13.12.2011 | Controllerpraxis

Planung fit machen durch Frontloading und Dynamisierung

Wie verwandelt man die Budgetierung von einer verhassten Pflichtübung in ein allseits akzeptiertes Steuerungsinstrument? Auf der 13. Planungsfachkonferenz zeigte Michael Kappes, wie Planung in zunehmend unsicheren Zeiten angepasst und weiterentwickelt werden sollte. (Serie, Teil 2)

lanung und Prognose klar unterscheiden

Am Anfang eines Weiterentwicklungsprojekts für die Planung stehen die Analyse der Ist-Situation und die Definition eines Zielbildes. Als Beurteilungskriterien führte Michael Kappes dabei die Qualität, das Kosten-Nutzen-Verhältnis und die Flexibilität der Planung an. Um Fehlschlüsse zu vermeiden, bedarf es einer klaren Unterscheidung zwischen

  • Planung (im Sinne einer aktiven Gestaltung der Zukunft) einerseits und
  • Prognose/Forecast (als Vorhersage der Zukunft) andererseits.

Schließlich müssen auch die individuellen Rahmenbedingungen Berücksichtigung finden. Hier sind insbesondere Unterschiede in der Unternehmenskultur, im Geschäftsmodell und in der Umfelddynamik zu beachten.

Die zentralen Ansatzpunkte für die Weiterentwicklung der Planung fasste Hr. Kappes unter den Stichworten „Frontloading“, „Effizienzsteigerung“ und „Dynamisierung“ zusammen.

Frontloading

Hinter „Frontloading“ verbirgt sich die stärkere Top-Down Ausrichtung auf Basis einer intelligenten Zielsetzung. Ein separater, vorgeschalteter Zielsetzungsprozess ist dabei Aufsatzpunkt für eine effiziente Ausplanung mit weniger Planungsschleifen und „Knetphasen“.

Ein wesentlicher Aspekt des „Frontloading“ ist die Integration strategischer Überlegungen sowie ein Realitätscheck. Ziele sollten ambitioniert sein und dem Management helfen, strategische Überlegungen im Unternehmen zu verankern. Zugleich werden jedoch realistische Vorgaben benötigt, um sowohl Akzeptanz als auch Qualität im Rahmen der Ausplanung / Budgetierung sicherzustellen.

Michael Kappes bei der 13. Planungsfachkonferenz

Die zunehmende Dynamik des Umfelds, sowie interne (strategische) Maßnahmen lassen sich durch Szenarien und Simulationen in der Planung berücksichtigen. Die Auswirkungen verschiedener Planungsprämissen lassen sich so analysieren, um plausible und robuste Zielvorgaben abzuleiten.

Effizienzsteigerung

Dieser Ansatzpunkt beschreibt die aufwandsarme Generierung der Planwerte. Hierzu stellte Hr. Kappes Möglichkeiten zur Verschlankung und Fokussierung der Ausplanung, zur verbesserten IT-Unterstützung und Automatisierung, sowie zu Prozesssteuerung und Kommunikation dar.

Dynamisierung

Der dritte Ansatzpunkt „Dynamisierung“ hebt schließlich den Forecast als „Navigationssystem“ für das Unternehmen, besonders in unsicheren Zeiten, hervor. Zu den wesentlichen Aspekten zählen

  • die Festlegung eines geeigneten Forecast-Horizonts,
  • die Effizienzsicherung in der Forecast-Erstellung sowie
  • die notwendige Verknüpfung mit Gegensteuerungsmaßnahmen.

Hr. Kappes demonstrierte in diesem Zusammenhang unter anderem den Einsatz von Trendfortschreibungstechniken als Basis für einen automatisierten Forecast.

Wirkungen der zentralen Ansatzpunkte beachten

Bei der Auswahl der Ansatzpunkte und der Entscheidung für bestimmte Veränderungen muss zunächst beachtet werden, dass jeder der Ansatzpunkte schwerpunktmäßig eine andere Wirkung hat. So sorgt das „Frontloading“ insbesondere für eine Steigerung der Qualität der Planung, während die „Dynamisierung“ auf Basis eines effizienten Forecasts die Flexibilität durch schnell generierte neue Steuerungsinformationen erhöht.

In Bezug auf die Umsetzungsvoraussetzungen gibt es ebenfalls wesentliche Unterschiede. Insbesondere eine Ttop-down -Planung im Sinne des „Frontloading“-Ansatzes erfordert erhebliches Change Management. „Effizienzsteigerung“ aber auch „Dynamisierung“ sind dagegen regelmäßig mit größeren Investitionen für die IT-Unterstützung verbunden.

Fazit

In Summe zeigt sich dabei laut Hr. Kappes immer wieder, dass sich der Aufwand für die Weiterentwicklung der Planung lohnt. Zum einen lassen sich durchaus erhebliche Einsparungen bei den Prozesskosten erzielen,. zZum anderen verändert sich die Wahrnehmung der Planung im Unternehmen: Vorher-/Nachher-Befragungen zeigen hier den Wandel von einer verhassten Pflichtübung zum allseits akzeptierten Steuerungsinstrument - auch bei zunehmender Unsicherheit im Unternehmensumfeld.

Der Referent

Michael Kappes ist Konferenzleiter der Planungsfachkonferenz und leitet das Segment Planung und Forecast bei Horváth & Partners.

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