18.01.2011 | Controllerpraxis

Projektcontrolling und Projektrisikomanagement im Anlagenbau

Welche Methoden und Instrumente des Projektcontrollings haben sich in der Praxis bewährt? Welche Ansätze zum Projektrisikomanagement gibt es? Die Antworten für den Bereich des Anlagenbaus finden Sie hier.

Anwendungsstand und Verbesserungspotenziale im Projektcontrolling im Anlagenbau

Für Unternehmen im Anlagenbau kann das Controlling und Risikomanagement ihrer Projekte eine nicht zu unterschätzende Herausforderung darstellen. Die Herausforderungen sind umso größer, je umfassender

  • der Finanzierungsaufwand,
  • die Entwicklungs- und Konstruktionszeit sowie
  • die nachträglichen Änderungen

sind.

Im Projektcontrolling ist ein zeitnahes Monitoring der Projekte eine zentrale Aufgabe. Mit 85% nutzt die überwiegende Mehrheit der befragten Anlagenbauer ein umfassendes Projektcontrolling, und das bei jedem Kundenauftrag. In den restlichen 15% der Unternehmen scheint keine schriftliche Dokumentation vorzuliegen. Dies kann allerdings problematisch werden, z.B. wenn größere Projekte über einen längeren Zeitraum mit sehr kundenindividuellen Wünschen bearbeitet werden.

Monatliche Kontrollen bei der Abwicklung von Kundenaufträgen führen 68% der teilnehmenden Anlagenbauer durch. Nur 7% nutzen diese Maßnahmen des Projektcontrollings wöchentlich. Auch wenn dies weniger Aufwand verursacht, können bei kurzfristigen Änderungen Probleme auftreten, weil nicht zeitnah reagiert werden kann.

Wie erfolgreich werden nun die Projekte im Anlagenbau abgeschlossen? Die Studie ergab, dass knapp zwei Drittel der Projekte planmäßig abgeschlossen werden. 21% aller Kundenaufträge können nicht zeitgemäß, 12% nicht innerhalb der geplanten Kosten beendet werden. Die Ursachen für Planabweichungen liegen dabei überwiegend bei den Auftraggebern, z.B. durch häufige Auftragsänderungen oder mangelnde Mitwirkung.

Erfolgsmessung im Projektcontrolling

Die beiden Abbildungen zeigen die im Mittelstand angewandten Instrumente der Erfolgsmessung im Maschinen- und Anlagenbau. Der Leistungsfortschritt im Projekt wird vor allem durch

  • Besichtigungen (87%) und
  • Mitarbeiterbefragungen (78%)

durchgeführt. Bei der Kostenkontrolle stehen

  • die reine Nachkalkulation (35%) und
  • der periodische Soll-Ist-Abgleich (35%)

an oberster Stelle. Insgesamt fällt dabei auf, dass die Lösungen häufig wenig standardisiert sind und anscheinend eher informell gehandhabt werden. Bei ansteigender Komplexität des Projektgeschäfts kann eine stärkere Dokumentation und Formalisierung des Projektcontrollings und der Erfolgsmessung allerdings sehr hilfreich sein.

Merkmale des Projektrisikomanagements im Anlagenbau

Das Risikomanagement kümmert sich um alle relevanten Risiken im Zusammenhang mit einzelnen Kundenaufträgen bzw. dem Auftragsportfolio insgesamt. 92% der Studienteilnehmer nutzen ein entsprechendes Projektrisikomanagement. Dabei spielen Frühwarnindikatoren eine zentrale Rolle. Zwei bedeutsame Frühwarnindikatoren werden im Folgenden differenzierter betrachtet.

Frühwarnindikatoren zum Liefer- und Leistungssoll beziehen sich nach absteigender Bedeutung vor allem auf:

  • Die Neuartigkeit und Komplexität des Projekts
  • Den Umfang und die Häufigkeit von Auftragsänderungen
  • Abweichungen der Sachmängelhaftung von internen Standards
  • Außergewöhnliche Risikoübernahmen.

BeiKosten- und Erlösrisiken stehen folgende Frühwarnindikatoren im Vordergrund:

  • Die Entwicklung der intern geleisteten Stunden für das Projekt
  • Die Preisentwicklung für Vorleistungen und Material
  • Die Bonität des Kunden.

Zur Identifizierung von Projektrisiken bieten sich spezielle Instrumente an. Vor Vertragsabschluss nutzen die befragten Anlagenbauer häufig standardisierte Checklisten und Experteninterviews. Zu diesen Experten zählen vor allem interne Spezialisten aus allen relevanten Abteilungen (z.B. Fertigung, Montage, Service). Der professionelle Umgang mit Änderungen und Vertragsstörungen, das sogenannte Claimsmanagement, wird hingegen nur von etwas mehr als der Hälfte der Studienteilnehmern wahrgenommen. Dabei wird das Potenzial dieses Instruments anscheinend unterschätzt. Denn es kann nicht nur proaktiv vor Vertragsabschluss genutzt werden, sondern auch während der Projektabwicklung und im Nachhinein bei Beschwerden.

Grundlagen des Beitrages

Die Studie „Projektcontrolling und Projektrisikomanagement im Anlagenbau“ wurde von Ernst & Young in Kooperation mit der Arbeitsgemeinschaft Großanlagenbau des VDMA durchgeführt. Auszüge der Studie wurden auf www.process.vogel.de veröffentlicht. Die Daten zur Erfolgsmessung im Projektcontrolling stammen aus der Studie „Projektcontrolling bei mittelständischen Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus in Ostwürttemberg“ von der Hochschule Aalen.

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