Datenanalyse mit Excel 2010 / 1 Aufbau und Struktur der Datenbasis

1.1 Aufbau von Datenbank und Tabellen

Tabellenstrukturen erstellen, Datentypen festlegen, Tabellen verbinden

Eine Datenbank besteht u. a. aus einzelnen Tabellen. Dabei unterscheiden sich die Tabellen einer Datenbank wesentlich von den Tabellen, wie sie beispielsweise in einer Excel-Mappe vorhanden sind. Eine Datenbank-Tabelle besteht aus unterschiedlichen Spalten. Diese Spalten verfügen über einen eindeutigen Namen sowie über eine Angabe, welcher Datentyp in der jeweiligen Spalte gespeichert werden soll. Bei bestimmten Datentypen wie beispielsweise dem Typ Texte wird zusätzlich noch die Größe, also die Anzahl der Zeichen, die abgespeichert werden sollen, angegeben.

Abb. 1: Struktur einer Tabelle

 

Achtung

Anleitung für alle Arten von Datenbanken anwendbar

Dabei spielt es keine Rolle, ob sich diese Tabellen in einer Microsoft-Access-Datenbank befinden oder in einer Client-Server-Datenbank wie Microsoft SQLServer, Oracle oder DB2 von IBM.

Relationale Datenbanken

Diese Datenbank-Tabellen lassen sich miteinander verbinden, sozusagen in Relation zueinander setzen. Damit diese Relation hergestellt werden kann, müssen sich in den beiden zu verknüpfenden Tabellen Spalten gleichen Typs und gleichen Inhalts befinden.

Dabei muss eine dieser beiden zu verbindenden Spalten ein Primärschlüssel sein. Darunter versteht man eine Spalte, in der jeder Wert nur einmal vorkommen darf. Im Beispiel ist dies die Kundennummer (id_KundenNr) in der Tabelle tblKunden.

In der Tabelle tblAuftrag_small kommt diese Kundennummer ebenfalls vor, und zwar mehrfach. Genauer gesagt pro Auftrag, den der Kunde erteilt hat. In dieser Tabelle heißt dieser Schlüssel dann Sekundär- oder Fremdschlüssel.

Abb. 2: Relationale Verbindung zweier Tabellen

Allerdings hat auch diese Tabelle einen Primärschlüssel. Dieser trägt den Namen id_AuftragsNr.

1.2 Verbindung von Tabellen

Nun lassen sich nicht nur 2, sondern beliebig viele Tabellen miteinander verbinden. In Abb. 3 sind es 4.

Abb. 3: Verbindung mehrerer Tabellen und Auswahl der Felder

Diese Verknüpfungen lassen sich speichern und werden je nach System Abfragen oder Sichten genannt. Verbinden Sie die Tabellen miteinander, so wird im Hintergrund ein sog. SQL-Code erzeugt (s. Abb. 4 für dieses Beispiel). SQL steht für Structured Query Language, also strukturierte Abfragesprache.

Abb. 4: SQL-Code der Abfrage

Führen Sie diese Abfrage aus, erhalten Sie die in Abb. 5 ausschnittsweise dargestellte Ansicht.

Abb. 5: Das Ergebnis der Abfrage

 

Praxis-Tipp

Daten sind bereits strukturiert

Um das Design der Datenbanken müssen Sie sich i. d. R. aber nicht kümmern, diese sind üblicherweise bereits mit Daten gefüllt vorhanden. Deshalb gehen wir an dieser Stelle hierauf nicht tiefer ein. Von großer Wichtigkeit ist aber der Zugriff auf diese Datenbanken. Diese Zugriffsmöglichkeiten aus Excel 2010 heraus werden nachstehend beschrieben.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Controlling Office. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Controlling Office 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.


Meistgelesene beiträge