Managementberichte bestehen überwiegend aus Tabellen, Diagrammen und Texten. Tabellen und Diagramme haben die Aufgabe, Daten zu zeigen. Texte transportieren Kommentare, Erläuterungen oder andere verbale Botschaften, sollen aber hier nicht näher betrachtet werden.
Darstellung passend zum jeweiligen Zweck auswählen
Mit einem bewusst gestalteten Mix aus Tabellen und Diagrammen kann ein Bericht sowohl übersichtlich als auch vollständig sein, ohne die Empfänger zu überfordern. Der erste Abschnitt eines Monatsberichts kann z. B. überwiegend aus Grafiken bestehen. Er liefert auf wenigen Seiten die wichtigsten Informationen und ist sehr schnell erfassbar. Der hintere Teil des Berichts dokumentiert in tabellarischer Form alle relevanten Daten. Diese Details werden vom typischen Empfänger nur anlassbezogen und nur teilweise gelesen, je nachdem, welcher Informationsbedarf nach dem Lesen des Übersichtsteils noch besteht.
Das Zusammenspiel von Diagrammen und Tabellen wird durch eine einheitliche Notation – also wiederkehrende grafische Elemente – unterstützt (vgl. Abb. 1). Besonders die grafische Hervorhebung der Datenarten (Plan, Ist, Forecast) führt dazu, dass die Betrachter sich schnell orientieren und die Daten gut ablesen können.
Abb. 1: oben: Diagramme geben Übersicht; unten: Tabellen liefern Details
Tabellen liefern aufbereitete Geschäftsdaten in kompakter Form. Sie bilden die Basis vieler Berichte. Im Unterschied zu Diagrammen, werden Tabellen "gelesen", nicht "gesehen", d. h., der Betrachter erfasst einzelne Werte nacheinander – meist um Wertepaare miteinander zu vergleichen.
Tabellen eignen sich auch gut zur vollständigen Dokumentation der berichteten Daten. Mit sauberer Datenstruktur und standardisierter Gestaltung bilden sie ein wertvolles Nachschlagewerk, in dem Detaildaten schnell gefunden werden.
Das Tabellendesign wird hauptsächlich auf gute Lesbarkeit ausgerichtet. Empfehlenswert sind: rechtsbündige Ausrichtung von Datenspalten (inkl. Kopf), kurze Zahlen (max. 4 – 5 Ziffern), leichte Optik mit wenigen Linien, hoher Kontrast (Schrift schwarz, Hintergrund weiß) sowie leicht lesbare Spaltenköpfe (Redundanz vermeiden, Abkürzungen verwenden).
Abb. 2: oben: Zeitreihe mit horizontaler Achse; unten: Strukturanalyse mit vertikaler Achse; einheitliche Notation: EUR als Balken, Prozente als Nadeln
Diagramme schaffen Überblick (vgl. Abb. 1 und Abb. 2). Ihr Inhalt soll – im Gegensatz zu Tabellen – mit wenigen Blicken "gesehen" werden. Bei dieser visuellen Erfassung hat das Gesamtbild oberste Priorität. Der Betrachter will Strukturen, Muster oder Trends erkennen. Einzelne Werte und unwesentliche Details treten in den Hintergrund.
Das Design von Diagrammen hängt immer von der angestrebten Aussage ab. So wird z. B. die zeitliche Entwicklung des Umsatzes als Säulenreihe mit horizontaler Achse gezeigt (vgl. Abb. 2, oben). Für die prozentuale Plan-Ist-Abweichung je Standort kommt ein Nadeldiagramm mit vertikaler Achse zum Einsatz (vgl. Abb. 2, unten). Unabhängig vom Diagrammtyp ist sehr wichtig, dass gleiche Inhalte stets gleich aussehen, z. B.
- Zeitreihen anders als Strukturanalysen,
- EUR anders als Prozente,
- Ist anders als Plan.
Diese grafische Standardisierung hilft dem Betrachter beim Erfassen der Inhalte, da sie nicht gelesen werden muss, sondern sofort ins Auge springt – sogar unbewusst. Auf diese Weise wird die bewusste Wahrnehmung so wenig wie möglich von den Inhalten abgelenkt.
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