Vom fragmentierten Excel-Berichtswesen zum integrierten Reporting

Die Ausgangssituation - fragmentierte Berichtslandschaft mit schwacher zentraler Governance

Die Ausgangssituation der Styria Media Group im Reporting fasste Hans-Peter Fladerer, Controller mit Verantwortung für Prozesse und Systeme bei der Styria Media Group, kurz und knapp als „besonders herausfordernd“ zusammen:

• Die Berichtserzeugung im Konzern erfolgte dezentral durch Controller in den Tochtergesellschaften und war mit hohen manuellen Aufwänden (ERP-Extrakte, Excel-Verweise etc.) verbunden. 
• Damit einhergehend waren die Berichte durch eine hohe Fehleranfälligkeit gekennzeichnet. 
• Die Berichtsinhalte wurden ausschließlich tabellarisch präsentiert.
• Es fehlten zentrale Vorgaben und Definitionen, sodass unterschiedliche Inhalte teilweise unter gleichen Bezeichnungen berichtet wurden. 
• Die Konsolidierung der Werte wurde dadurch erschwert. Darüber hinaus war dem "Schönfärben" der Berichte durch die Tochtergesellschaften Tür und Tor geöffnet. 

Aufgrund dieser unbefriedigenden Situation wurde durch das Management der Holding eine klare Aufgabenstellung formuliert: Für das Reporting sind einheitliche Strukturen, Definitionen und Layouts zu gewährleisten. Die Vorgaben haben top down von der Zentrale zu erfolgen und ihre Wirkung bis zu Kostenstellenverantwortlichen in den Tochtergesellschaften zu entfalten.

Die Styria Media Group ist ein Medienkonzern mit Hauptsitz in Graz. Die Gruppe ist in diversen Geschäftsbereichen aktiv, von Tages- und Wochenzeitungen bis hin zu Radiosendern und einer Beteiligung an einem TV-Sender. Dabei setzt die Styria mehr als 400 Mio. EUR um und beschäftigt ca. 3.000 Mitarbeiter in 70 Tochtergesellschaften in Österreich, Kroatien und Slowenien.

Das "Reporting-Eigenheim" - Ein Reportingkonzept allein reicht nicht

Schnell wurde jedoch klar, dass die Modernisierung des Reportings bei der Styria ganzheitlich betrachtet werden muss und es nicht genügt, ein klassisches Reportingkonzept zu schreiben. Bildhaft machte der Styria-Controller dies mit Hilfe des „Reporting-Eigenheims“ (s. Abb. 1 in der Bilderserie).

Das „Reporting Eigenheim“ beinhaltet alle Facetten, die von der Styria im Rahmen der Weiterentwicklung des Reportings bearbeitet wurden.

Zunächst wurde das Fundament im Sinne des organisatorischen Setups gelegt: Die Styria hat die Controller stark zentralisiert sowie eine „Data Controlling“ Abteilung geschaffen, welche die Business Controller von technischen Themen entlastet (e.g. Berichtserstellung, Schnittstellen-Aufbau etc.).

Aufbauend auf diesem organisatorischen Setup wurden Prozesse im Tagesgeschäft, im Periodenabschluss sowie in der Planung überarbeitet. In diesem Zuge wurden neue Standards etabliert, insbesondere ein Konzernkontenrahmen sowie eine einheitliche Kostenstellenstruktur.

Hierdurch wurden wichtige Voraussetzungen geschaffen, um die Datenqualität auf ein neues Niveau zu heben. Sichtbar wurde dieser Erfolg mit der Einführung des Data Warehouses als zentrale Datenbasis: Zum ersten Mal konnten konzernweite Vergleiche erzeugt werden, sinnvolle Deckungsbeiträge ermittelt werden und einheitliche Steuerungskennzahlen etabliert werden.

Das sich anschließende Reportingkonzept bildete das „Dach“. Dabei wurde das Konzept von Beginn an mit einem starken Fokus auf schlanke, IBCS-konforme Darstellungen aller Berichte, Dashboards und Analyse-Workbooks entwickelt.

Konzeption und Umsetzung der Dashboards - "Stift und Papier" sind unersetzlich

Im Folgenden gab Hans-Peter Fladerer einen kurzen Einblick in die Konzeption und Umsetzung der Dashboards: Alle Dashboards der Styria haben eine klare Struktur mit Haupt- und Sub-Seiten, welche in der Konzeptionsphase durch einen sinnvollen Navigationsbaum verknüpft wurden. Darüber hinaus wurde für jede Dashboard-Seite direkt zu Beginn eine Kernaussage definiert. Wenn die später erarbeiteten Inhalte nicht konsistent hierzu waren, konnte dies als klares Zeichen dafür gedeutet werden, dass man sich inhaltlich „verrennt“.

Die Skizzierung der Dashboard-Seiten erfolgte mit „Stift und Papier“, für den Referenten ein wichtiger Erfolgsfaktor, um die zentralen Ideen und Themen schnell und einfach festzuhalten (s. Abb. 2 in der Bilderserie).

Live Demo: Dashboards in SAP Lumira Designer mit graphomate extensions

Im Rahmen einer Live Demo zeigte Data-Controller Fladerer die Umsetzung der Dashboards in SAP Lumira Designer mit graphomate extensions. Dabei verdeutlichte er die Kernfaktoren, die Nutzbarkeit und Erfolg der Lösung gewährleisten:

• Der Einstieg ist einfach und adressatengerecht über Single Sign-On gelöst. Ein Reporting Portal zeigt automatisch die relevanten (und berechtigten) Dashboards für den User an. 
• Die Dashboard-Strukturen spiegeln die konzipierten Navigationsbäume wider. Der Aufbau aller Dashboard-Seiten (Beispiele in den Abb. 3 und 4 in der Bilderserie) folgt den erarbeiteten Skizzen.
• Es kommen schlanke und IBCS-konforme Visualisierungen zum Einsatz. 
• Der Nutzer verfügt über klar definierte und standardisierte Interaktions- und Navigationsmöglichkeiten (e.g. Monatswechsel; Umstellung von BUD- auf VJ-Vergleich etc.).

Lessons learned - Empfehlungen für Nachahmer

Durch die großen zeitlichen Einsparungen bei der Berichtserzeugung schaffte es die Styria Media Group, den Controller vom „Number Cruncher“ zum echten „Business Partner“ zu entwickeln. Auch die heutige Datenqualität bewege sich auf einem kaum vergleichbaren, höheren Niveau. Schließlich gelang es durch die zentrale Datenbasis zum ersten Mal, Finanz- und Nicht-Finanzinformationen integriert darzustellen.

Obwohl Hans-Peter Fladerer auch in Bezug auf IBCS-Visualisierungen ein äußerst positives Fazit zieht, so gibt es doch gewisse Bereiche, die noch Weiterentwicklungsarbeit verlangen, insbesondere die Handhabbarkeit der Kommentierungslösung sowie die Mobil-Fähigkeit.

In Bezug auf das „Reporting Eigenheim“ war laut Herrn Fladerer das Commitment des Top Managements entscheidend. Darüber hinaus sei die ganzheitliche Betrachtung – ausgehend von den organisatorischen und datentechnischen Grundlagen – essenziell gewesen. In Bezug auf die Dashboards unterstrich er noch einmal die Bedeutung klarer, einfacher Strukturen mit Kernaussagen sowie die Notwendigkeit für ein gesundes Maß an Pragmatismus, insbesondere wenn es um sehr spezielle Anforderungen der Fachbereiche geht.