Benchmarks von Supportprozessen effizient und sicher setzen

Zusammenfassung

Überblick

Die Optimierung von Unternehmensprozessen ist aufwändig und immer mit Risiken behaftet. Die Ausrichtung der eigenen Aktivitäten an erfolgreichen Unternehmen verringert die Gefahr von Fehlentscheidungen.

Ein Unternehmensvergleich ist komplex und arbeitsintensiv. Akzeptable Ergebnisse erfordern eine Vielzahl von Daten und Untersuchungen.

Je standardisierter die untersuchte Funktion ist, desto einfacher ist ein Benchmarking durchzuführen. Darum eigenen sich die Nebenfunktionen wie Buchhaltung, IT oder Fuhrpark sehr gut für einen schnellen Vergleich.

Eingeschränkt verfügbare Informationen können durch strukturierte Annahmen und Berechnungen ausgeglichen werden. Das Benchmarking wird einfacher und schneller.

1 Hilfsfunktionen als Ausgangspunkt

Standardabläufe einfacher zu vergleichen

Der Vergleich unterschiedlicher Unternehmen oder Teilen davon ist immer sehr schwer. Der Erfolg der Unternehmen hängt von der individuellen Lösung der Kernprozesse ab. Diese Individualität macht es notwendig, die Ergebnisse mit vielen Annahmen und Verrechnungen vergleichbar zu machen. Bei den Hilfsfunktionen wie Buchhaltung, IT, Fuhrpark, Personalversorgung, Facility Management usw. wird dabei eher auf Standardabläufe gesetzt, die auch einfacher zu vergleichen sind. Dann spielt auch z. B. die Branche nicht mehr die ausschlaggebende Rolle, die Unternehmensgröße ist dann bestimmender.

• Selbst wenn Unternehmen nicht am Benchmarking beteiligt sind, können die notwendigen Daten aus den Hilfsbereichen beschafft oder berechnet werden.
• Die benötigten Datenmengen für den Vergleich von Hilfsfunktionen sind wesentlich geringer als bei den Kernprozessen. Das spart Aufwand und Zeit.
• Die Ergebnisse aus dem Benchmarking der Nebenfunktionen werden akzeptiert, da sie nicht von komplexen Annahmen und Umrechnungen geprägt sind.

Gerade bei dem Vergleich von Hilfsfunktionen geht es auch einfacher, denn oft reicht auch ein grober Vergleich, um die Benchmarks der Besten zu finden.

2 Einfache Lösung für viele Fälle

Einfach ist oft besser

Viele Unternehmensvergleiche scheitern daran, dass man bei der Prüfung feststellt, der notwendigen Informationen unzureichende Datenquellen feststellt. Dabei könnte ein einfaches Benchmarking zu ausreichenden Ergebnissen kommen:

• Globale Fragestellungen können auch auf globaler Ebene mit Informationen untermauert werden. Aggregierte Daten aus Bilanz oder GuV geben ausreichend Inhalte, um Unterschiede in der Leistung durch Unterschiede in den Strukturen erklären zu können. So kann z. B. die Abhängigkeit der IT-Kosten von der Anzahl der Anwender mit einfachen Mitteln erkannt werden. Die Anzahl der Mitarbeiter in einer Buchhaltung ist abhängig von der Unternehmensgröße, aber auch von der Vertriebsstruktur. Beide Informationen können aus globalen Datensammlungen ermittelt werden.
• Die berechtigten detaillierten Vergleiche, z. B. um die Verbindung zwischen Fertigungsphilosophien und Herstellkosten zu erkennen, verursachen viel Aufwand. Um diesen möglichst gering zu halten, können in einem einfachen und schnellen Benchmarking Untersuchungsgegenstand und Vergleichsunternehmen exakter definiert werden. Das Ergebnis globaler Betrachtungen führt dann zur Konzentration der Mittel auf die erkannten und zu verifizierenden Zusammenhänge.
• Stehen detaillierte Daten nicht zur Verfügung, z. B. weil das Vergleichsunternehmen nicht zur Zusammenarbeit bereit ist, können differenzierte Untersuchungen nicht durchgeführt werden. Oder der Controller begnügt sich mit den öffentlichen Daten und mit einem eingeschränkt gültigen Benchmark. Ist sich der Nutzer der Ergebnisse dieser Einschränkungen bewusst, ist die gewonnene Information immer noch besser als gar keine Information.
• Hält sich das Unternehmen bereits für eines der besten, zumindest in wichtigen Teilbereichen, sollte dies regelmäßig überprüft werden. Dazu ist kein aufwändiges Verfahren notwendig. Hier ist es ausreichend, mit einfachen und schnellen Vorgehen den angenommenen Zustand zu prüfen. Ergeben sich Zweifel an den bisher unterstellten Ergebnissen, muss u. U. eine detailliertere Untersuchung folgen.

Mehr Benchmarking durch einfaches Vorgehen

Die Kunst des Controllers besteht darin, die Voraussetzungen für ein schnelles Benchmarking mit wenig Aufwand zu kennen und in seinem Verantwortungsbereich richtig anzuwenden. In der Praxis entstehen bei bewusster Umsetzung mehr Benchmarks, Vergleiche können aussagefähiger werden.

3 Die Vorgehensweise

Der schnelle und sichere Unternehmensvergleich lebt von der Flexibilität der beteiligten Controller. Die einzelnen Schritte sind vorgegeben, die Inhalte bestimmbar. Flexibilität ist gefragt, wenn erwartete Informationen nicht vorliegen oder sich der Untersuchungsgegenstand als zu komplex erweist. Dann muss kompetent reagiert werden, um die notwendige Anpassung so durchzuführen, dass das Benchmarking doch die gewünschten Ergebnisse liefert.

Dies haben auch drei Controller erfahren, die seit einigen Jahren ihre Unternehmen in jeweils einem anderen Bereich vergleichen.

3.1 Definition des Untersuchungsgegenstands

Beispiel der Hilfsfunktion "Informationsverarbeitung"

Der Gegenstand des Benchm...