16.05.2011 | Controllerpraxis

Von den Besten lernen: Mehr Leistung im Einkauf

Bild: Haufe Online Redaktion

Deutsche Einkaufschefs sehen klare Defizite in ihren Abteilungen. Verbesserungen in den einzelnen Bereichen des Einkaufs müssen gezielt aufeinander abgestimmt werden, um nachhaltige Leistungssteigerungen zu erzielen.

Verbesserungspotenziale im Einkauf

Fast zwei Drittel der befragten Einkaufsleiter in deutschen Produktionsunternehmen beurteilen ihre Einkaufsabteilung als unterentwickelt. Lediglich 14 % sind mit der Leistungsfähigkeit ihrer Abteilung einverstanden. Zu den drei häufigsten Defiziten zählen:

  1. Einsparpotenziale kaum genutzt
    Die Befragung zeigt, dass Low-Performer lediglich die Hälfte ihres Einkaufsvolumens regelmäßig auf Möglichkeiten zur Kostensenkung prüfen. Daher erzielen sie durchschnittlich auch nur die Hälfte der Einsparungspotenziale im Vergleich zu Top-Performern. Unternehmen mit einem unterentwickelten Einkauf lassen viel Geld liegen. Mit diesen Einsparungen hätten z. B. die Budgets für Forschung und Entwicklung um rund 25 % gesteigert werden können oder Lohnerhöhungen um knapp 7 % abgefedert werden können.
  2. Mangelnde organisatorische Einbettung des Einkaufs
    In vielen Unternehmen ist der Einkauf unterbewertet und kommt neben den klassischen Funktionen wie Vertrieb oder Produktion erst an zweiter Stelle. Er wird eher als ausführendes Organ angesehen als ein strategisch wichtiger Partner. Dies spiegelt sich auch in der Unternehmensorganisation wieder. So sind vergleichsweise wenige Einkaufsleiter zum Vorstand ernannt worden. Bei ihren Kollegen aus den Entwicklungs- und Produktionsabteilungen trifft dies deutlich häufiger zu. Außerdem existiert häufig kein eigenständiges Vorstandsressort für den Einkauf. Diese Ergebnisse treffen erstaunlicherweise auch auf Unternehmen zu, die eine geringe eigene Wertschöpfungstiefe haben und somit sehr stark vom Einkauf externer Güter abhängen.
  3. Zyklische Ausrichtung des Einkaufs
    Häufig genießt die Einkaufsabteilung vor allem in Krisenzeiten hohes Ansehen. In solchen Zeiten trägt der Einkauf schnell und effizient zur Umsetzung von Einsparpotenzialen bei. Problematisch ist jedoch, dass es sich um punktuelle Einzelaktionen unter hohem Zeitdruck handelt. Zeit für die nachhaltige und strategische Ausrichtung der Einkaufsabteilung bleibt in der Regel kaum.

Von Top-Performern lernen

Zu den wichtigsten Erkenntnissen von erfolgreichen Unternehmen gehört, die Einkaufsabteilung ganzheitlich entlang aller relevanten Dimensionen auszurichten und zu optimieren. Zu den zentralen Dimensionen zählen Strategie, Mitarbeiter, Organisation, Prozesse und Systeme. Die einzelnen Bereiche müssen optimal zusammenarbeiten und ihre Maßnahmen aufeinander abstimmen. Die Einführung von Schulung in neuen IT-Tools nutzt nur, wenn der Einkauf diese zusätzlichen Informationen auch in Verhandlungen geschickt einsetzen kann.

Bestehende Schwächen müssen daher im Detail analysiert werden. In der Regel lassen sich die größten Schwächen vergleichsweise schnell mit hohen Steigerungen bei der Gesamtperformance beheben. Ein Lösungsansatz besteht z. B. darin, den Einkauf rechtzeitig in die Produktentwicklung einzubeziehen. Somit können in Abstimmung mit Lieferung alle kommerziellen Spielräume ausgenutzt werden. Abgesehen davon sollten wirtschaftlich stabile Zeiten zur strategischen Neuausrichtung der Einkaufsabteilung genutzt werden. Dabei muss der Einkauf nicht gleich neu definiert werden. Häufig reichen bereits kleine Anpassungen aus, um sichtbare Fortschritte zu erzielen.

Grundlagen

Die Studie „Purchasing Best Practice Benchmarking“ wurde im Februar 2011 von der Unternehmensberatung Oliver Wyman publiziert. Rund 300 Einkaufsleiter produzierender Unternehmen in Deutschland nahmen an der Umfrage teil.

Schlagworte zum Thema:  Kostenmanagement, Effizienzsteigerung, Kostensenkung

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