Datenanalyse mit Excel 2010 / 2 Datenimport mit Bordmitteln

Unterschiedlichen Datenquellen und ihre Vorgehensweisen

Daten aus externen Quellen lassen sich in Excel 2010 sehr komfortabel importieren. Die hierzu erforderlichen Schaltflächen sind in der Registerkarte Daten und dort in der Gruppe Externe Daten abrufen zusammengefasst. Um das Beispiel nachverfolgen zu können, verwenden Sie die Microsoft-Access-Datenbank WorkshopAG_2010.accdb.

 

Praxis-Tipp

Zugriff auf Übungsdateien

Alle Übungsdateien zu diesem Beitrag finden Sie in der Arbeitshilfe "Datenanalyse mit Excel 2010 – Übungsdateien" in Ihrem elektronischen Nachschlagewerk.

2.1 MS-Access 2010

Ist kein Datenbank-Server in Form eines SQLServers vorhanden, ist i. d. R. Microsoft Access die Datenbank, die in Verbindung mit Excel verwendet wird. Dabei gestaltet sich der Zugriff auf die Daten dieses Datenbankprogramms besonders komfortabel.

Ein Klick auf die Schaltfläche Aus Access, die sich in der bereits erwähnten Gruppe Externe Daten abrufen befindet, öffnet ein Dialogfenster, in dem sich die gewünschte Datenquelle auswählen lässt. Bei diesen Datenquellen handelt es sich um Access-Datenbanken mit der Erweiterung mdb, mde, accdb und accde. Somit lassen sich Datenbanken des älteren wie auch des neueren Typs öffnen. Zur Auswahl stehen hier dann sowohl alle Tabellen, die in dieser Datenbank gespeichert wurden, als auch die bereits vorhandenen Abfragen. Nach getroffener Auswahl werden die Daten dann importiert, wobei die Wahl zwischen Tabelle, PivotTable-Bericht und PivotChart- und PivotTable-Bericht besteht. Mit einem Klick auf OK werden die Daten dann wie gewünscht importiert.

Abb. 6: Datenimport aus einer externen Datenquelle

 

Praxis-Tipp

Was liegt hinter dem Button "Eigenschaften"?

Interessantes befindet sich aber auch hinter der Schaltfläche Eigenschaften…. Diese enthält zwei Registerkarten: Verwendung und Definition. In Definition befindet sich nicht nur die komplette Verbindungsreihenfolge, die sich kopieren lässt, um beispielsweise in einem VBA-Modul Verwendung zu finden, sondern auch die Schaltfläche Verbindungsdatei exportieren…, die bei einem späteren Aufruf den Komfort nochmals erhöht. Abgespeichert wird eine Datei mit der Erweiterung ODC, was für Office Database Connection (Office Datenbankverbindungen) steht.

2.2 SQLServer 2008

Ebenso einfach gestaltet sich der Datenimport Aus anderen Quellen, wie beispielsweise aus dem SQLServer. Klicken Sie die gleichnamige Auswahl an und dann auf die Schaltfläche SQLServer, so können Sie sich zu dem Datenbankserver verbinden lassen, auf dem der SQLServer läuft. Bei Servername wird der Name des entsprechenden Rechners angegeben. Ist die Verbindung erfolgreich, erscheint keine gesonderte Information, sondern sofort ein Dialogmenü, aus dem sich die gewünschte Datenbank auswählen lässt. Ist dies geschehen, werden auch hier die vorhandenen Tabellen und Abfragen angezeigt, die in der entsprechenden Datenbank vorhanden sind. Klicken Sie auf Weiter und dann auf Fertig stellen, wird diese Verbindung ebenfalls als ODC-Datei gespeichert.

Ist dies geschehen, erscheint die bereits beschriebene Auswahl, wie die Daten importiert werden sollen.

2.3 Microsoft Query

Bei Microsoft Query handelt es sich um ein kostenlos mitgeliefertes Programm, mit dessen Hilfe sich Daten aus beliebigen Quellen importieren lassen. Dieses Tool ermöglicht es, beim Datenimport Tabellen miteinander zu verknüpfen und mittels Filter die Datenmenge zu reduzieren. Tätigkeiten, die sonst üblicherweise in der Datenbank selbst durchgeführt werden.

2.3.1 Datenquelle anlegen

Die entsprechende Schaltfläche ist ebenfalls bei Aus anderen Quellen zu finden. Beim ersten Aufruf ist es hier erforderlich, eine sog. Datenquelle zu erstellen. Eine solche Datenquelle erfordert relativ wenig Speicherplatz und besteht aus dem Namen der Datenquelle, dem Treiber, mit dem auf den gewünschten Datenbanktyp zugegriffen werden soll, sowie dem Namen der Datenbank.

Ist dies geschehen, so erscheint die soeben angelegte Datenquelle in der Auswahl. Basierend auf dieser Datenquelle wird nun eine entsprechende Abfrage erstellt.

Wählen Sie die soeben erstellte Datenquelle aus und klicken auf OK.

Angezeigt werden nun wieder alle vorhandenen Tabellen und Abfragen, mit der Besonderheit, dass Sie mehrere Tabellen auswählen und anschließend verknüpfen können (s. Abb. 7).

Abb. 7: Auswahl der Tabellen

Im Beispiel werden vier Tabellen ausgewählt, tblKunden, tblAuftraege, tblAuftragspositionen und tblArtikel. Diese Auswahl kann entweder durch einen Doppelklick auf den Namen oder nach dem Markieren durch einen Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen erfolgen.

2.3.2 Tabellen verbinden

Diese Tabellen lassen sich nun miteinander verbinden, indem mithilfe der Maus bei gedrückter Maustaste der Name des Feldes der einen Tabelle auf den Namen des passenden Feldes der anderen Tabelle gezogen wird. Konkret also der Feldname id_KundenNr der Tabelle Kunden auf fi_KundenNr der Tabelle tblAuftraege.

Die weiteren Verbindungen erfolgen (s. Abb. 8).

Abb. 8: Verbinden der Tabellen über Primär- und Sekundärschlüssel

Nachdem die Tabellen nun verbunden wurden, müssen noch die Feldnamen ausgewählt werden, de...

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