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Eine neue Steuerungslogik in einer fragmentierten Planungslandschaft umsetzen? Keine Chance! Neben der Anpassung der Planungsprozesse hat die Krones AG deshalb ein einheitliches Planungs-Tool eingeführt. Zudem wurde die Mitarbeiterakzeptanz durch Change Management stark gefördert.
Ausgangssituation: neue Steuerungslogik erfordert Anpassung des fragmentierten Planungsprozesses
Die Krones AG erwirtschaftet als Systemlieferant für die Getränkeindustrie mit ca. 14.000 Mitarbeitern einen Jahresumsatz in Höhe von 3,4 Mrd. EUR im Jahr 2016. Nach einer Reorganisation hat sich die Steuerungslogik des mittelständischen Konzerns verändert – weg von einer Sicht nach Legaleinheiten hin zu einer durchgestochenen, globalen Konzernsicht mit End-to-End-Verantwortung. Dies war die Grundlage für die Neuausrichtung des Finanzbereichs mit einer umfassenden Finance Roadmap. Der Vortrag von Dr. Martin Schmuck, Leiter des Corporate Controlling, setzte dabei den Fokus auf Weiterentwicklungen der Konzern-Budgetierung bei Krones.
Die Budgetplanung bei Krones ist in den ganzheitlichen Unternehmensplanungsprozess eingebettet und findet im Anschluss an die strategische Planung und die Mittelfristplanung statt. Dabei hat es Krones bereits geschafft, die Erstellung des Budgets trotz zahlreicher Zusatzanforderungen auf 2 Monate zu beschränken.
Mit der neuen Budgetplanung soll ein Problem in den Griff bekommen werden, das auch in anderen Unternehmen weitverbreitet ist. Die derzeitige Planungslandschaft bei Krones ist stark fragmentiert und dadurch komplex – es fehlt die direkte Verbindung zwischen den unterschiedlichen Teilplänen.
Fünf Anforderungen an die neue Budgetplanung
Bevor es an die Konzeption der neuen Budgetplanung ging, so Dr. Schmuck, wurden zunächst die Anforderungen definiert, denen die Budgetplanung genügen soll. Dies geschah unter Berücksichtigung der folgenden Rahmenbedingungen:
- Wiederspiegelung der neuen Konzernsteuerung
- Konzernweite Nutzung von SAP BPC als Planungstool und Single Point of Truth
- Definition neuer Werteflüsse mit Planumlagen
- Integrierte Abbildung sowohl des Gesamtkosten- als auch des Umsatzkostenverfahrens
- Weg von einer dominanten Kostenartenorientierung hin zu einer Kostenstellenplanung
Die Herausforderung in der Konzeption bestand somit im Ausbalancieren des Zielkonflikts zwischen Komplexitätsreduktion und Aufwandsminimierung auf der einen sowie der Möglichkeit zur Abbildung der notwendigen Details auf der anderen Seite.
Drei exemplarische Handlungsfelder für die Umsetzung
Als Tool zur Umsetzung der Planungsmodule war SAP BPC als führendes Planungstool der SAP gesetzt. Anhand von drei exemplarischen Handlungsfeldern veranschaulichte Martin Schmuck die Verbesserung der Budgetierung:
- Zum einen wurde durch das Projekt die für Krones sehr wichtige Fremdleistungsplanung weiterentwickelt. Die bislang zu stark vereinfachte Planung wurde detaillierter und findet nun auf Kostenstellenebene und nach Einzelmonaten statt. Außerdem wurden Verteillogiken definiert, die es erlauben, einen ganzen Bereich auf Basis eines einzigen Wertes zu planen.
- Der zweite Ansatzpunkt ist die Einführung einer Kostenstellenplanung für alle Krones-SAP-Gesellschaften. Auf Basis verschiedener Input-Schnittstellen und der Integration mit dem ERP wurde eine zentrale Planung der Kosten je Bereich ermöglicht. Die Kosten können dann entweder nach Kostenstelle oder Kostenart heruntergebrochen werden. Auch Sekundärkosten werden durch die ERP-Schnittstelle berücksichtigt.
- Als dritter Ansatzpunkt wurde eine integrierte Finanzplanung nach Gesamtkostenverfahren (GKV) und Umsatzkostenverfahre (UKV) umgesetzt. Basierend auf den Werten aus der Kostenstellenplanung und anhand einer vereinfachten IST-Konsolidierungslogik können sowohl die Konzern-GuV als auch die GuV einzelner Divisionen abgeleitet werden.
Lessons Learned: Ohne Change Management geht es nicht
Für die Krones AG ergeben sich aus dem Projekt zwei wesentliche Erkenntnisse:
- Die Einführung eines neuen Planungstools und die Anpassung bisheriger Planungsprozesse erfordert ein umfangreiches Change Management. Um eine hohe Akzeptanz der Nutzer im täglichen Einsatz zu erreichen, muss immer wieder der Mehrwert der neuen Lösung transparent gemacht werden.
- SAP BPC hat sich als anwenderfreundliches Tool erwiesen. Es ist leistungsfähig und ermöglicht es dem Fachbereich durch seine Flexibilität fast alles umzusetzen. Dies birgt allerdings auch die Gefahr, immer weitere Details hinzuzufügen und so ein sehr komplexes System aufzubauen, worunter die Performance leidet.
Als „Praxis-Tipp“ gab Dr. Schmuck dem Auditorium mit auf den Weg, dass es durchaus sinnvoll sein kann, den Detailierungsgrad der Budgetierung zu Beginn hoch zu gestalten, um Akzeptanz zu erlangen. Dieser sollte dann allerdings sukzessive reduziert werden, um schließlich eine performante, treiberbasierte Planung zu ermöglichen.