Agiles Projektmanagement: Bedeutung, Entwicklung, Elemente und Erfolgsfaktoren

Zusammenfassung

• Agiles Projektmanagement ist hochaktuell. Aber was bedeutet agil eigentlich? Ist es ein Hype, den wir getrost aussitzen können, oder sollten wir uns darauf einlassen?
• Es hat sich gezeigt: agil ist kein Hype, es hat sich in vielen Jahren bewährt. Agiles Vorgehen entspricht modernen Arbeitsweisen und kann mit aktuellen Herausforderungen umgehen.
• Der Einsatz agiler Methoden ist aber auch mit einem Kulturwandel im Unternehmen verbunden. Wer sich darauf einlässt, findet darin eine schlanke, robuste und flexible Methode, um nachhaltige Produkte oder Prozesse zu schaffen.
• In dem Beitrag werden die aktuelle Bedeutung, die bisherige Entwicklung sowie die wichtigsten Elemente und Erfolgsfaktoren erläutert. Der Beitrag bietet damit eine Grundlage für das Verständnis bzw. die Übertragung auf individuelle Aufgabenstellungen und Projekte.

1 Agiles Projektmanagement: Vorurteile

Großes Erstaunen ernte ich immer wieder, wenn ich in meinen Seminaren auf einen grundlegenden Unterschied zwischen klassischem (traditionellem) Projektmanagement und agilem Projektmanagement eingehe:

Projekte können durch die drei Eckpunkte "Leistungsumfang", "Zeit" und "Budget" beschrieben werden: Um eine bestimmte Leistung zu erbringen wird ein geschätzter Zeitrahmen und ein geschätztes Budget benötigt.

Abb. 1: Stakeholder-Erwartungen klassisch-agil

Im klassischen Projektmanagement ist der Leistungsumfang mit dem Vertrag fixiert. Falls sich etwas ändert, wird zuerst an den Stellschrauben "Zeit" und "Budget" gedreht. Ganz einfach: eine Elbphilharmonie bleibt eine Elbphilharmonie, sie wird nur eventuell etwas später fertig, und sie wird eventuell etwas teurer. Im agilen Projektmanagement hingegen ist der "Leistungsumfang" die Variable, während "Zeit" und "Budget" die festen Größen bilden.

Die Kommentare, die üblicherweise sofort aus dem Publikum kommen: Wer unterschreibt einen Projektvertrag, bei dem klar ist, was es kosten wird und wann es fertig sein wird, aber man nicht weiß, was man bekommt? Ich drücke genau diesen, vollkommen korrekt zusammengefassten Sachverhalt anders aus: In einem Projekt, bei dem zwar das große Ziel beschrieben ist, aber die Details noch nicht klar sind, wähle ich einen agilen Ansatz.

Praxis-Beispiel

Hausbau: Projekt mit agiler und klassischer Phase

Sie wollen ein eigenes Haus bauen. Die Entwurfsphase, die Sie gemeinsam mit dem Architekten durchgehen, entspricht einem agilen Prozess: Sie wissen was Sie wollen, Sie wissen aber noch nicht genau, wie es am Ende aussehen soll. So wird Ihre Vorstellung zusammen mit dem Architekten in mehreren kleinen Schritten mithilfe von Entwurfsskizzen immer deutlicher formuliert, bis der Entwurf abgeschlossen ist.

Danach geht es in die Planungsphase und danach in die Bauphase. In diesem Beispiel entspricht der Entwurf einem agilen Vorgehen, das sich schrittweise mit vielen Abstimmungsmeetings dem Ziel annähert, während die Bauphase einem vorgeplanten linearen – klassischen Prozess entspricht, bei dem alle Eventualitäten im Vorfeld so gut wie möglich vorgeplant werden.

Dieses Beispiel verdeutlicht auch, dass nicht ein Vorgehen besser ist als das andere, sondern dass es auf die Aufgabe ankommt, wann welche Methode sinnvoll ist. Es muss also nicht immer agil sein.

An dieser Stelle ist es passend, kurz auf ein weiteres Vorurteil von Agilität einzugehen: agiles Projektmanagement wurde zwar durch Softwareentwicklung geprägt, wird aber heutzutage in allen Wirtschaftssektoren angewandt.

2 Das agile Mindset

Die agile Herangehensweise unterscheidet sich vom klassischen Vorgehen zuerst einmal durch ein anderes Mindset. Im klassischen Projektmanagement werden zu Beginn alle Prozesse und notwendigen Phasen sowie die zu erwartenden Eventualitäten vorgeplant. Im agilen Projektmanagement wird nur das grobe Ziel formuliert, dem man sich dann in den kommenden Bearbeitungszyklen schrittweise annähert.

Agiles Projektmanagement favorisiert Teamwork. Agile Teams haben die Freiheit, selbst zu bestimmen, wie sie ihre Arbeit erledigen, sie sind selbstorganisiert. Das bedeutet auch, dass Arbeit nicht vergeben wird, sondern dass die zu erledigende Arbeit in einer To-Do-Liste gesammelt wird, aus der sich das Team eigenverantwortlich bedient. Hierbei wird auch deutlich, warum ein gemeinsames agiles Mindset so wichtig ist: Damit ein agiles Vorgehen funktioniert, müssen alle Beteiligten ihre Rechte und Pflichten kennen und ernst nehmen.

Kurze Phasen der Aktivität mit anschließenden Feedbackrunden liefern in kleinen Schritten vorzeigbare Zwischenergebnisse. Diese Zwischenergebnisse können von allen Beteiligten evaluiert werden. Ist das Ergebnis zufriedenstellend, geht es weiter, ist es das nicht, kann darauf in den nächsten Schritten eingegangen werden.

Dieses Vorgehen in kleinen Schritten mit regelmäßigem Feedback kann sehr leicht auf ungeplante Einwirkungen reagieren. Es bildet sich ein robustes und flexibles System. Änderungen, bspw. neue Wünsche des Kunden oder sich verändernde Marktanforderungen sollen nicht mehr als Störung wahrgenommen werden, sondern als potenzieller Wert.

Agiles Projek...