Reporting: Einsatzszenarien für die IT-Unterstützung im Berichtswesen

Zusammenfassung

 
Überblick

Geeignete IT-Systeme sind das Fundament für die Umsetzung eines Reporting-Konzepts.

Um alle Anforderungen der Informationsbereitstellung und ‐verteilung vollständig abzudecken, müssen verschiedene IT-Werkzeuge und Prozesse etabliert werden.

Die Informationsversorgung speist sich aus einer zentralen, konsistenten, einheitlichen Datenbasis, die vertikal und horizontal integriert sein muss.

Die Informationen werden in verschiedenen, dem Nutzungszweck angemessenen Formaten und Medien bereitgestellt.

Die IT-Umsetzung eines Management Reporting erfolgt idealerweise mit einem auf das visuelle Design ausgerichteten agilen Ansatz.

1 Das Fundament: Instrumente und IT-Systeme

Das Fundament zur Umsetzung des Reporting-Konzepts stellt der Einsatz geeigneter IT-Systeme dar. Trotz ihrer besonderen Bedeutung für die Effizienz der Reporting-Prozesse kommt der IT primär die Rolle eines "Enabler" zu. Die IT setzt demzufolge die Logik und die Abläufe des fachlichen Steuerungs- und Reporting-Konzepts um und determiniert diese im Gegenzug idealerweise nicht. Die Ausgestaltung der IT-Unterstützung umfasst einerseits ein konsistentes Datenmodell und ermöglicht andererseits die effiziente und konzern- bzw. weltweit einheitliche, schnelle und flexible Berichterstattung.

Der folgende Text schließt an den Beitrag "Management Reporting: Aufgaben, Konzeption und Umsetzung" an und beschreibt welche Anforderungen an Instrumente und IT-Systeme gestellt und wie diese umgesetzt werden.

1.1 Sinnvolle Gestaltung der integrierten Datenbasis

Zentrale Datenbank als Grundlage der Informationsversorgung

Grundvoraussetzung für ein verlässliches und nachhaltiges Management Reporting sind eine adäquate Informationsversorgung und -speicherung. Im Sinne einer "Hub and Spoke"-Architektur werden Daten aus verschiedenen Quellen in einer zentralen Datenbank als "Single Source of Truth" gespeichert und für verschiedene Berichtsanlässe, -typen und -adressaten weiter genutzt. Die vertikale Konsistenz in der Datennutzung und die horizontale Vollständigkeit in der Datensammlung sind wesentliche Erfolgsfaktoren für die verlässliche Informationsversorgung.

Durch den entsprechenden Einsatz von effizienten Standardwerkzeugen und eine festgelegte Betriebs- und Betreuungsorganisation mit ausreichenden Ressourcen und leistungsfähigen Prozessen wird die Nachhaltigkeit einer solchen Architektur aus IT-Sicht abgesichert. Die zentrale Datenbasis kann dabei je nach Anforderungen und unternehmensbezogenen Rahmenbedingungen

  • aus einem klassischen Data Warehouse bestehen,
  • auf einem schlankeren OLAP-Datenbank-basierten Ansatz beruhen oder
  • eine moderne Big-Data-Lösung mit einer spaltenorientierten In-Memory-Datenbank nutzen.

Datenbankinhalte adäquat dimensionieren

Wichtig für alle Ansätze ist die adäquate Dimensionierung der Datenbankinhalte. Reine top-down getriebene Ansätze bergen die Gefahr, eine zu schmale Datenbasis aufzubauen. Dadurch kann zum einen die zukünftige Skalierung ein Problem ergeben, da u. U. die Infrastruktur und die Software nicht leistungsfähig genug aufgebaut wurden, zum anderen können bei den ersten kleineren Änderungen in den Top-down-Anforderungen aufwendige Änderungsprozesse notwendig sein.

Bei einem reinen bottom-up getriebenen Ansatz wiederum besteht die Gefahr, zu viele Daten in der zentralen Datenbank ablegen zu wollen. Das kann dazu führen, dass schon die 1. Projektphase der Datenintegration (zu) teuer wird und (zu) lange dauert. Zudem führen solche Systeme schnell zu einer Komplexität in der Nutzung und Betreuung, unter denen die eigentliche Aufgabe der Informationsbereitstellung leidet. Wichtig ist also, einen sinnvollen Kompromiss zwischen einer zukunftsfähigen und handhabbaren Ausprägung zu finden.

1.2 Informationsbereitstellung und -zugriff

Das richtige Format finden

Die Ansprüche an die IT-Unterstützung des Management Reporting sind in den letzten Jahren stetig gewachsen. Die Globalisierung und Beschleunigung der Arbeitswelt haben auch steigende und neue Anforderungen an das Management Reporting zur Folge. Ein zunehmend wichtiger Punkt aus IT-Sicht stellt die differenzierte und für einen bestimmten Informationszugriff passende Informationsbereitstellung dar. Alle Informationen gleichartig, gleichzeitig und mit einem Werkzeug zu verteilen ist weder sinnvoll noch möglich. Die wesentlichen Parameter für eine Strukturierung sind

  • die Art des Zugriffs: online vs. Offline sowie
  • die Aktualität und Bereitstellung der Daten: periodisch vs. Echtzeit.

Auf Basis dieser Differenzierung können die wichtigsten Formen der Informationsbereitstellung identifiziert werden, die ein IT-System für das Management Reporting heute je nach Anforderungen und Möglichkeiten abdecken muss (vgl. Abb. 1).

Abb. 1: Informationsbereitstellung und Informationszugriff

1.2.1 Hochglanzberichte

Umfassende Informationsversorgung

Berichte in "Hochglanz" stellen heute zumeist den Kern eines jeden Management Reporting dar und dienen hauptsächlich der Informationsversorgung des (Top-)Managements. Mit Hochglanzberichten sind pixelgenaue Berichte gemeint, die zumeist mit anspruchsvollen Grafiken, umfangreichen Kommentaren und i. d. R. im unternehmensindividu...

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