Reporting im Verteidigungsministerium: mit einfachen Regeln komplexe Sachverhalte treffend darstellen

Zusammenfassung

 
Überblick

Controllingberichte müssen erkennbaren Nutzen für Führungskräfte stiften, die Informationen und wesentliche Botschaften rasch aufnehmen möchten.

In der Bundeswehr wurde deshalb das Notationskonzept "BASIS" als Standard für das Berichtswesen eingeführt.

Die Botschaft steht im Mittelpunkt, Informationen werden in der Darstellung standardisiert, strukturiert und verdichtet. Berichte enthalten keinen unnötigen grafischen Schnickschnack.

In dem Beitrag werden die BASIS-Regeln selbst sowie ihre Entwicklung, Einführung und Anwendungsunterstützung durch Templates für Excel und SAP erläutert.

1 Erfolgsfaktoren im Berichtswesen

1.1 Controllingberichte nutzen nur, wenn sie gelesen werden

Management bedeutet, komplexe Sachverhalte zu steuern, indem notwendiger Informationsbedarf gedeckt und Handlungsbedarf identifiziert wird. Auf der Ebene des Bundesministeriums der Verteidigung (BMVg) soll Controlling die strategische Steuerung durch die Leitung unterstützen, indem der Prozess, Ziele zu setzen, methodisch begleitet wird und die strategischen Ziele der Leitung im Rahmen eines Berichtswesens nachgehalten werden.

Der zweite Erfolgsfaktor umfasst das Messen oder wenigstens Bewerten von Zielerreichungsgraden im Rahmen eines Reportings. Zielbildung und Zielerreichungsgrade finden sich dann im schriftlichen Controllingbericht, der den unverzichtbaren Kern einer wirksamen Steuerung bildet.

Darstellungsformen, Abbildungen und Visualisierungen erfolgen oftmals weltweit standardisiert. Mediziner, Naturwissenschaftler, Techniker, Verkehrsplaner kommunizieren auf der Basis standardisierter Symbole und Abbildungen.

  • Ein Transistor wird auf Schaltplänen weltweit gleich dargestellt.
  • Verkehrszeichen sehen in Buenos Aires gleich aus, wie in Rom oder Kabul.
  • Auf Landkarten werden Wälder immer grün und Flüsse immer blau abgebildet.
  • Norden ist immer oben.

Erstaunlicherweise hat sich die Management- und die Betriebswirtschaftslehre diesem Trend bisher nicht angeschlossen. Mindestens innerhalb einer komplexen Organisation sollte einer Standardisierung bei der Aufbereitung von leitungsrelevanten Informationen zur Unterstützung von Steuerung Aufmerksamkeit gewidmet werden. Diese Standardisierung des Reportings bildet den dritten Erfolgsfaktor. Nur wenn diese Erfolgsfaktoren bei dem Erstellen eines Controllingberichts angemessen berücksichtigt werden, kann der Bericht Wirkung erzielen und die Steuerung unterstützen.

1.2 Der Wurm muss dem Fisch schmecken, nicht dem Angler

Weniger ist häufig mehr

Sachverhalte darzustellen und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten, genügt nicht, um beim Management Aufmerksamkeit zu erregen. Es kommt auf die "Verpackung" an. Wer dabei glaubt, alle Möglichkeiten ausnutzen zu müssen, die Software bietet, um Berichte bunt, schillernd und animiert zu gestalten, senkt Verständlichkeit und Lesefreude eher, als sie anzuheben. Steuerungsrelevante Informationen müssen nicht nur zutreffend, umfassend und plausibel sein, sie müssen so dargestellt werden, dass sie rasch und einfach aufzunehmen sind. Verdichtung, Wiedererkennungseffekte, übersichtliche Strukturen, Konzentration auf das Wesentliche sind hier die Schlagworte.

2 Das BASIS-Regelsystem setzt einen standardisierten Rahmen für das Reporting

2.1 Ausgangspunkt und Grundidee

SUCCESS-Regeln als Grundlage

Die SUCCESS-Methode nach Hichert bildete den Ausgangspunkt für die Entwicklung eines standardisierten Berichtswesens im Geschäftsbereich des BMVg. Ausgangspunkt war, dass immer weniger Controllingberichte erstellt, die geschriebenen Berichte selten gelesen und so gut wie nie eine erkennbare Umsetzung der Berichtsinhalte durchgeführt wurden. Dies stellte die Wirksamkeit des Controllings in Frage, und zwar insbesondere weil Formen und Strukturen der Berichte nicht adäquat und zielgruppengerecht waren. Der Blick über den Tellerrand und die Analyse von Berichten aus Industrieunternehmen, Kommunen und anderen Bereichen der öffentlichen Verwaltung erhärteten diesen Verdacht.

Hichert entwickelte das Akronym SUCCESS, bei dem jeder Buchstabe für eine Grundregel stand, die zu befolgen ist, um erfolgreich zu berichten.[1]

  • S ay – Deliver Messages/eine Botschaft entwickeln,
  • U nify – Standardize Content/Darstellungsformen vereinheitlichen,
  • C ondense – Concentrate Information/Information verdichten
  • C heck – Ensure Quality/Falschinterpretationen und Verfälschungen ausschließen,
  • E nable – Implement Concept/das Berichtssystem wirksam einführen
  • S implify – Avoid Complication/Darstellungen vereinfachen
  • S tructure – Group Content/Darstellungen strukturieren

Mit diesem Ansatz schafft Hichert einen Standard, der für jede Organisation anwendbar und geeignet ist. Die SUCCESS-Methode bietet nicht nur eine Vorgabe, wie Informationen aufzubereiten und darzustellen sind, sondern bietet für jeden Buchstaben des Akronyms auch konkrete Schablonen ("Templates") auf der Basis von Excel an, nach denen Informationen gestaltet und in gängige Software übertragen werden können. Liegen entsprechende "Templates" vor, können Excel-Nutzer mit geringem Aufwand rasch geschult werden diese Schablonen zu befüllen und standardisierte Berichte zu erzeugen.

[1] Vgl.Gerth/Hichert,.2010; Hichert: www. Hixchert.com

2.2 BASIS ist die Grundlage des Reportings bei der Bundeswehr

Berichte sollen beim Empfänger etwas bewirken, und zwar

  • Verständnis ...

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