Projektcontrolling

Zusammenfassung

 

Begriff

Das Projektcontrolling ist ein Controlling mit spezifischem Objektbezug, also von den klassischen, periodenorientierten Controllingaktivitäten klar abgegrenzt. Seine Aufgabe ist die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten hinsichtlich

  • des erreichten Leistungsumfangs bzw. der Qualität des Ergebnisses
  • der Einhaltung des Zeitrahmens und
  • der Einhaltung der geplanten Kosten bezüglich Personal- und Fremdmitteleinsatz.

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen

  • (Einzel-)Projektcontrolling, das sich mit Planung Steuerung eines bestimmten Projekts beschäftigt, und
  • Multi-Projektcontrolling, bei dem es um die Priorisierung und die Kapazitätszuweisung von Projekten geht.

1 Was sind Projekte?

Neben den traditionellen hierarchischen Strukturen der Aufbauorganisation erfordern die ansteigende Dynamik der Umwelt einerseits und die Größe und Komplexität der Unternehmen andererseits immer öfter äußerst flexible, leistungsfähige und inderdisziplinär zusammengesetzte Teams zur Bewältigung von einmaligen, anspruchsvollen und dringenden Aufgaben. Meistens von neuen strategischen Zielsetzungen ausgelöst, häufig auch von externen Einflüssen ausgehend – man denke nur an den Jahrtausendwechsel oder die Einführung des Euro –, müssen termingebundene Anpassungen der Unternehmensprozesse unter hohem Zeitdruck bewältigt werden. Für diese Aufgaben sind spezielle Methoden des Projektmanagements entwickelt worden, über deren Erfolg oder Misserfolg das Projektcontrolling wacht.

Projekte werden für einmalige, zeitlich und sachlich klar abgegrenzte Aufgabenstellungen eingerichtet. Sie sind meistens mit knappen zeitlichen und personellen Ressourcen ausgestattet und von komplexen Anforderungen gekennzeichnet. Da umfassendes Wissen erforderlich ist, werden Projekte häufig auch von externen Beratern unterstützt. Nach DIN 69901 versteht man unter Projekten „ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.

  • Zielvorgabe,
  • zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen,
  • Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben,
  • projektspezifische Organisation".
 

Praxis-Tipp

Klare Abgrenzungen

Die klare Abgrenzung eines Projekts ist eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg. Schwammig definierte Sonderaufgaben, die an lose zusammengesetzte Arbeitsgruppen oder Arbeitskreise vergeben werden, versanden meistens ohne konkretes Ergebnis.

2 Welche Ziele hat das Projektcontrolling?

Das Projektcontrolling ist immer ein Controlling mit spezifischem Objektbezug, also von den klassischen, periodenorientierten Controllingaktivitäten klar abgegrenzt. Seine Aufgabe ist die Planung, Steuerung und Kontrolle aller Projekte hinsichtlich der erreichten Ergebnisse in sachlicher, zeitlicher und qualitativer Hinsicht und der aufgewendeten Ressourcen in Form von Personal- und Fremdmitteleinsatz. Da in der Regel in einem Unternehmen eine Vielzahl von Projekten gleichzeitig abgewickelt werden müssen, treten durch die sachlichen und personellen Interdependenzen zusätzliche Problembereiche auf, die im Rahmen des Projektcontrolling – in diesen Fällen "Multi-Projektcontrolling" genannt – gelöst werden müssen.

Laufende Verfolgung des Projektstands

Um diese Aufgaben zu erfüllen, müssen alle ergebnisrelevanten Informationen der Einzelprojekte, aber auch die für die Koordination und Integration aller Vorhaben wesentlichen Kriterien einer laufenden Verfolgung unterzogen werden.

Nach DIN 69901 versteht man unter Projektcontrolling die Sicherung der Erreichung des Projektzieles durch

  • Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewertung der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen,
  • Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle ihrer Durchführung.
 

Praxis-Tipp

Aktive Beteiligung der Controller

Kein Projekt sollte ohne aktive Beteiligung der Controller abgewickelt werden, da auf diese Weise die erforderliche Koordinationsfunktion am sichersten gewährleistet wird.

3 Wie gestaltet man ein effizientes Projektmanagement?

Ein effizientes Projektmanagement koordiniert fachübergreifend die Prozesse der Planung, Steuerung und Kontrolle der Projekte und sichert auf diese Weise die planmäßige Erfüllung der gestellten Aufgabe. Dabei können folgende Teilbereiche unterschieden werden:

  • Das funktionelle Projektmanagement definiert den Projektgegenstand, die -aufgaben und -ziele sowie die Projektorganisation.
  • Das institutionelle Projektmanagement füllt die projektinterne Aufbauorganisation mit Leben, indem Aufgaben und Verantwortungen an einzelne Teams vergeben werden.
  • Das personelle Projektmanagement verantwortet die Bereitstellung der erforderlichen Ressourcen.

Nach DIN 69901 versteht man unter Projektmanagement "... die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mittel für die Abwicklung eines Projekts".

Inhalte der Projektplanung

Die Projektplanung ist ein permanenter und iterativer Prozess und der eigentliche Schlüssel für den Projekterfolg. Sie orientiert sich nach den Projektphasen (vgl. Abb. 1) und enthä...

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