Auch wenn es auf den ersten Blick als nicht logisch erscheint, eine bestehende zeitaufwendige, fehleranfällige und hochgradig manuelle Excel-Berechnung ›nur‹ durch eine andere Excel-Berechnung abzulösen, überzeugte dieser Ansatz bereits zahlreiche Konzerne aus den nachfolgend genannten Gründen. Es gibt Konzerne, die Leistungen in Milliardenhöhe konzernintern verrechnen und dies mit einer intelligenten VBA-automatisierten Excel-Lösung sehr zufrieden erledigen.
Kerngedanke dieses Ansatzes ist es, sämtliche manuellen Tätigkeiten der bisherigen Berechnung durch ausgeklügelte, flexible und performante VBA-Programmierungen zu ersetzen. Die Benutzerführung in der Excel-Automatisierungslösung ist der einer ›echten‹ Software nachempfunden, d. h., es werden keine Formeln und Werte mehr ›hart‹ in Zellen eingetragen, vielmehr erfolgt die Navigation und Bedienung über Schaltflächen und Eingabemasken. Das heißt, es gibt kein zeitaufwendiges Scrollen durch Tabellen-Zellen, kein Scrollen durch die vielen Tabellen-Reiter, es gilt: finden statt suchen, klicken statt tippen.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Dienstleistungsverrechnung zu automatisieren, ohne eine neue Software einzuführen. Sollten die Datenmodelle zu umfangreich sein, kann die Datenspeicherung z. B. auf eine Access- oder eine SQL-Datenbank ausgelagert werden. Das Frontend und die Business-Logik verbleiben in der Excel-Oberfläche.
Die nachfolgende Übersicht zeigt auszugsweise die Vorteile einer VBA-automatisierten Excel-Lösung:
Abb. 38: Vorteile einer VBA-Excel-Lösung
Viele Unternehmen haben diesen Ansatz auch deshalb favorisiert, weil keine IT-Ressourcen und kein IT-Projekt nötig sind, weil der Nutzer eine ihm vertraute Excel-Lösung erhält, die jedoch ›hinter den Kulissen‹ hochgradig VBA-automatisiert ist, und weil er die Automatisierung schrittweise und daher in schnell umsetzbaren Entwicklungs-Sprints selbst bestimmen kann.
Mit dem Excel-Automatisierungsansatz ist es möglich, die zuvor genannten Anforderungen vollständig zu erfüllen. Sollten die Daten direkt in der Excel-VBA-Anwendung gespeichert werden, so empfiehlt sich z. B. der Einsatz von SharePoint, das neben der Datenspeicherung auch für die Zugriffssteuerung genutzt werden kann.
Zum besseren Verständnis des Excel-Automatisierungsansatzes soll nun auf ausgewählte Funktionen von sog. Service Charge Tools (SC-Tools) eingegangen werden:
Navigation via Cockpit:
Das Cockpit ist die zentrale Bedienungsoberfläche. Hierüber steuert der Benutzer alle notwendigen Operationen, z. B. Daten in das Tool laden, die Parametrisierung und das Mapping durchführen, die Berechnung auslösen und die Output-Daten, wie z. B. das Rechnungsfile und die Reports, zu generieren.
Abb. 39: SC-Tool: Navigations-Cockpit mit angestoßenem Berechnungslauf
Datenimport:
Der Datenimport erfolgt über Importfunktionalitäten. Steht keine SQL-Datenbank zur Verfügung, werden die Eingangsdaten zunächst aus dem ERP-System via Excel-File, CSV-Datei etc. exportiert und dann mittels der Importfunktionalität geladen. Um den dynamischen Eingangsdaten gerecht zu werden, können die datenführenden Tabellenblätter und -spalten bei Bedarf individuell ausgewählt werden. Hierbei wird ebenfalls der Ansatz verfolgt, die Eingangsdaten vollständig und nicht nur auszugsweise zu importieren und die Veränderung der Daten (z. B. zu einer Vorperiode) durch das Tool ermitteln zu lassen. Das garantiert stets die Datenvollständigkeit und zeigt zugleich evtl. nicht bekannte Sachverhalte (z. B. neue oder weggefallene Kostenstellen, neue oder weggefallene Gesellschaften, starke Veränderungen bei der Höhe der Kosten etc.) auf.
Abb. 40: SC-Tool: Importfunktionalität für Unternehmensstammdaten
Dienstleistungs-Berechnung:
Die Berechnung wird mittels Cockpit und einer Schaltfläche angestoßen. Das führt dazu, dass via VBA-Code die Berechnung komplett neu durchgeführt wird. Weiterhin laufen vorab und parallel die Validierungen. Somit ist sichergestellt, dass die Berechnungen methodisch fehlerfrei sind. Im Rahmen der Berechnung werden alle Tabellenreiter und Tabellen erzeugt, die für die Ermittlung von Zwischen- und Endergebnissen notwendig sind. Nach der Berechnung können die neu erstellten Formeln und Validierungswerte wie in einer klassischen Excel-Berechnung eingesehen und nachvollzogen werden. Das schafft zusätzliches Vertrauen in die automatisierte Berechnung.
Analysefunktion:
Mittels Auswahl der Abrechnungsperiode, der Leistungserbringer und -empfänger können maßgeschneiderte Reports ausgegeben werden.
Abb. 41: SC-Tool: Reportgenerator
Abschließend sei erwähnt, dass manche Unternehmen die Leistungsverrechnungslösung ganz bewusst zuerst in Excel-VBA entwickeln (lassen), um schnell einen sog. ›perfekten Blueprint‹ zu erhalten, der bereits in der Praxis verwendet und getestet wurde. Solche ›Vorlagen‹ sind ideal, um später professionelle web- und datenbankbasierte Softwarelösungen zu entwickeln.
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