17.01.2011 | Controllerpraxis

Wie funktioniert erfolgreiches Projektcontrolling?

Projektcontrolling unterstützt das Management und die Projektleitung darin, ihre Führungsaufgabe wahrzunehmen und Kosten, Qualität und Zeit immer im Blick zu haben. Der Beitrag zeigt die Merkmale eines erfolgreichen Projektcontrollings auf.

Was ist Projektcontrolling?

Noch vor zehn Jahren war das Berufsbild des Projektcontrollers in vielen Unternehmen kaum etabliert. Diese Situation hat sich heute grundlegend gewandelt. Zahlreiche Unternehmen führen eine Vielzahl an Projekten durch, oftmals gleichzeitig. Jedoch liegen häufig über die Hälfte der Projekte über dem veranschlagten Budget.

Aufgabe des Projektcontrollings ist es, das Management und die Projektleitung bei der Wahrnehmung ihrer Führungsfunktion umfassend zu unterstützen. Effiziente Prozesse und Strukturen zählen zu den Voraussetzungen eines erfolgreichen Projektcontrollings. Die Planung und Kontrolle von Projektkosten ist jedoch allein nicht ausreichend. Erwartet werden umfassende Dienstleistungen für alle Funktionen des Projektmanagements. Unterschieden werden i.d.R. drei Kategorien des Projektcontrollings:

  • Strategisches Projektcontrolling: Es dient der Ausrichtung aller Projekte an den Unternehmenszielen.
  • Multi-Projektcontrolling:Seine Aufgabe besteht in der Koordination mehrerer Projekte unter Beachtung von Nebenbedingungen, z.B. Kapazität, Kosten und Qualitätsziele.
  • Einzel-Projektcontrolling:Hier werden Instrumente zur optimalen Steuerung einzelner Projekte genutzt. Diese beziehen sich zum einen auf die verschiedenen Phasen im Lebenszyklus eines Projektes (z.B. Auftragskalkulation zu Beginn des Projekts) oder übergreifend auf das gesamte Projekt (z.B. Zeit- und Strukturpläne).

Welchen Nutzen stiftet Projektcontrolling?

Die Quantifizierung aller Projektkosten ist eine herausfordernde Aufgabe. Auch wenn sich Kosten und Nutzen oft nicht exakt messen lassen, so ist i.d.R. von einem besseren Projekterfolg durch Projektcontrolling auszugehen. Dabei spielen zwei Effekte eine große Rolle:

  • Durchschnittlich lassen sich Kosteneinsparungen von 10%bis 20% durch Projektcontrolling erzielen. Zu Beginn eines Projektes können die Kosten allerdings zunächst ansteigen, weil eine fundierte Projektplanung ressourcenintensiv ist. In den folgenden Phasen können diese Mehrausgaben i.d.R. wieder eingespart werden, da weniger Änderungsbedarf und Nacharbeiten anfallen.
  • Die anteiligen Kosten des Projektcontrollings liegen bei kleinen Projekten durchschnittlich über den prozentualen Kosten bei größeren Projekten. D.h., der Größeneffekt kann eine nicht zu vernachlässigende Rolle bei der Kostenbeurteilung spielen.

Wer trägt im Projektcontrolling die Verantwortung?

Bei Unternehmen, die regelmäßig eine höhere Anzahl an größeren Projekten durchführen, kann die Einrichtung hauptberuflicher Stellen des Projektcontrollings sinnvoll sein. Das Projektcontrolling kann z.B. als Teilfunktion der Controlling-Abteilung eingerichtet werden. In anderen Fällen können je nach Projekt bereits bestehende Abteilungen das Projektcontrolling übernehmen (z.B. Marketing, Produktion, Forschung und Entwicklung). Schließlich können als temporäre Unterstützung auch externe Dienstleister in Anspruch genommen werden.

Abgesehen von der organisatorischen Verankerung des Projektcontrollings spielt für das operative Gelingen eines Projektes die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Projektcontroller eine große Rolle. Der Projektleiter verantwortet die Einhaltung von Terminen, der Qualität und das wirtschaftliche Ergebnis. Aufgabe des Projektcontrollers ist es, Datentransparenz zu diesen Bereichen sicherzustellen und Entscheidungshilfen durch seine Analysen bereitzustellen. Gegenseitiges Vertrauen fundiert neben den zahlenbasierten Fakten eine gute Zusammenarbeit.

Grundlagen des Beitrages

Der Beitrag basiert auf dem Artikel „Was nutzt ein Projektcontrolling?“ auf der Homepage von Projektcontroller.de und auf der Publikation „Projektcontrolling“ von Prof. Dr. Rudolf Fiedler.

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