitmanagement entsteht der größte Effekt, wenn Aufgaben ersatzlos gestrichen werden können. Beispielsweise kann auf einen Report verzichtet werden, der zwar seit Jahren geschrieben und geliefert wird, der aber seit einiger Zeit nicht mehr wirklich als Steuerungsinformation benötigt wird, z. B. weil viele Daten über Self-Reporting oder andere Reports berichtet werden.

Ihr Zeitkuchen könnte nun wie folgt aussehen:

Abb. 1: Es gibt sehr verschiedene Zeitkuchen

Viele Tortenstücke verlangen nach klarem Zeitmanagement

Wir sehen 2 Extreme in Abb. 1. Beispiel 2 ist sehr überschaubar und lässt sich auch bei schwachem Zeitmanagement noch gut bewältigen.

Demgegenüber weist Beispiel 1 eine Vielzahl von Aufgaben auf. Berücksichtigt man nun, dass man sich auf jede Aufgabe stets vorbereiten muss und gleichfalls für jede Aufgabe auch Kommunikationspartner hat, wird sofort klar, dass Beispiel 1 nur mit ganz konsequentem Zeitmanagement zu leisten ist.

Es stellt i. d. R. eine Führungsaufgabe dar. Man ist in viele Aufgaben involviert, allerdings genügt es meist, nur die Zusammenhänge und keine Details zu kennen. Wer es dennoch versucht, wird schnell überlastet und bald sogar überfordert sein. Er verliert den Überblick und gerät in den Teufelskreis des mangelnden Zeitmanagements (vgl. auch Abschn. 5.3). Passiert dies einer Führungskraft, hat meist die gesamte Abteilung darunter zu leiden.

Je mehr Tortenstücke Sie in Ihrem Kreis finden, umso besser muss Ihr Zeitmanagement sein. Sie wer...