12.07.2011 | Controllerpraxis

Schneller, effizienter Jahresabschluss mit SAP BUSINESSOBJECTS NOTES MANAGEMENT

Wie wird ein Unternehmen komplexen Anforderungen beim Jahresabschluss inhaltlich und IT-mäßig gerecht? Mit einer Entwicklung auf SAP-Basis hat die Franz Haniel & Cie. GmbH eine Lösung gefunden. (FK Reporting, Teil 6)

Komplexe interne und externe An- und Herausforderungen

Große dezentrale Konzerne wie die Franz Haniel & Cie GmbH stehen beim Jahresabschluss vor der nicht ganz einfachen Aufgabe, unterschiedlichste Informationen aus vielen hundert Unternehmen qualitativ zu konsolidieren. Patrick Lange, Leiter Application- & Service Management, berichtete von Anforderungen und Herausforderungen an den Konzernabschluss.

Das Traditionsunternehmen Haniel zeichnet sich durch spezifische interne Rahmenbedingungen aus. Die Daten der fünf dezentral geführten, nicht synergetischen Geschäftsbereiche müssen für den Jahresabschluss vereinheitlicht werden. Gleichzeitig stellen die verschiedenen Geschäftsbereiche jeweils individuelle Anforderungen. Des Weiteren verlangt die Kapitalmarktorientierung einen kurzen Erfassungszeitraum. All diesen Anforderungen war das alte System nur schlecht gewachsen. Kennzeichnend waren

  • eine aufwendige Erfassung,
  • mangelnder Überblick und
  • mangelnde Transparenz.

Dynamik im IFRS-Regelwerk erschwert die Abschlussarbeiten

Neben den internen Strukturen tragen auch internationalen Rechnungslegungsvorschriften zu den Herausforderungen bei: Das IFRS-Regelwerk stellt hohe Anforderungen an den Jahresabschluss. Charakteristisch sind eine hohe Dynamik und eine steigende Anzahl der Standards verbunden mit einem ebenfalls steigenden Umfang der Standards.

  • Wie kann man diesen Umständen inhaltlich und informationstechnologisch gerecht werden?
  • Wie führt man möglichst schnell und effektiv heterogene Informationen im Konzernanhang zusammen?

Die Schwierigkeit liegt dabei vor allem darin, neben den quantitativen auch qualitative Daten zu konsolidieren und beide Datenarten miteinander zu verknüpfen. Aus diesen Gründen entstand in einer Entwicklungspartnerschaft mit einem externen IT-Spezialisten eine maßgeschneiderte SAP-zertifizierte Software, die den speziellen Anforderungen gerecht wird.

SAP BUSINESSOBJECTS NOTES MANAGEMENT - Das neue „tool nach Maß“

Das Ergebnis ist eine technologische Plattform, dessen Herzstück die benutzerfreundliche Präsentationsebene ist. Nachdem bisher auf jede der 400 Einzelgesellschaften jeweils 30 Formulare brutto kamen, reichte Excel als Erfassungstool nicht mehr aus. Die Erfassung quantitativer Daten und die Formularerfassung geschehen mit Hilfe der neuen Software nun deutlich übersichtlicher, flexibler und intuitiver als bisher.

Auch qualitative Daten können direkt im Zusammenhang eingegeben werden.

Weiterhin legten die Entwickler Wert darauf, dass Berichte und Formulare in wenigen Schritten fachbereichsgerecht und nicht zu IT-lastig erstell- und veränderbar sind. Auch die Möglichkeiten der Prozessüberwachung wurden verbessert. So zeigt der Statusmonitor jederzeit den aktuellen Zustand der Formularsätze. Zuletzt wurde darauf geachtet, dass Reports schnell und einfach in Excel oder PDF ausgegeben werden können.

Lessons learned

Die Praxiserfahrungen belegen eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten, die nicht nur im Anhang, sondern auch in der Berichterstattung ihre Anwendung finden, so Patrick Lange. Die produktive Nutzung im dritten Jahr bestätige

  • Zeit- und Kostenersparnis im Anwenderprozess,
  • die Tauglichkeit des flexiblen Bilanzanhangsformularsatzes nach IFRS,
  • die Verfügbarkeit konsistenter Daten durch Validierung (Senkung der Fehlerquote),
  • die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse,
  • die Revisionssicherheit,
  • die Prozess-Kontrolle,
  • die Kompatibilität bei Release-Wechsel (SAP Netweaver zertifiziert) sowie
  • Hohe Nutzerfreundlichkeit und Endanwenderzufriedenheit

Manchmal muss man sich die Lösung für ein spezielles Problem eben doch selber backen.

Die Autoren: Ines Erdmann, Dr. Stefan Zeibig

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