Berichte gekonnt kommentieren: Was Controller von Twitter lernen können

Zusammenfassung

Überblick

Kommentierung gilt als Dauerbaustelle im Berichtserstellungsprozess. Mit dem Rollenbild des Controllers als Business Partner rückt diese Aufgabe noch stärker in den Fokus.

In der Praxis wird eine hochwertige und entscheidungsunterstützende Kommentierung jedoch oft vermisst.

Controller benötigen die Fähigkeit, Kommentare präzise und wertschöpfend zu formulieren, und sollten hierbei mit Guidelines unterstützt werden.

Der Beitrag zeigt die Analogie zwischen Kommentierung und Twitter und soll die Guidelines zum Verfassen einer qualitativen Management-Kommentierung verdeutlichen und verständlich machen.

1 Rolle als Business Partner erhöht Anforderungen an Kommentierung

Der Controller, in seiner Rolle als Business Partner, liefert mit der Kommentierung im Management Reporting die benötigte Grundlage für eine fundierte Entscheidungsfindung. Wie kommt der Controller raus aus dem Trott von Standardphrasen und Worthülsen? Mit Twitter-Ratschlägen und Projekterfahrung zur Best-Practice-Kommentierung.

Wandel des Controllerleitbilds

Im Laufe der letzten Jahre hat sich das Rollenbild des Controllers grundlegend verändert. Das Leitbild war zu Beginn der 90er Jahre auf eine begleitende betriebswirtschaftliche Serviceleistung für das Management im Sinne eines Zahlen- und Datenlieferanten beschränkt. Es folgte die Weiterentwicklung zum "Begleiter und Mitgestalter" im Managementprozess der Zielfindung, Planung und Steuerung. In den letzten Jahren wird der Controller als Business Partner des Top-Managements gepriesen. Dieser wird somit mehr und mehr zum Berater der Entscheidungsträger. Damit einhergehend steigt die Erwartungshaltung an den Controller. Dabei wird sowohl Detailwissen zu Einzelgeschäftsvorfällen als auch die Fähigkeit, diese Informationen für das Management optimal für die Unternehmenssteuerung zu abstrahieren und zu verdichten, gefordert. Der Mehrwert des Business Partners wird im Management Reporting besonders in einer hochwertigen Kommentierung mit qualitativen Maßnahmen- und Handlungsempfehlungen deutlich.

Abb. 1: Entwicklung des Controller-Rollenbilds

In der Realität sind viele Unternehmen jedoch weit von diesem Wunschbild des Controllers entfernt. Insbesondere die qualitative Kommentierung wird vermisst. Abb. 2 zeigt Kommentierungsbeispiele aus der Projekterfahrung von Horváth & Partners, welche keinen Mehrwert zum Zahlenwerk liefern und das Top-Management nicht in der Entscheidungsfindung mit steuerungsrelevanten Informationen unterstützt.

Abb. 2: Negativbeispiele verschiedener Horváth Projekte

Neben unübersichtlichen Fließtexten sowie sich wiederholenden Standardphrasen mit deskriptiven Vergleichen zu Vorjahres- oder Planwerten werden die entscheidenden Fragestellungen hinsichtlich der Existenz von Abweichungen und der einzuleitenden Maßnahmen nur selten auf den Punkt gebracht, visualisiert und beantwortet. Die Ursachen hierfür sind verschiedener Natur. Unter der Voraussetzung, dass Tiefenwissen zu den Geschäftsvorfällen vorliegt, mangelt es in den meisten Fällen an der fehlenden Selbstwahrnehmung als Business Partner sowie an der Fähigkeit, Kommentierungen präzise und wertschöpfend zu formulieren. Die Sensibilisierung des Controllers in seiner Rolle als Business Partner stellt einen andauernden inkrementellen Prozess dar, welcher durch die gelebte Unternehmenskultur geprägt und beeinflusst wird. Die Formulierung von Kommentierungen kann jedoch unter Beachtung von einigen Grundsätzen unterstützt und erlernt werden. Doch wie können solche Hilfestellungen charakterisiert sein?

2 Twitter als Orientierungshilfe in der Kommentierung

Twitter ist ein perfektes Beispiel, wie Kommentare auf Basis von nur 140 Zeichen informieren, inspirieren, Emotionen wecken und somit Millionen von Menschen erreichen. Damit ein Tweet viele Menschen anspricht und ihnen einen Mehrwert bietet, stellt Twitter 5 einfache Tipps zur Formulierung vor:

1. Keep it conversational.
2. Employ your razor wit.
3. Tweet exceptional content.
4. What's the best way to engage your followers?
5. Watch the clock.^[1]

Die Berücksichtigung der von Twitter aufbereiteten Vorschläge für die Gestaltung von Tweets könnte ebenso zur Optimierung der Kommentierung im Berichtwesen beitragen. Im Folgenden werden diese auf die präsentierten Negativbeispiele angewendet.

[1] Vgl. Write good Tweets - Learn how to make 140 characters sing, 2013; https://business.twitter.com/write-good-tweets (Abruf: 8.11.2013).

2.1 Keep it conversational

Besonders wichtig ist der Ausdruck bei der Formulierung. Gleich einem Tweet sollte die Kommentierung prägnant, aber dennoch einfach und verständlich sein. Das Top-Management soll auf einen Blick verstehen können, warum bestimmte Abweichungen existieren. Ausschweifende Erläuterungen werden überlesen und sind daher nicht hilfreich.

Kurz, prägnant und strukturiert

In der Praxis haben sich die Folgenden aufgeführten Grundsätze zum Ausdruck von Kommentaren als hilfreich erwiesen. Die in Abb. 2 dargestellten langen und komplexen Satzkonstruktionen sind in jedem Fall zu vermeiden. Sofern mehrere Begründungen benötigt werden, können diese tabellarisch bzw. stichpunktartig dargestellt werden. Um die Lesbarkeit...