Für jeden Wert innerhalb des Berichts wird festgelegt, wie er zu ermitteln ist. Der Vorgang ist vollständig transparent, sowohl für den Berichtsempfänger als auch für den Ersteller. Damit ist die Vorgabe des Buchhalters nach einer exakten Definition, an die er sich halten kann, erfüllt.

 
Achtung

Kein Wechsel der Wertermittlung ohne gemeinsame Entscheidung

Die Vorgehensweise für die Wertermittlung eines bestimmten Datums im Bericht kann nicht willkürlich gewechselt werden. Wenn der Wert als Istwert ermittelt wird, dann bleibt das solange so, bis in einer gemeinsamen Entscheidung eine andere Form der Informationsgewinnung bestimmt wird.

Abweichungen berücksichtigen

Geschätzte Werte treffen nie genau die Realität. Selbst Istwerte kurz nach Ende der Periode können sich noch verändern (z. B. die Nachfaktura eines vergessenen Lieferscheins). Daher gibt es immer Differenzen zwischen den geschätzten und dann berichteten Werten und den tatsächlich gebuchten Werten. Diese Abweichungen müssen im Bericht ausgeglichen werden, damit sie sich nicht kumulieren. Dazu wird der Wert des Berichtsmonats (geschätzt, berechnet oder ermittelt) um die Differenz des Wertes aus dem letzten Bericht und dem tatsächlichen Wert korrigiert.

 
Delta (n-1) = Istwert (n-1) Schätzwert (n-1)
         
Meldewert (n) = Schätzwert (n) + Delta (n-1)

Beispieltabelle

Diese Rechnung wird für jeden im Bericht enthaltenen Wert angestellt. Der Controller und der Buchhalter haben für die exakte Berechnung der Gewinn- und Verlustrechnung die Excel-Tabelle in Abb. 1 aufgebaut. Darin wird auch deutlich, dass in der ersten Monatsperiode des Jahres keine Abweichung existiert, da diese mit dem Jahresabschluss vollständig berichtet wird.

 
in TEUR Schätzung Meldung Ist Abweichung Schätzung Meldung Ist Abweichung Schätzung Meldung Ist Abweichung Schätzung Meldung Ist Abweichung
Januar Februar März April
Umsatz brutto 545 545 545 0 510 510 515 5 550 555   0   0   0
Erlösschmälerungen 26 26 25 –1 19 18 19 0 26 26   0   0   0
Umsatz netto 519 519 520 1 491 492 496 5 524 529 0 0 0 0 0 0
Materialverbrauch 210 210 212 2 189 191 190 1 211 212   0   0   0
Energieverbrauch 85 85 84 –1 75 74 75 0 84 84   0   0   0
Fertigungslöhne 50 50 49 –1 40 39 41 1 50 51   0   0   0
Abschreibungen 67 67 67 0 67 67 66 –1 67 66   0   0   0
Bestandsveränderungen –23 –23 –24 –1 5 4 6 1 –11 –10   0   0   0
DB I 130 130 132 2 115 117 118 3 123 126 0 0 0 0 0 0
Logistikkosten 31 31 33 2 22 24 23 1 30 31   0   0   0
DB II 99 99 99 0 93 93 95 2 93 95 0 0 0 0 0 0
Verkaufskosten 26 26 28 2 26 28 27 1 25 26   0   0   0
F&E-Kosten 15 15 18 3 16 19 16 0 14 14   0   0   0
Verwaltungskosten 24 24 22 –2 23 21 23 0 23 23   0   0   0
Operating Profit 34 34 31 –3 28 25 29 1 31 32 0 0 0 0 0 0
Sonstige Erlöse 6 6 6 0 5 5 5 0 6 6   0   0   0
Sonstiger Aufwand 8 8 8 0 6 6 6 0 7 7   0   0   0
Gewinn vor Steuern 32 32 29 –3 27 24 28 1 30 31 0 0 0 0 0 0

Tab. 1: Abweichungen zwischen Schätzung und Istwerten

 
Praxis-Beispiel

Fertigungslöhne

Die Fertigungslöhne wurden im Januar mit 50 TEUR geschätzt und gemeldet. Im Ist sind jedoch nur 49 TEUR angefallen. Es entsteht eine Differenz von -1 TEUR. Für Februar werden Fertigungslöhne in Höhe von 40 TEUR geschätzt, gemeldet werden allerdings nur 39 TEUR, um die offene Differenz zu berücksichtigen. Der Istwert für Februar beträgt 41 TEUR und führt somit zu einer Differenz von +1 TEUR, die im März zu berücksichtigen sein wird.

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