Datenanalyse mit Excel 2010 / 5 Teilergebnisse

Der Begriff Teilergebnisse existiert in Excel zweimal, zum einen als Funktion TEILERGEBNIS() und zum anderen als Menübandbefehl. Dieser wird nachstehend näher beschrieben.

Datenreduktion durch Gruppierung und Anzeige von Teilergebnissen

Sollen Daten nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden, hilft einem Excel mit dem Menübandbefehl Teilergebnisse weiter. Mithilfe dieser Möglichkeiten lassen sich Daten nach bestimmten Kriterien zusammenfassen, gruppieren und formelmäßig auswerten. Die Besonderheit dabei ist, dass nur die Daten, die zusammengefasst und gruppiert wurden, Berücksichtigung finden.

Bisher wurden die importierten Daten als zusammenhängender Bereich, als sog. "Tabelle" angezeigt. Um mit Teilergebnissen arbeiten zu können, muss diese "Tabelle" wieder in einen normalen Bereich umgewandelt werden. Dies lässt sich recht einfach bewerkstelligen. Öffnen Sie dazu die Datei Bsp_Ex2010_Teilergebnis.xlsx.

Befindet sich die aktive Zelle in dieser "Tabelle", so werden nun die kontextsensitiven Tabellentools im Menüband angezeigt. In der Registerkarte Tabellentools ist die Gruppe Tools enthalten und hier befindet sich auch die Schaltfläche In Bereich konvertieren. Ein Klick auf diese Schaltfläche nimmt nach einer kurzen Nachfrage diese Konvertierung vor.

Nun ist auch die Schaltfläche Teilergebnis, die sich in der Registerkarte Daten | Gliederung befindet, wieder aktiv.

Bevor Sie aber diese Teilergebnisse bilden, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass nach dem Gliederungsbegriff sortiert sein muss. Gerade bei großen Datenmengen würde das Bilden der Teilergebnisse längere Zeit in Anspruch nehmen und wäre dennoch vollkommen unbrauchbar. Und der gleiche Zeitaufwand wäre für das Wiederaufheben erforderlich.

Sortieren Sie also nach der Artikelbezeichnung und klicken dann auf die Schaltfläche Teilergebnis. Das Dialogmenü sollte dann so aussehen, wie in Abb. 17 dargestellt.

Anschließend gehen Sie auf den Menüreiter Einfügen und klicken dort auf die Schaltfläche Tabellen. Den angezeigten Zellbereich bestätigen Sie durch Klick auf OK.

Abb. 17: Bilden von Teilergebnissen

Klicken Sie auf OK, erhalten Sie die gewünschten Teilergebnisse angezeigt. Auf der linken Seite befinden sich die Gliederungssymbole, mit denen Sie die Einzelpositionen je Gliederungsebene ein- und ausblenden können.

Abb. 18: Unterschiedliche Gliederungsebenen

Soll die komplette Gliederungsebene ein- bzw. ausgeblendet werden, dann klicken Sie auf die Ziffer im Kopf der Gliederungsanzeige.

Wollen Sie die Gliederung wieder entfernen, so machen Sie dies auf keinen Fall händisch. Klicken Sie wieder auf die Schaltfläche Teilergebnisse und dann auf Alle entfernen. Daraufhin wird die Gliederung "rückstandsfrei" entfernt.

Ein kleiner Hinweis soll aber an dieser Stelle nicht fehlen: Angenommen, Sie sortieren nach Artikelname und Artikelbezeichnung, wie dies Abb. 19 zeigt, und filtern dann nach Prozessoren, dann werden nach der Bildung der Teilergebnisse diese zwar angezeigt, allerdings ohne Gliederungssymbole.

Abb. 19: Sortieren in 2 Ebenen

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