Personalplanung: Umsetzung und Prozessmanagement

Zusammenfassung

Die Personalplanung wird aus der Unternehmensplanung abgeleitet. Sie zeigt wie sich die unternehmerischen Ziele in qualitativer, wie quantitativer Hinsicht auf das Personal auswirken. Wie die Unternehmensplanung auch, wird die Personalplanung nach lang-, mittel- und kurzfristiger Ausrichtung differenziert. Um neue quantitative und qualitative Anforderungen berücksichtigen zu können, muss eine analytische Planung erfolgen. Eine Fortschreibung historischer Entwicklungen ist nicht ausreichend. Der Betriebsrat ist über die Personalplanung zu unterrichten und darf Vorschläge zur Beschäftigungssicherung unterbreiten.

1 Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung

Die Personalplanung wird aus der Unternehmensplanung abgeleitet und spiegelt zukunftsbezogen wider, welche Anforderungen die unternehmerischen Ziele in qualitativer und quantitativer Hinsicht auf das Personal haben.

Abb. 1: Ableitung der Personalplanung aus der Unternehmensplanung

Entwicklung des Unternehmens berücksichtigen

Das heißt: Um eine adäquate und realistische Personalplanung erstellen zu können, müssen wenigstens die Eckdaten aus der Unternehmensplanung bekannt sein. Handelt es sich z. B. um ein Wachstumsszenario, bleibt die Geschäftstätigkeit auf dem gleichen Niveau, sollen Ressourcen abgebaut werden, benötigt das Unternehmen neue oder veränderte Kompetenzen? All diese Punkte haben direkten Einfluss auf die Personalplanung.

Rechtzeitige Information mindert Risiken

Durch die rechtzeitige Information und Einbeziehung der verantwortlichen Personalfunktion und der einzelnen Unternehmensbereiche in die Planungsprozesse wird sichergestellt, dass die Umsetzung der Unternehmensplanung optimal durch den Bereich Personal unterstützt werden kann. Dies wiederum vermindert das Risiko, dass die Unternehmensentwicklung durch fehlende Ressourcen behindert wird oder das Unternehmen durch einen Überhang an Personal die Kostenziele nicht erreicht.

Eine realistische und abgestimmte Personalplanung ist die Grundlage für die richtige Personalmenge und -qualität zur richtigen Zeit.

Bevor Sie also mit der Personalplanung beginnen, sollten Ihnen wenigstens folgende Informationen vorliegen:

  • Unternehmensziele, -strategie und -planung
  • Personalkostenplanung (in der Regel Teil der Unternehmensplanung)
  • Personalplanung des letzten Jahres (soweit vorhanden)
 
Praxis-Tipp

Unsere Empfehlung

Auch wenn Ihnen diese Unterlagen vorliegen, empfehlen wir zusätzlich das Gespräch mit der Unternehmensleitung, denn das richtige Verständnis der Unternehmensziele und die richtige Interpretation der schriftlichen Unterlagen sind für eine erfolgreiche Personalplanung unabdingbar. Erst wenn Sie sicher sind, die Unternehmensziele richtig und mit ihren Auswirkungen auf das Personal verstanden zu haben, sollten Sie mit der Personalplanung beginnen.

2 Mitwirkungsrechte des Betriebsrats bei der Personalplanung

Sofern Sie einen Betriebsrat haben, kann dieser in gewissem Umfang auf die Zusammensetzung der Belegschaft Einfluss zu nehmen. Diese Einflussnahme des Betriebsrats auf die Personalentscheidungen des Arbeitgebers kann bereits im Vorfeld der jeweiligen personellen Einzelmaßnahme einsetzen, und muss daher im Personalplanungsprozess verankert werden. Folgende Mitwirkungsrechte des Betriebsrats sind zwingend zu beachten:

Informationspflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat über die Personalplanung, insbesondere über den gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf, sowie über die sich daraus ergebenden personellen Maßnahmen anhand von Unterlagen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten.

In rechtlicher Hinsicht gehören zur Personalplanung alle Pläne über

  • den gegenwärtigen und zukünftigen Personalbedarf (inkl. Stellenpläne- und -beschreibungen sowie Anforderungsprofilen),
  • die Personalbeschaffung (auch Beschäftigung von Leiharbeitnehmern o. Ä.),
  • den Personaleinsatz (Einführung von Teilzeitarbeit, Altersteilzeit, flexible Arbeitszeitmodelle usw.),
  • die Personalentwicklung und -ausbildung im rechtlichen Sinne
  • und den Personalabbau (inkl. Verhängung eines Einstellungsstopps, Entlassungen, Abbau von Überstunden, Einführung von Kurzarbeit, Versetzungen).
 
Hinweis

Einzelmaßnahmen nicht betroffen

Die Unterrichtungs- und Beratungspflicht des Arbeitgebers bezieht sich auf die inhaltliche Personalplanung des Betriebes. Konkrete personelle Einzelmaßnahmen betreffen nicht die Personalplanung im Betrieb. Für diese gibt es separate Beteiligungsrechte des Betriebsrates in den §§ 99 ff. BetrVG.

3 Personalplanungsprozesse

Die Personalplanung selbst unterteilt sich in die beiden Hauptpunkte Personalbedarfsplanung und die Planungen im Personalcontrolling.

Ein wichtiger Bestandteil der jährlichen Personalplanung ist die Personalbedarfsplanung, die direkten Einfluss auf die Planungen der Personalgewinnung, der Personalentwicklung und des Personalabbaus hat. In der jährlichen Personalbedarfsplanung muss sich je nach Unternehmensplanung ­abbilden, ob zusätzliches Personal benötigt wird, bestehendes Personal abgebaut werden muss und welche R...

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