Planung SAP BPC hohe Anwenderzufriedenheit

82 % zufriedene Nutzer nach der Transformation eines Planungsprozesses – da müssen Controller und Projektmanager vieles richtig gemacht haben. Ausgangssituation, Projektansatz und Erfolgsfaktoren des Lonza-Projekts lassen sich auf die Herausforderungen in vielen Unternehmen übertragen.

Herausforderungen der Finance-Transformation in einem dynamischen Geschäftsumfeld

Im Rahmen der Planungsfachkonferenz 2018 stellte die Lonza AG, vertreten durch Roland Mann (Senior Project Manager im Bereich Corporate Financial Planning and Analysis - Analyze-to-Decide (A2D)), die Neugestaltung ihrer Planung durch die Implementierung von SAP BPC vor. Lonza ist ein Unternehmen der Chemie- und Pharmabranche, dessen Geschäft zu großen Teilen in der Auftragsfertigung für andere Pharmaunternehmen besteht. In den letzten Jahren ist Lonza sowohl organisch als auch durch Zukäufe gewachsen und das Leistungsportfolio hat sich weiter diversifiziert. Dadurch sind auch die Herausforderungen in der Planung stets gestiegen und konnten mit den bisherigen Planungsabläufen und -systemen nicht mehr effizient und effektiv abgebildet werden.

Transformation des operativen Planungsprozesses mit SAP BPC

Um den neuen Herausforderungen gerecht zu werden, hat sich Lonza dazu entschlossen ihre Planung neu aufzusetzen. Dies gilt für Abläufe, Inhalte und Systeme. Die Vision der neuen Planung war ein Paradigmenwechsel, weg von transaktionalen Tätigkeiten hin zu einem stärkeren Business Partnering. Mit diesem Paradigmenwechsel gingen auch tiefgreifende Veränderungen in der Art und Weise der Arbeitsabläufe und Inhalte einher.

Um die Vision zu erreichen, wurde mit der Migration der Finanzplanung sowie des Forecast für bestimmte Bereiche auf SAP BPC begonnen. In Release 1 und 2 standen der generelle Systemaufbau sowie die strategische Planung und der monatliche Forecast-Prozess im Vordergrund. Insbesondere die verbesserte Systemunterstützung durch SAP BPC sollte dazu führen, dass dem Controlling überhaupt ausreichend Kapazitäten eingeräumt werden können, um einen stärkeren Fokus auf das Business Partnering legen zu können. Gleichzeitig wurde die Anbindung der Folgeprozesse des Reportings optimiert, wodurch zusätzliche Potenziale gehoben werden konnten.

Die Umsetzung des Projektes erfolgte in Zusammenarbeit mit der Infomotion GmbH. Die beiden Releases wurden in einem Zeitraum von ca. sieben Monaten insgesamt umgesetzt. Im Scope einbezogen waren dabei über 100 Einheiten, ca. 70 User sowie 20 Reports. SAP BPC wurde hierfür als zusätzliches System in bereits bestehenden IT-Strukturen integriert, ohne dass Redundanzen in Funktionen oder Datenhaltung aufgebaut worden sind. Einer der zentralen Vorteile des Systems besteht darin, dass der Nutzer über den integrierten Workflow durch seine Aufgaben geleitet wird. Die standardisierten Eingabemasken und Reports ermöglichen zudem ein schnelles Zurechtfinden und garantieren eine hohe Nutzerfreundlichkeit.

Erfolgsfaktoren für die hohe Nutzerzufriedenheit

Nach Abschluss der ersten beiden Releases konnte mittels Zufriedenheitsumfrage festgestellt werden, dass 82% der Nutzer sehr zufrieden oder zufrieden sind mit dem neuen System. Die Einführung kann daher als voller Erfolg gewertet werden.

Die Schlüsselfaktoren für diesen Erfolg gliedern sich vor allem in die Bereiche Prozess und Design aber auch den generellen Ansatz des Projektes. Neben den vielen kleinen Faktoren, die ein solches Vorhaben gelingen lassen, können einige Faktoren exemplarisch genannt werden:

  • Projektansatz:
    • Auswahl des richtigen Implementierungspartners
    • Agiles Projektmanagement
    • Gestaffelter Projektansatz
  • Prozess:
    • Harmonisierung der Planungsprozesse end-to-end
    • Klare Dokumentation des As-is Planungsprozesses
  • Design:
    • Enge Abstimmung mit den Nutzern
    • Aufsetzen des Datenmodells und der Hierarchiestrukturen
    • Kein Aufbau von Redundanzen zu bestehenden Systemen
Schlagworte zum Thema:  Planung, Business Intelligence, Budgetierung