Wird über Reporting gesprochen, dann fallen meistens Begriffe wie Zahlen, Tabellen, Diagramme. Viele übersehen dabei, dass Texte und Kommentierungen oft die Entscheidungen des Management stärker beeinflussen. Doch was zeichnet gute Texte und Kommentare aus?

Reporting muss Klarheit schaffen

Viele Manager fordern, dass die Ersteller von Berichten sich kurz halten, ohne Manipulation berichten und sich klar und deutlich ausdrücken sollen. Die Frage aber, wie sich der Controller am besten klar und deutlich ausdrücken kann, bleibt oft unbeantwortet.

Quantität, Qualität, Relevanz und Modalität

Texte in Berichten verständlich zu gestalten ist eine der Kernaufgaben der Controller. Um sich dem Thema zu nähern, ist die Konversationsmaxime von Paul Grice eine Hilfe. Sie fordert den Ersteller auf, auf Quantität, Qualität, Relevanz und Modalität zu achten. Dies bedeutet:

Quantität:

  • Mache deinen Gesprächsbeitrag mindestens so informativ, wie es für den anerkannten Zweck des Gesprächs nötig ist.
  • Mache deinen Beitrag nicht informativer, als es für den anerkannten Zweck des Gesprächs nötig ist.

Qualität:

  • Versuche einen Gesprächsbeitrag zu liefern, der wahr ist.
  • Sage nichts, wovon du glaubst, dass es falsch ist.
  • Sage nichts, wofür du keine hinreichenden Anhaltspunkte hast.

Relevanz:

  • Sage nichts, was nicht zum Thema gehört, wechsle nicht das Thema.
  • Vermische keine Inhalte.

Modalität:

  • Vermeide Unklarheit.
  • Vermeide Mehrdeutigkeit.
  • Vermeide unnötige Weitschweifigkeit.
  • Vermeide Unstrukturiertheit.

Empfehlungen für gute Texte

  • Hauptsätze nutzen!

Vorher

Der Projektverlauf ist schwierig vorherzusagen, angesichts der häufig wechselnden Anforderungen, der mangelnden Unterstützung durch die Bereiche, die mit nachhaltigen Konsequenzen rechnen müssen, und der fehlenden Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern.

Nachher

Der Projektverlauf ist schwierig vorherzusagen. Die Anforderungen wechseln zu oft. Die betroffenen Bereiche unterstützen das Vorhaben zu wenig. Die Mitarbeiter werden nicht informiert.

  • Verschachtelungen vermeiden!

Vorher

Die Berater, die für das Projekt eingesetzt wurden, das momentan sehr gute Ergebnisse erzielt, die unser Unternehmen positiv beeinflussen, sollten gelobt werden.

Nachher

Die Berater sollten gelobt werden. Das Projekt erzielt sehr gute Ergebnisse und unsere Firma wird dadurch positiv beeinflusst.

  • Aktiv-Formulierung nutzen!

Vorher

Das Ergebnis wird durch drei Faktoren beeinflusst.

Nachher

Drei Faktoren beeinflussen das Ergebnis.

  • Konjunktiv vermeiden!

Vorher

Ich würde empfehlen, das Werk in China zu schließen.

Nachher

Ich empfehle, das Werk in China zu schließen.

  • Stilmittel vermeiden!

Vorher

Das Projekt befindet sich in der Safety-Car-Phase.

Nachher

Das Projekt wurde vorläufig gestoppt.

  • Verben nutzen!

Vorher

Laut der Mitarbeiteransicht ist der Arbeitsaufwand zu hoch.

Nachher

Die Mitarbeiter sehen den Arbeitsaufwand als zu hoch an.

  • Adjektive vermeiden!

Vorher

Der Umsatz ist deutlich gestiegen.

Nachher

Der Umsatz stieg um 1,3 %.

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