30.08.2011 | Controllerpraxis

Viele Projekte scheitern an fehlender Projektkultur

Erfahrungsgemäß kollidieren viele Projekte in der Realität mit dem Tagesgeschäft – mit der Konsequenz, dass sie früher oder später zurückgefahren oder gar vollständig eingestellt werden müssen. Grund für das Scheitern sei letztlich, die fehlende Projektkultur, so Managementberater Ralf Pollmann. Die komme zwar nicht von allein, lasse sich aber schnell entwickeln, wenn man bestimmte Spielregeln beachtet.

"Als erstes muss in den Köpfen der Mitarbeiter verankert werden, dass gut gesteuerte Projekte und nicht nur das Tagesgeschäft das Unternehmen weiterbringen. Die Führungsmannschaft muss in Konferenzen und Einzelgesprächen davon überzeugt werden, um dann über alle Kommunikationskanäle ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen", erklärt Pollmann, Geschäftsführer der Management- und Organisationsberatung die Patenstatt GmbH.

 

Führen ohne direkte Weisungsbefugnis

Generell müssen Projektleiter Führungsstärke besitzen, da sie in der Regel keine disziplinarische Gewalt über die Projektmitarbeiter haben. Diese obliegt weiterhin den Linienvorgesetzten. Somit gilt es, diese auf ihre notwendige Unterstützung vorzubereiten. Ohne den normalen Vorgesetzten eines Mitarbeiters lässt sich dieser nicht für erfolgreiche Projektmitarbeit einsetzen, und der Projektleiter steht von Beginn an auf verlorenem Posten. Darüber hinaus ist bei der Auswahl der Teams darauf zu achten, dass Gruppen und Know-how-Träger ausreichend vertreten sind. Auch ein ausgewogenes Verhältnis der Kritiker, Träumer und Realisten ist eine gute Erfolgsbasis für ein Projekt.

 

Detaillierte Planung ist ein Muss

Neben dem großen Überblick und unter Vorausschau auf mögliche Hindernisse gilt es, auch kleine Umsetzungsschritte detailliert zu planen. Nur so kann man Zeit- und Kostenbedarf im Auge behalten. Um ein Projekt nicht als Insellösung entstehen zu sehen, ist eine Abhängigkeitsanalyse aller notwendigen und geplanten Projekte sinnvoll, um redundantes Arbeiten zu verhindern und Folgeabhängigkeiten zu planen.

 

Projektmentoren als Moderatoren und Schlichtungsinstanz

Weil Konflikte aufgrund der Projektorganisation entstehen können, ist es notwendig, konfliktschlichtende Gremien oder Projektmentoren und -sponsoren für Schlichtung und Moderation zu installieren. Lässt sich im Dialog keine Lösung finden, müssen Entscheidungen von befugten Stellen getroffen werden. "Hierbei ist politisches Fingerspitzengefühl nötig, da getroffene Entscheidungen zu Gunsten oder zu Ungunsten von Linienvorgesetzten oder anderen Beteiligten ausfallen können", gibt der Patenstatt-Geschäftsführer zu bedenken.

 

Akzeptanz der Belegschaft gewinnen

Um auch Akzeptanz in der Belegschaft zu finden, bietet es sich an, alle Mitarbeiter des Unternehmens regelmäßig über bestimmte Meilensteine zu informieren und ihnen gegenüber Projekterfolge zu präsentieren. Ist das Projekt zu guter Letzt sinnvoll implementiert, sollten die Ergebnisse im Unternehmen vorgestellt und die Veränderungen, die durch das Projekt entstanden sind oder noch entstehen sollen, mit Leben gefüllt werden. "Eventuell wird es hier auch wieder nötig, die Veränderungen zu begleiten. Systeme sind träge und werden in alte Gewohnheiten zurückfallen, wenn der Nutzen und Vorteil von Projektergebnissen nicht gesehen wird und es zu viel Aufwand kostet, die Veränderung umzusetzen", rät Pollmann.

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