Management Reporting: Aufgaben, Konzeption und Umsetzung

Zusammenfassung

 

Überblick

Der wichtigste Zweck des Reportings ist es, dem Management steuerungsrelevante Informationen zur Unterstützung der Entscheidungen bereitzustellen.

Da die Unternehmenssteuerung in einem volatilen Umfeld stattfindet, ist auch das Reporting einem permanenten Wandel ausgesetzt und muss sich laufend aktuellen inhaltlichen, organisatorischen und technologischen Entwicklungen und Herausforderungen anpassen.

Durch eine systematische Auswahl von Berichtsinhalten kann eine Informationsüberflutung der Empfänger vermieden werden.

Die Inhalte und Prozesse des Management Reporting müssen nahtlos an einem klar definierten Steuerungskonzept ausgerichtet sein.

Der Beitrag zeigt Trends und Voraussetzungen im Management Reporting und erläutert den Aufbau eines Best Practice Management Reporting.

1 Trends und Herausforderungen im Management Reporting

Das Management Reporting hat zur Aufgabe, die Berichtsempfänger so mit Informationen zu versorgen, dass diese in der Lage sind, rechtzeitig die richtigen Entscheidungen zu treffen. Um diese Aufgabe heute und auch in Zukunft optimal erfüllen zu können, muss sich das Reporting laufend mit neuen Anforderungen weiterentwickeln.

1.1 Inhaltliche und gestalterische Anforderungen

Entscheidungsfindung unterstützen

Dabei stellen sich zum einen inhaltliche und gestalterische Fragestellungen und zum anderen Fragen zur technischen Umsetzung. Die inhaltlichen und gestalterischen Fragen werden dadurch erschwert, dass Controller in ihrer Rolle als Berichtsersteller oft zu wenig über das eigentliche Entscheidungsverhalten von Managern wissen und folglich auch nicht genau wissen, wie die Empfänger mit den Berichten umgehen und arbeiten. Genau dieses Wissen ist jedoch nötig, um Berichte passgenau an das Entscheidungsverhalten ihrer Empfänger anzupassen. Dass dies keineswegs eine triviale Aufgabe ist, zeigt ein Blick in die Reporting-Praxis: Eine aktuelle Studie von Horváth & Partners zeigt, dass über die Hälfte der befragten Unternehmen im eigenen Reporting nur eine eingeschränkte Entscheidungsunterstützung für das Management sieht.[1]

Im Folgenden wollen wir daher einzelne Trends und Herausforderungen im Management Reporting detaillierter beleuchten und anschließend den Aufbau eines Best Practice Reporting aufzeigen.

An Umweltveränderungen anpassen

Wie die Unternehmen selbst, unterliegt auch das Reporting einer sich zunehmend schneller ändernden Umwelt. Betrachtet man die Berichte von vor etwa 5 Jahren, wird schnell erkenntlich, dass nicht nur die damaligen Inhalte meist nicht mehr zu den heutigen Steuerungsanforderungen passen, sondern dass auch die Art und Form der Berichte heute nahezu vollständig anders sind. Aus der Umweltveränderung und den neuen technologischen Möglichkeiten ergeben sich mehrere Herausforderungen und Trends, die Controller meistern müssen. Abb. 1 zeigt aktuelle Herausforderungen im Reporting gemäß der KPI-Studie 2013 von Horváth & Partners.

Abb. 1: Trends und Herausforderungen im Reporting[2]

Zukunftsbezug und externe Informationen

Die größte Herausforderung zeigt sich demnach im Ausbau des Zukunftsbezugs der Berichte. Der bessere Blick in die Zukunft steht bereits seit mehreren Jahren auf der Agenda der Controller. Dass hier noch immer kein angemessener Stand erreicht ist, zeigt sich auch darin, dass nur weniger als 1/4 der befragten Unternehmen mit der Darstellung von zukunftsgerichteten Aussagen und Prognosen zufrieden ist.

Eng damit verbunden ist die 2. Herausforderung: Diese liegt in der Integration externer Indikatoren und deren Verlinkung mit den finanziellen und nicht finanziellen Kennzahlen. Gelingt dies, kann sowohl die Aussagekraft des Reportings durch einen Vergleich mit dem Markt als auch der zeitliche Horizont für ein frühes Erkennen von Handlungsbedarfen gesteigert werden. Folglich sind die bisherigen Kennzahlenmodelle auf den Prüfstand zu stellen und für eine bessere Früherkennung und Prognosefähigkeit zu optimieren.

Effizienz im Reporting steigern

Während das Controlling bislang überwiegend die Effizienzsteigerung anderer Bereiche im Auge hatte, müssen sich Controller heute zunehmend selbst die Frage stellen, ob denn die oft gewachsenen Strukturen und Prozesse hinreichend effizient gestaltet sind. Erhebungen, wie bspw. das CFO-Panel von Horváth & Partners, zeigen, dass die beiden Prozesse Planung und Reporting zusammengenommen oft bis zur Hälfte aller Controlling-Ressourcen binden. Der Effizienzsteigerung im Reporting ist daher ein besonderes Augenmerk zu widmen.

Ziel eines "Lean Reporting" ist es daher, alle Berichte möglichst schnell, automatisiert und aufwandsarm zu erstellen. Hierbei schwingt auch eine veränderte Rolle der Controller mit. Durch eine möglichst hohe Standardisierung und Automatisierung aller Aktivitäten bis zur Analyse, Interpretation und Kommentierung können sich die Controller auf diese veredelnden Tätigkeiten fokussieren und müssen nicht länger aufwendig Datenmengen prüfen, aufbereiten und Berichte erstellen.

1.2 Technische Anforderungen

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