Datenanalyse mit Excel 2010 / 2.3 Microsoft Query

Bei Microsoft Query handelt es sich um ein kostenlos mitgeliefertes Programm, mit dessen Hilfe sich Daten aus beliebigen Quellen importieren lassen. Dieses Tool ermöglicht es, beim Datenimport Tabellen miteinander zu verknüpfen und mittels Filter die Datenmenge zu reduzieren. Tätigkeiten, die sonst üblicherweise in der Datenbank selbst durchgeführt werden.

2.3.1 Datenquelle anlegen

Die entsprechende Schaltfläche ist ebenfalls bei Aus anderen Quellen zu finden. Beim ersten Aufruf ist es hier erforderlich, eine sog. Datenquelle zu erstellen. Eine solche Datenquelle erfordert relativ wenig Speicherplatz und besteht aus dem Namen der Datenquelle, dem Treiber, mit dem auf den gewünschten Datenbanktyp zugegriffen werden soll, sowie dem Namen der Datenbank.

Ist dies geschehen, so erscheint die soeben angelegte Datenquelle in der Auswahl. Basierend auf dieser Datenquelle wird nun eine entsprechende Abfrage erstellt.

Wählen Sie die soeben erstellte Datenquelle aus und klicken auf OK.

Angezeigt werden nun wieder alle vorhandenen Tabellen und Abfragen, mit der Besonderheit, dass Sie mehrere Tabellen auswählen und anschließend verknüpfen können (s. Abb. 7).

Abb. 7: Auswahl der Tabellen

Im Beispiel werden vier Tabellen ausgewählt, tblKunden, tblAuftraege, tblAuftragspositionen und tblArtikel. Diese Auswahl kann entweder durch einen Doppelklick auf den Namen oder nach dem Markieren durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen erfolgen.

2.3.2 Tabellen verbinden

Diese Tabellen lassen sich nun miteinander verbinden, indem mithilfe der Maus bei gedrückter Maustaste der Name des Feldes der einen Tabelle auf den Namen des passenden Feldes der anderen Tabelle gezogen wird. Konkret also der Feldname id_KundenNr der Tabelle Kunden auf fi_KundenNr der Tabelle tblAuftraege.

Die weiteren Verbindungen erfolgen (s. Abb. 8).

Abb. 8: Verbinden der Tabellen über Primär- und Sekundärschlüssel

Nachdem die Tabellen nun verbunden wurden, müssen noch die Feldnamen ausgewählt werden, deren Inhalte in Excel erscheinen sollen. Auch hier ist die Vorgehensweise denkbar einfach. Mittels eines Doppelklicks auf den gewünschten Namen in Abb. 9 werden diese der Abfrage hinzugefügt.

Abb. 9: Die verwendeten Feldnamen

Und wo ist der Gesamtpreis? Da der Gesamtpreis von zwei sog. Nicht-Schlüsselfeldern abhängig ist, wird er nicht in einem Feld gespeichert, sondern berechnet. Dazu geben Sie in der leeren Spalte hinter Einzelpreis die folgende Formel ein:

 
tblAuftragspositionen.Menge * tblAuftragspositionen.Einzelpreis

Auf ein Gleichheitszeichen zu Beginn, wie es bei Formeln in Excel erforderlich ist, können Sie hier verzichten. Nachdem Sie die Eingabe mit der Enter-Taste bestätigt haben, wird die leere Spalte mit dem Gesamtpreis ausgefüllt. Allerdings genügt die Spaltenbeschriftung nicht den Vorstellungen. Mit einem Doppelklick auf die Spaltenbeschriftung lässt sich dies jedoch leicht ändern. Es erscheint das Dialogfeld Spalte bearbeiten. Bei Spaltenüberschrift tragen Sie nun die gewünschte Beschriftung ein: Gesamtpreis und bestätigen dann mit OK.

2.3.3 Daten an Excel zurückgeben

Nun könnten Sie bereits die Daten an Excel zurückgeben. Es ist aber empfehlenswert, diese Abfrage zuvor abzuspeichern. Dies erleichtert eine spätere Wiederverwendung. Klicken Sie dazu auf das Diskettensymbol, das sich als drittes Icon von links in der Symbolleiste von Microsoft Query befindet.

Abb. 10: Speichern der Abfrage

Den vorgeschlagenen Dateinamen können Sie entweder übernehmen oder nach eigenem Ermessen abändern. Die Namenserweiterung heißt hier übrigens DQY, was für Data Query steht. Nachdem Sie die Abfrage gespeichert haben, klicken Sie auf den Menübefehl Datei und dann auf Daten an Microsoft Excel zurückgeben.

Angezeigt wird wieder das Dialogmenü Daten importieren, bei dem Sie die Auswahl haben, wie die Daten in den Arbeitsmappe angezeigt werden sollen. Dieses Dialogmenü wurde bereits weiter oben vorgestellt und besprochen.

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