Fast Close: Instrumente und Prozessoptimierungen für einen schnelleren Abschluss

Zusammenfassung

Überblick

Wenn die Buchhaltung ihrem gesetzlichen Auftrag nachkommt, muss sie alle Geschäftsvorfälle mit finanziellen Auswirkungen exakt aufzeichnen. Dazu sind interne und externe Belege notwendig, die am kalendarischen Periodenende nicht alle vorliegen. Der Periodenabschluss verzögert sich.

Entscheidungen müssen fundiert sein. Dazu sind richtige Informationen aus dem internen und dem externen Rechnungswesen notwendig. Um die Entscheidungen schnell treffen zu können, muss der Abschluss in der Buchhaltung beschleunigt werden.

Dies erfordert einen Fast Close, der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse schon wenige Tage nach dem Ende der Periode liefert. Dafür müssen interne und externe Abläufe beschleunigt werden.

Wichtige Buchungen, die den Fast Close erst ermöglichen, basieren auf Informationen aus der Kostenrechnung und dem Controlling. Internes und externes Rechnungswesen arbeiten zusammen, um den Forderungen nach schnellen Informationen entsprechen zu können.

Für interne Abschlüsse können auch Schätzungen ausreichend sein. Diese müssen fundiert unter Mithilfe des Controllings erstellt und nach den Regeln der Buchführung berichtet werden.

1 Ausgangssituation

Gesicherte Informationen über die Entwicklung des Unternehmens gibt es nur aus dem Rechnungswesen. Bevor das Controlling mit der Arbeit beginnt, muss die Buchhaltung die Periode abgeschlossen haben. Das dauert einige Zeit, in der wichtige Entscheidungen nicht oder nur unter unvollständiger Information getroffen werden können. Große Konzerne habe ihre Verwaltung so hoch entwickelt, dass diese den Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss innerhalb weniger Tage erledigen können. Kleine und mittlere Unternehmen, die diese Kapazitäten nicht haben, gleichen die längere Wartezeit durch schnellere Entscheidungswege mit viel subjektiver Einschätzung aus. Doch das reicht nicht mehr. Die Banken verlangen auch von ihren kleinen und mittelständischen Kreditnehmern schnelle und vor allem fundierte Informationen. Immer mehr Unternehmen werden von Großunternehmen gekauft und damit Teil eines Konzerns mit entsprechenden Berichtsvorschriften. Der Fast Close, der schnelle buchhalterische Abschluss einer Periode, ist im Mittelstand angekommen.

1.1 Das Unternehmen

Anforderungen steigen

Das erlebt auch der Leiter des Rechnungswesens eines mittelständischen Unternehmens, das mit 350 Mitarbeitern Grundstoffe für die Nahrungsmittelindustrie herstellt. Damit werden ca. 50 Mio. EUR Umsatz pro Jahr erwirtschaftet. Bis vor einigen Monaten war das Unternehmen noch ein typisches Familienunternehmen. Der Buchhaltungsabschluss wurde ca. 3 Wochen nach Ende der jeweiligen Periode erstellt, der Jahresabschluss dauerte sogar noch etwas länger. Nach dem Verkauf aller Anteile an einen großen Mitbewerber ist das Unternehmen jetzt Teil eines internationalen Konzerns. Schnell wird klar, was die neuen Eigentümer erwarten: Informationen, umfangreiche Informationen und schnelle Informationen. Der Weg dahin ist lang, wird aber in Rekordzeit absolviert.

1.2 Das Ziel

Besondere Abmachung mit dem Konzern

Die Vorgabe der Konzernmutter verlangt einen Bericht aus der Buchhaltung am vierten Arbeitstag des Folgemonates. Das ist als echter Buchhaltungsabschluss nicht zu erreichen, da viele externe Dokumente, vor allem Eingangsrechnungen z. B. für Energie, nicht früh genug im Unternehmen sind. So wurde eine besondere Abmachung getroffen, um das Informationsbedürfnis des Konzerns zu stillen und dennoch exakte Buchhaltungsergebnisse zu produzieren.

• Am vierten Arbeitstag des Folgemonats wird ein vorläufiger Abschluss in der Buchhaltung erstellt.
• Dieser enthält alle bis dahin vorliegenden Istdaten. Die nicht vorliegenden Daten werden durch eine qualifizierte Schätzung ersetzt.
• Die Schätzung beruht auf budgetierten Werten und/oder auf vorhandenen Istmengen, die mit Durchschnittspreisen bewertet werden.
• Die Schätzung wird gemeinsam mit dem Controlling durchgeführt.
• Der vorläufige Abschluss wird an die Konzernmutter berichtet, die Buchhaltung bucht jedoch noch weiter in den alten Monat.
• Die so entstehenden Differenzen zwischen dem späteren tatsächlichen Buchhaltungsabschluss und den berichteten Werten werden mit dem nächsten Report der Monatswerte ausgeglichen.

Die Controller des Konzerns haben diese Vorgehensweise nach langen Verhandlungen akzeptiert. Sie verlangen jedoch, dass es nicht zu einem Genauigkeitsverlust kommen darf. Abweichen zwischen tatsächlichen Werten und berichteten Zahlen dürfen daher nicht mehr als 5 % betragen.

1.3 Der Weg

Eine solche Vereinbarung muss auch die Geschäftsführung mittragen. Mit ihr wurde der Weg hin zu einer gemeinsamen Lösung festgelegt. Dazu werden zunächst die Problembereiche identifiziert, die bei einem Fast Close Hindernisse bilden. Als nächstes wird ein Lösungsansatz erarbeitet, der mithilfe des gesamten Rechnungswesens, also dem internen und dem externen Rechnungswesen, möglichst zuverlässig zu frühen Ergebnissen führt. Ist dieser mit dem Mutterkonzern abgestimmt, werden die Aufgaben für den Fast Close verteilt. Dabei spielen neben der Buchhaltu...