Qualitätsrichtlinien für das periodische Berichtswesen im Firmenkundengeschäft der Berliner Sparkasse

Zusammenfassung

 

Überblick

Dieser Praxisbeitrag beschreibt die Entwicklung von Qualitätsstandards für das Berichtswesen und deren Umsetzung im "Herzstück" des Controllings, dem Zielerreichungsbericht.

Neben einem praxistauglichen Notationskonzept für Informationen ist auch eine angemessene Selektion und Distribution relevanter Informationen ausschlaggebend für die Qualität von Berichten.

Im Einzelnen werden inhaltliche Abgrenzung, struktureller Aufbau, technische Plattform, Farbkonzept sowie visuelle Darstellungsformen vorgestellt.

1 Das Firmenkundengeschäft in der Berliner Sparkasse

Die im Jahr 1818 gegründete Berliner Sparkasse ist mit fast zwei Millionen Kunden unbestrittene Marktführerin in der Region. Als Universalbank berät die Berliner Sparkasse ihre Kunden in allen Finanzfragen. Der Schwerpunkt liegt dabei auf dem Retail-Geschäft mit Privat- und Firmenkunden sowie der gewerblichen Immobilienfinanzierung. Im Geschäftsfeld Firmenkunden der Berliner Sparkasse werden ca. 75.000 Firmenkunden und gewerbliche Immobilienkunden mit einem umfassenden Produkt- und Leistungsangebot betreut.

Das Zentrale Management Firmenkunden mit 35 Mitarbeitern ist die strategische Steuerungseinheit im Geschäftsfeld Firmenkunden und informiert das Management sowie die Leiter der zentralen und dezentralen Vertriebseinheiten regelmäßig über die aktuelle Geschäftsentwicklung. Diese Informationen werden in Analyseprozessen gewonnen und vorwiegend über ein periodisches Berichtswesen mit statischen Standardberichten verteilt.

1.1 Informationsqualität (IQ) im Firmenkundengeschäft der Berliner Sparkasse

Qualitätsstandards ermöglichen optimale Informationsaufnahme und -verarbeitung

Die wachsende Anzahl analysierbarer Daten führt zu einer Informationsmenge, die ein Berichtsempfänger ohne fachliche Vorselektion auf die relevanten Informationen oft nicht mehr verarbeiten kann (vgl. Abb. 1). Fehlende Qualitätsstandards für die Informationsgestaltung im Berichtswesen erschweren die Informationsverarbeitung zusätzlich. Informationen, die vom Berichtsempfänger nicht wahrgenommen oder falsch interpretiert werden, verfehlen jedoch ihren Steuerungszweck. Das Berichtswesen wird auf diese Weise zum reinen Selbstzweck.

Abb. 1: Von der Datenquelle bis zum Berichtsempfänger – Häufiger Status quo im Berichtswesen

Erst wenn gewonnene Informationen vor deren Verteilung gefiltert und qualitativ so gestaltet werden, dass sie schnell und fehlerfrei vom Berichtsempfänger verarbeitet werden können, erfüllt das Berichtswesen seinen Zweck (vgl. Abb. 2).

Abb. 2: Von der Datenquelle bis zum Berichtsempfänger – Anzustrebender Status im Berichtswesen

Aufgrund der Bedeutung von qualitativ hochwertigen Informationen für die Unternehmenssteuerung hat sich das Zentrale Management Firmenkunden zu Beginn des Jahres 2015 entschlossen, in einem Projekt neue Qualitätsstandards für das periodische Berichtswesen zu entwickeln. Das Projekt-Team wurde dabei fachlich unterstützt und beraten von der reportingimpulse GmbH aus Hamburg.

Einheitliche, schnelle und fehlerfreie Wahrnehmung

Ziel des Projekts war die Entwicklung und Einführung einer Qualitätsrichtlinie, die eine optimale Wahrnehmung der Berichtsinhalte sicherstellt. Eine einheitliche Wahrnehmung der Berichtsinhalte gewährleistet eine schnelle und fehlerfreie Erfassung der Informationen durch den Berichtsempfänger (vgl. Abb. 3).

Abb. 3: Dimensionen eines wahrnehmungsoptimierten Berichtswesens

  • Homogenität: Werden gleiche Sachverhalte einheitlich dargestellt?
  • Effektivität: Kann ich die richtigen Schlüsse aus der Information ziehen?
  • Effizienz: Wie lange benötige ich dazu?

Homogenität, Effektivität und Effizienz im Berichtswesen kanalisieren die Informationsflut auf das Wesentliche und tragen zu einer besseren Entscheidungsunterstützung bei.

Der Projekt-Scope lag allerdings nicht allein auf der Gestaltung von Informationen in den periodischen Berichten. Auch die Auswahl von relevanten Informationen in angemessenem Umfang und deren rechtzeitige Bereitstellung am richtigen Ort wurden als qualitative Parameter des Berichtswesens identifiziert.

Dimensionen der Informationsqualität

Es ging demnach um mehr als nur die Darstellung von Informationen in Form von Texten, Tabellen und Diagrammen. Der festgelegte Projekt-Scope umfasste vielmehr die vier Dimensionen der Informationsqualität, wie sie von der Deutschen Gesellschaft für Informations- und Datenqualität (DGIQ) definiert werden (vgl. Abb. 4). Aus dem Projekt wurde damit das IQ-Projekt und aus dem Projekt-Team das IQ-Team, das seine Aufgaben auch nach Abschluss des Projekts in einem (virtuellen) IQ-Board weiterführen wird.

Abb. 4: IQ-Definition der Deutschen Gesellschaft für Informations- und Datenqualität (DGIQ)

Fazit: Die Einführung und Etablierung von Richtlinien für die Informationsqualität schließt die Lücke zwischen Analytik und Entscheidungsunterstützung. Aufgrund der Informationsüberflutung durch stetig steigende Datenmengen sowie hohem Entscheidungsdrucks bei zunehmender Entscheidungskomplexität hat die Bedeutung eines wahrnehmungsoptimierten Berichtswesens in den vergangenen Jahren zugenommen.

1.2 Informationsqualität im Kontext von Business Intelligence (BI)

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