06.10.2010 | Controllerpraxis

Wettbewerbsvorteile für Hochschulen dank einer Campus Management Software

Eine Campus Management Software ist heute eine Erfolgsvoraussetzung für die nachhaltige Bewältigung der geänderten Rahmenbedingungen und die Positionierung von Hochschulen im Wettbewerb. Dr. Thomas Lindner von der CAS AG und Dr. Ralph Becker schildern die Vorgehensweise für eine erfolgreiche Einführung.

In ihrem Vortrag auf dem Stuttgarter Controller-Forum schilderten Dr. Thomas Lindner (Mitglied der Geschäftsleitung CAS Software AG) und Dr. Ralph Becker (Senior Partner und Head of Competence Center Public Management bei der Horváth & Partner GmbH) warum ein Organisationsentwicklungsprojekt im Vorfeld einer Campus Management Softwareeinführung erfolgskritisch ist und welche Faktoren es für eine schnelle und kostengünstige Einführung unbedingt zu beachten gilt.

Die mit der Bologna Reform verbundene Einführung neuer Studienstrukturen (Bachelor/Master-Abschlüsse) hat zu weitreichenden organisatorischen Veränderungen in der Verwaltung und zu einem deutlichen Anstieg des Aufwands geführt. Darüber hinaus sind die Anforderungen der Studierenden an Qualität, Umfang und Verfügbarkeit von Verwaltungs- und Serviceleistungen in den vergangenen Jahren merklich gestiegen.

Campus Management Software als Voraussetzung für eine erfolgreiche Positionierung

Um sich durch Umfang, Qualität und Verfügbarkeit von Verwaltungs- und Serviceleistungen im zunehmenden Wettbewerb der Hochschulen optimal zu positionieren, sind die unter dem Begriff „Campusmanagement“ zusammengefassten Verwaltungsprozesse in Lehre und Forschung den geänderten Rahmenbedingungen anzupassen.

Dabei kommt der IT-Unterstützung von administrativen Prozessen eine hohe Bedeutung zu. Eine anwenderfreundliche, integrierte und den gesamten Studierendenlebenszyklus unterstützende Campus Management Software wird damit zunehmend eine strategische Ressource. Denn sie bildet die Basis für eine effiziente Prozessabwicklung und ermöglicht erst eine hohe Informationsqualität für Planungs- und Berichtszwecke.

Die Einführung ist mehr als ein IT-Projekt

Die Einführung einer Campus Management Software ist weit mehr als ein reines IT-Projekt. Sie ist ein strategisches Veränderungsprojekt, dass die Gesamtorganisation der Hochschule nachhaltig verändert, denn es erfordert eine Harmonisierung und Standardisierung der Prozessabläufe. In der traditionell eher dezentral geprägten Struktur einer Wissenschaftseinrichtung handelt es sich deshalb eher um ein Organisationsentwicklungsprojekt als um ein klassisches IT-Projekt. Vier Aspekte sind deshalb erfolgskritisch:

  1. Einbettung in die Hochschulstrategie und ein übergreifendes Organisationsmodell
  2. Optimierung von Strukturen und Prozessen vor der IT-Implementierung
  3. Klare Definition und Durchsetzung von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten
  4. Intensive Kommunikation und ein nachhaltiges Change Management

Eine Campus Management Software kann dann optimal ihre Potenziale nutzen, wenn sie bereits nach einem ganzheitlichen Ansatz auf optimierten Prozessen und Organisationsstrukturen aufsetzt. Das Konzept des Strategic Process Alignment von Horváth & Partners bietet einen Rahmen, welcher sich gut zur Schaffung der Voraussetzungen für die Einführung eignet.

Denn je standardisierter Prozesse und Aufgaben definiert werden können, umso höher sind die mit der Einführung einer Campus Management Software verbundenen Qualitäts- und Effizienzsteigerungspotenziale. Außerdem wird durch möglichst detaillierte Vorgaben hinsichtlich

  • strategischer Ausrichtung,
  • klaren Organisations- und Aufgabenzuschnitten,
  • Rollen und Verantwortlichkeiten,
  • Leistungsstandards,
  • Workflows und
  • Softwarefunktionalitäten

das Risiko von Projektverzögerungen und Change Request erheblich gesenkt.

Vorgehensmodell zur Einführung

Horváth & Partners setzt hierfür das Konzept der Geschäftsprozessoptimierung (GPO) ein. Es handelt sich dabei um eine systematische Vorgehensweise von der Analyse der bestehenden Prozesse bis hin zur Optimierung durch Prozesstransformation, welche durch ihre hohe Team- und Konsensorientierung besonders gut zur Kultur und Struktur von Wissenschaftseinrichtungen passt.

Zunächst wird ein Prozessmodell mit allen relevanten Haupt- und Teilprozessen erarbeitet und abgestimmt. Dabei werden alle an den Prozessen beteiligten Organisationseinheiten und Funktionen identifiziert. Im Rahmen von Workshops und Interviews werden dann die offenen Punkte hinsichtlich Serviceportfolio, Qualitätsstandards, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen behandelt. Zusätzlich werden die gebundenen Kapazitäten und Fallzahlen ermittelt. Anhand von visualisierten Workflows erfolgen abschließend eine Detailanalyse und die Identifikation von Optimierungspotenzialen.

