Finance-Prozessmodell: Organisation von Finance-Prozessen am Beispiel der Kreditorenbuchhaltung

Zusammenfassung

Überblick

Auch der Finance-Bereich der Unternehmen steht unter dauerhaftem Erfolgsdruck, was eine permanente Kontrolle der Qualität, Kosteneffizienz und Compliance ihrer Leistung unabdingbar macht.

Für die Gestaltung und Beschreibung von Finance-Prozessen als nutzbare Standards sucht man jedoch vergeblich. Vor diesem Hintergrund wird ein Finance-Prozessmodell mit Übersicht und kurzer Beschreibung zu den Finance-Hauptprozessen vorgestellt, welches als standardsetzendes Werk im Rahmen eines Arbeitskreises mit Vertretern aus der unternehmerischen Praxis entwickelt wurde . Auf Basis dessen werden organisatorische Gestaltungsaspekte von Finance-Prozessen mit Blick auf eine Shared Service Center Lösung für transaktionale Prozesse betrachtet.

Es wird gezeigt, wie das Management von Finance-Prozessen mit Fokus auf die Prozessleistungsmessung erfolgen kann.

Darüber hinaus wird – exemplarisch am Prozess der Kreditorenbuchhaltung – aufgezeigt, wie eine nachhaltige Prozessleistungsmessung anhand ausgewählter Leistungsmessgrößen und Benchmarks aussehen kann.

1 Einführung

1.1 Problemstellung und Zielsetzung

Problemstellung

Konjunkturelle Schwankungen, volatile Märkte, sowie die damit verbundenen Unsicherheiten und steigende Kostenaufwendungen verändern zunehmend das Aufgabengebiet der CFOs. Diese Entwicklungen stellen fortlaufend neue Herausforderungen an den Finance-Bereich von Unternehmen. Um diesen für zukünftige Herausforderungen zu wappnen, ist eine permanente Kontrolle der Qualität, Kosteneffizienz und Compliance ihrer Leistung unabdingbar. Für ein erfolgreiches Performance Management empfiehlt sich eine stringente Orientierung des Steuerungsansatzes des Finance-Bereiches an die Unternehmenssteuerung. Ein wesentlicher Bestandteil jedes Steuerungsansatzes ist das Prozessmanagement. Um Prozesse optimal analysieren und steuern zu können, muss eine angemessene Transparenz über die entsprechenden (Finance-)Prozesse bestehen. Eine konzernweit einheitliche Prozessdokumentation bildet hierbei die Basis dieser Transparenz und die Grundlage für eine fortlaufende Überprüfung der vorherrschenden Effizienz und Effektivität. Allerdings existiert bis dato kein standardisierter Leitfaden für die Dokumentation von Finance-Prozessen geschweige denn ein (international) etablierten Standard für ein Prozessmodell für den Finance-Bereich von Unternehmen. Die fehlende Existenz ebenso wie die daraus resultierende definitorische Vielfalt von Finance(-Prozessen) erschwert eine reibungslose Analyse der eigentlichen Prozess-Performance und das sich damit verbundene Managen und Steuern von Prozessen.

Zielsetzung

Vor diesem Hintergrund wurde im Zuge, von dem durch die Managementberatung Horváth & Partners initiierte Arbeitskreis "Finance Prozessmodell", ein Leitfaden für die Dokumentation und Gestaltung von Finance-Prozessen formuliert, der noch im Laufe des Jahres publiziert wird.^[1] Basierend auf diesem standardsetzenden Werk soll im vorliegenden Beitrag gezeigt werden, welches die Finance-Hauptprozesse sind und wie diese unter Effektivitäts- und Effizienzgesichtspunkten grundsätzlich gesteuert werden können. Neben der Beschreibung, Gestaltung und Analyse der Finance-Prozesse, zielt der Beitrag ebenso auf die Darstellung der Prozessleistungsmessung durch ausgewählte Prozesskennzahlen am Beispiel der Kreditorenbuchhaltung ab.

[1] Vgl. Horváth & Partners, 2015. An dem Arbeitskreis beteiligen sich neben Themenexperten von Horváth & Partners Vertreter aus der Industrie/dem Dienstleistungsgewerbe von den Berliner Verkehrsbetrieben, Ebner Stolz, der OMV Refining & Marketing GmbH und der Palfinger Marine- und Beteiligungs-GmbH.

1.2 Aufbau und Inhalte

Aufbau

Der Beitrag ist in vier wesentliche Kapitel gegliedert. In Kapitel 2 wird zunächst die zum Verständnis der Finance-Prozesse notwendige Terminologie "Finance" definiert. Daran anschließend erfolgt die Einordnung von "Finance" als Geschäftsprozess in das Unternehmensprozessmodell sowie die Darstellung des Finance-Prozessmodells. Es wird ein Überblick über das Finance-Prozessmodell, dessen Aufbau, Gliederung und Hauptprozesse sowie eine exemplarische Beschreibung auf Ebene der Aktivitäten für die Kreditorenbuchhaltungsprozesse gegeben. Kapitel 3 widmet sich der Organisation und dem Management von den im vorangegangen Kapitel dargestellten Finance-Prozessen. Dabei werden Möglichkeiten zur Bündelung von Finance-Prozessen aufgezeigt ebenso wie Ansätze und ausgewählte Beispiele zur Leistungsmessung von Finance-Prozessen beschrieben. In einem weiteren Abschnitt werden konkrete Kennzahlen für die Prozessleistungsmessung der Kreditorenbuchhaltung vorgestellt. Der Beitrag schließt mit einem zusammenfassenden Überblick sowie einem Ausblick ab.

2 Finance-Prozesse

2.1 Zugrundeliegendes Begriffsverständnis (Finance)

Im Gegensatz zum Controlling, welches sich als Managementprozess der Zielfindung, Planung und Steuerung des Unternehmens versteht und damit vor allem interne Personen adressiert, beinhaltet Finance Maßnahmen, die zur Mittelbeschaffung (Finanzierung) und Mittelverwendung (Investition) dienen. Es umfasst die Teilgebiete des (externen) Rechnungswesens,...