Arbeitszeiterfassung mit Excel

Zusammenfassung

Überblick

Die meisten Unternehmen definieren die Arbeitszeit nicht mehr als die Zeit, in der ein Mitarbeiter seine Arbeitskraft zur Verfügung stellt, sondern als den Zeitraum, den dieser zur Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Ergebnisorientierung statt Verfügbarkeit heißt die Devise, die Stempelkarte wird durch das persönliche Zeitkonto abgelöst. Diese Flexibilisierung der Arbeitszeit erfordert neben Umstrukturierungsprozessen auch individuelle Werkzeuge für Zeiterfassung und Zeitauswertung und was wäre geeigneter für eine solche Aufgabe als das Office-Kalkulationstool Excel. Dieser Beitrag zeigt exemplarisch anhand der fertigen Excel-Lösung Arbeitszeitplanung, wie Sie professionell die Möglichkeiten von Excel ausreizen können, um ein ganz persönliches Zeitkonten-Modell für die Zeiterfassung und Arbeitszeitauswertung anzulegen.

Das Excel-Tool Arbeitszeitplanung und -erfassung können Sie hier aufrufen.

1 Moderne Arbeitszeitregelungen

Die Erfassung der Arbeitszeiten sowie die Berechnung der Soll/Ist-Abweichungen mit Frei- und Überstunden sind abhängig vom Arbeitszeitmodell des Unternehmens. In größeren Unternehmen sind zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer Regelarbeitszeiten ausgehandelt und über unterschiedliche Arbeitszeitmodelle realisiert (Gleitzeit, flexible Standardarbeitszeit, Wahlarbeitszeit u. a.).

Zeiterfassungssysteme, die mit Projektdatenbanken und Personalsystemen für Gehaltsabrechnungen verbunden sind, sorgen für eine sichere Erfassung und Abrechnung der Zeitdaten. Der Mitarbeiter kontrolliert über das Intranet sein persönliches Zeitkonto oder ruft seine Daten über Excel-Schnittstellen der netzwerkfähigen Zeiterfassungssoftware ab.

Für kleine Unternehmen und freiberuflich Tätige rechnen sich solche Zeiterfassungssysteme nicht. Der Aufwand für die Aufstellung und Wartung von Zeiterfassungsgeräten und entsprechender Software ist zu hoch. Mit der Tabellenkalkulation MS Excel lässt sich jedoch sehr einfach eine Arbeitszeiterfassung und -auswertung mit allem Komfort erstellen. Dank der Hilfe von passenden Formeln und Formatierungen können Sie neben der Erfassung von Kommen-/Gehen-Zeiten auch Soll/Ist-Vergleiche durchführen und weitere Aufgaben erledigen lassen:

• Urlaubsplanung: Eintrag von Urlaubstagen, Resturlaubsberechnung
• Abwesenheitserfassung: Eintrag von Fehlzeiten durch Krankheit, Schulungsmaßnahmen und Fortbildung, Freistellungen

2 Das persönliche Zeitkonto

Die Basis für die Berechnung der Anwesenheits- oder Arbeitszeiten ist das monatliche Zeitkonto, in das Arbeitsbeginn und Arbeitsende pro Arbeitstag eingetragen werden (s. Abb. 1). Die Datumswerte der einzelnen Monate sind bereits im Kontenblatt eingetragen, sie leiten sich von einem im Infoblatt eingetragenen Erfassungsjahr ab. Für eine Neuauflage genügt es, das neue Jahr in das Infoblatt einzugeben und die Einträge für Arbeitsbeginn und -ende in den Monatskontoblättern zu löschen.

Abb. 1: Das Zeitkontenblatt für den Monat Januar

In der Spalte Kennung werden über Verknüpfungen auf einen Feiertagsrechner die Feiertage angezeigt. Gleichzeitig kann der Benutzer über eine Auswahlliste eine Abwesenheitsart (Urlaub, Krankheit etc.) wählen und so zusätzliche freie Tage in das Zeitkonto eintragen.

Die Arbeitszeit wird nach Eintrag von Arbeitsbeginn und Arbeitsende unter Abzug der Pausen berechnet, die Pausenzeiten werden zuvor im Infoblatt erfasst.

Alle Zeitkontenblätter sind identisch aufgebaut, in der Musterlösung sind nur im Januarblatt Testdaten eingetragen. Löschen Sie alle Einträge aus den Spalten Arbeitsbeginn und Arbeitsende, bevor Sie die Musterlösung für Ihre eigene Arbeitszeitplanung verwenden.

3 Das Blatt INFO

Die Informationen, die auf allen Monatsblättern benötigt werden, sind im Tabellenblatt INFO hinterlegt (s. Abb. 2). Definieren Sie hier:

• Ihre persönlichen Daten: Name, Vorname, Abteilung und Kostenstelle.
• Das Erfassungsjahr; es wird für die Tagesdatumswerte in allen Monatsblättern verwendet werden.
• Die Regelarbeitszeiten für die Wochentage Montag bis Freitag und – falls erforderlich – für Samstage und Sonntage.
• Eine Pausenzeit (Mittagspause) entsprechend der Pausenzeitenregelung (pauschal, gesetzlich nach § 4 ArbZG oder keine). Bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden müssen mindestens 30 Minuten und bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten Pause gemacht werden.

Formatierung der Zeitwerte

Die Zeitwerte für die Regelarbeitszeiten und die Pausenzeit tragen Sie im Format hh:mm ein. So sieht auch das Zahlenformat aus, überprüfen Sie es mit der Tastenkombination Strg + 1.

Bereichsnamen

Der zweispaltige Bereich mit den Wochentagsnamen und den Regelarbeitszeiten ist mit dem Bereichsnamen RZEITEN versehen, die Zelle mit der Pausenzeit trägt den Bereichsnamen PAUSE. Für die Monatsliste wurde der Bereichsname MONATE vergeben. Alle Bereichsnamen sind global, d. h. sie gelten für die gesamte Arbeitsmappe. Überprüfen Sie die Namen über Formeln → Definierte Namen → Namens-Manager.

Abb. 2: Tabelle INFO mit Benutzerdaten, Arbeits- und Pausenzeiten

4 Das Zeitkontenblatt

Das Tabellenblatt für die Arbeitszeiterfassung des...