Erfolgskritisch dabei ist, dass die entwickelten Optimierungsvorschläge umsetzungsorientiert formuliert werden, damit die spätere Realisierung in der Software sichergestellt wird. Durch den Abgleich der entwickelten Soll- mit den Ist-Prozessen werden die notwendigen Maßnahmen zur Realisierung der identifizierten Optimierungspotenziale abgeleitet. Bevor die Maßnahmen in einem Umsetzungsfahrplan überführt werden, sind sie noch einmal auf Überschneidungsfreiheit, Ressourcenbedarf und ihren Umsetzungshorizont zu bewerten. Außerdem empfiehlt es sich ggf. eine Priorisierung vorzunehmen, sowie eine Kapazitäts- und Szenarienentwicklung durchzuführen.

Am Ende dieser Phase liegt eine Dokumentation der umzusetzenden Sollprozesse und -strukturen inkl. der Beschreibung der IT-Anforderungen, einer Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten sowie der zukünftig einzuhaltenden Standards vor. Ein strukturiertes und transparentes Vorgehen sorgt hierbei für Akzeptanz und Veränderungsbereitschaft in der Organisation.

Fünf Thesen stehen im Mittelpunkt einer erfolgreichen Einführung

Für die Einführung ihrer integrierten Software „Campus Management“ setzt die CAS Software AG die sogenannte CAS-Methode ein. Diese Methode stellt die folgenden fünf Leitgedanken bei der Einführung in den Mittelpunkt:

  1. Zielorientierung: Die Zukunft bestimmt die Software.
    Bei Einführungsprojekten wird viel zu oft danach gefragt, wie die aktuellen Prozesse aussehen, um diese dann in der Software abzubilden. Zielführender ist aber die Strategie der Wissenschaftseinrichtung in den Fokus zu stellen und daran die Prozesse zukunftsorientiert auszurichten.
  2. Aufbau auf Best Practices: Von den Besten lernen.
    Da Hochschulen nicht vollkommen vergleichbar sind, sollte nicht einfach der Standard übernommen werden. Statt dessen sollte geprüft werden, was sich unter vergleichbaren Rahmenbedingungen an anderen Wissenschaftseinrichtungen bewährt hat. Häufig führen auch die kulturellen Unterschiede zwischen den Fakultäten und die Prägung der dezentralen Prozesse durch starke Individuen zu unterschiedlichen Vorgehensweisen innerhalb einer Organisation. Hier gilt es, die Best Practices zu identifizieren und sie für die gesamte Hochschule zu übernehmen. Die notwendige Abweichung vom Standard liegt dabei häufig nur in Nuancen.
  3. Akzeptanz explizit schaffen.
    Die notwendigen Entscheidungen für die Einführung der Software sollten so getroffen werden, dass die daraus resultierenden Lösungen möglichst breite Akzeptanz finden. Es gilt die Mitarbeiter an den Druckpunkten zu gewinnen und die Schlüsselanwender eng in das Projekt mit einzubeziehen. Nicht zu unterschätzen ist dabei der Faktor Softwareergonomie und die Gefälligkeit der Oberflächen.
  4. Stufenweise Einführung: Schritt für Schritt zum Ziel.
    Um nicht die Organisation durch eine zu große Veränderung zu überfordern und eine zu lange Projektlaufzeit zu vermeiden, hat sich ein agiles Vorgehen (in Form eines Stufenplans) bewährt. Dadurch können rasch Erfolge erzielt werden, die umgesetzten Lösungen sind nicht bereits vor dem Produktivstart veraltet und die Gefahr des Irrtums bei der Spezifikation wird so reduziert.
  5. Gesamtkosten minimieren.
    Es gilt eine Optimierung der Gesamtlösung herbeizuführen, d. h. es gilt nicht nur die reinen Einführungskosten zu betrachten und einen Mittelweg zwischen Standard und Anpassung der Software zu finden, sondern u. a. auch darum die Kosten für den zukünftigen eigenen Ressourceneinsatz, die Kosten durch unzureichende Nutzerakzeptanz sowie den Schulungsaufwand bei Entscheidungen zu berücksichtigen.

Change Management sichert den nachhaltigen Erfolg

Das Change Management ist ein wichtiger Bestandteil für den Projekterfolg. Gerade an Wissenschaftseinrichtungen mit ihren starken dezentralen Einheiten ist es erfolgskritisch, sich auch mit der menschlichen Seite von Veränderungsprozessen zu beschäftigen und diese aktiv zu managen. Die Herausforderung liegt dabei darin, die Veränderungen so zu steuern, dass sich die betroffen Beschäftigten nicht als Opfer der Veränderung sehen, sondern als aktive Gestalter der Veränderung.

Fazit

Eine Campus Management Software ist heute eine Erfolgsvoraussetzung für die nachhaltige Bewältigung der geänderten Rahmenbedingungen und die Positionierung der Organisation im Wettbewerb. Die Software kann dann optimal ihre Potenziale nutzen, wenn sie auf optimierte Prozesse und Organisationsstrukturen aufsetzt und sich an der Strategie der Hochschule ausrichtet. Bei der Implementierung hat sich eine agile Vorgehensweise und eine konsequente Optimierung der Gesamtkosten bewährt. Darüber hinaus ist es erfolgskritisch, dass der gesamte Prozess von einem aktiven Change Management begleitet wird.

Weitere Informationen erhalten Sie von Simon Arne Manner und Christian Wrage.

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