Mehr Effizienz im Reporting durch Standardisierung, BI und Robotics erreichen

Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten für BI-Lösungen und Funktionen

Dass in Sachen Effizienz im Reporting Handlungsbedarf und noch ungenutzte Potenziale bestehen, zeigen auch die intensiven Diskussionen der über 130 Experten aus Finanzen, Controlling und BI bei der 12. Fachkonferenz Reporting & Analytics von Horváth & Partners in Berlin.

Die Digitalisierung bietet die Chance, das Reporting vollständig neu auszurichten: Wachsende Datenmengen, Informationen in Echtzeit und moderne BI-Werkzeuge eröffnen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für neue Lösungen und Funktionen, welche die meisten Wünsche der Empfänger und Nutzer von BI-Lösungen erfüllen können. Dabei, so Konferenzleiter Jens Gräf in seiner Begrüßung, dürfe jedoch eine wichtige Fragestellung nicht vergessen werden: Wie kann der Spagat gelingen, ein Mehr an Informationen zu managen und gleichzeitig die Effizienz im Berichtswesen zu erhöhen?

Übergreifend zeigte sich schnell: Die Herausforderung zur Effizienzsteigerung im Reporting betrifft alle Unternehmen gleichermaßen. Die relevanten „Stellhebel“ zur Aufwandsreduktion variieren dabei aber je individuellem Kontext, technologischer Basis und den Anforderungen der Nutzer.

Während des zweitägigen Expertenforum konnten die Teilnehmer zahlreiche innovative und wegweisende Lösungsansätze aus der Controllingpraxis kennenlernen. Die Referenten repräsentierten ein breites Spektrum aus unterschiedlichen Branchen und Unternehmensgrößen. Unternehmen wie Merck, Swiss-Re, Yazaki Europe, Schweizer Post, Kärcher, SAP und Migros zeigten eindrucksvoll, wie sie ihr heutiges Management Reporting auf Effizienz getrimmt haben.

Details zu jedem Vortrag finden Sie in dieser Serie zur 12. Fachkonferenz Reporting & Analytics.

Mobiles Management Reporting bei Merck

Der Pharma- und Chemiekonzern Merck KGaA ist eines der ältesten Unternehmen Deutschlands. Wie Merck in den letzten zwei Jahren das Management Reporting modernisiert und für die Konzernsteuerung der Zukunft aufgestellt hat, berichtete Sebastian Menges, Head of Business Analysis & Financial KPIs bei Merck, in seinem Vortrag, der auch eine Live-Demo des MIC (Management Information Cockpit) umfasste. Erklärtes Ziel für MIC war es, ein einfaches und konzernweit einheitliches Management Reporting auf Tablets und Smartphones anzubieten. Bei einem Konzern in der Größe von Merck und mit drei unterschiedlichen Geschäftsmodellen der Geschäftsbereiche erforderte dies ein klares Konzept für Inhalte und Formate sowie eine leistungsfähige IT-Plattform. Das Resultat: Heute kann jeder Nutzer bei Merck auf dem iPad relevante Standardberichte abrufen, flexibel navigieren und in begrenzten Umfängen auch Daten analysieren. Die in Arcplan (Longview) umgesetzte Lösung erlaubt es weiterhin, Management Reviews direkt im BI-Tool vorzubereiten und durchzuführen, sodass in Zukunft kaum noch ein Controller manuell Präsentationen oder Excel-Berichte erstellen muss.

Finance Excellence bei Kärcher

Zur Steigerung von Effektivität und Effizienz im gesamten Finanzbereich wurde bei Kärcher ein umfassendes Programm mit dem Titel „Finance Excellence“ gestartet. Ausgehend von einem neuen Finance Operating Model werden wiederkehrende Prozesse, auch für Planung und Reporting, in einem Center of Excellence optimiert, standardisiert und organisatorisch gebündelt, so Stefan Patzke, Executive Vice President Finance, Controlling & Legal bei Kärcher. Einen wichtigen Faktor bei der Neugestaltung der Prozesse stellen auch neue Formen der Automatisierung dar. Hierbei kommen die Potenziale von Robotics und Predictive Analytics zum Tragen, letzteres zum Beispiel im Rahmen von automatisierten Forecasts. Daneben wird das Reporting mit der Tool-Familie von SAP BO auf eine neue technologische Basis gestellt; neben automatisierten Präsentationen und Berichten sowie Web-Dashboards sollen insb. die Möglichkeiten für Self-Service Reporting und „Advanced Analytics“ ausgebaut werden. Fazit: Jeder Nutzer von Controllinginformationen wird künftig genau die Berichtsformate und -kanäle erhalten, die er für die effiziente Bearbeitung seiner Aufgaben benötigt.

Digitales Reporting bei der Schweizer Post

Wie sich das Reporting mit den Erwartungen der Empfänger weiterentwickelt schilderte am Beispiel der Schweizer Post eindrucksvoll Annina Bernath, Leiterin Strategisches Konzerncontrolling. Man könnte meinen, dass mit der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse der Post auch mehr Informationen im Management erwartet werden. Die aktuelle Herausforderung des Controllings bei der Post liegt heute aber darin, das Angebot an Informationen strikt auf das Wesentliche zu fokussieren und diese einfach dem Management zur Verfügung zu stellen. Hierfür wurde eine übersichtliche und intuitiv nutzbare Navigator-App entwickelt, die jedem Nutzer sehr fokussierte Standardberichte mobil und offline zur Verfügung stellt. Der Vorteil, so Annina Bernath, liege in der klaren Fokussierung auf die wesentlichen Inhalte und derer jederzeitiger Verfügbarkeit. Die Einfachheit der Anwendung sei dabei ein Schlüssel zu einer nachhaltigen Nutzung.

Mit Robotics und BI-Tools zum automatisierten Reporting

Mit Robotics können heute auch Prozesse und Abläufe automatisiert werden, für die die Kosten einer Automatisierung (bspw. via Schnittstelle) bislang als zu hoch erachtet wurden. Damit ziehen Software-Roboter auch ins Reporting ein und können Aktivitäten wie die Pflege von Stammdaten und Mappings, Datenübernahmen und -validierungen sowie Abweichungsanalysen übernehmen. Darüber hinaus ist ihr Einsatz mittlerweile auch beim Verfassen von Kommentaren oder beim Treffen von Routineentscheidungen denkbar. Was genau unter Robotics Process Automation (RPA) zu verstehen ist und wie diese Technolgie konkret im Reporting eingesetzt werden kann, erläuterte Lars Matschenz vom Robotics-Anbieter ALMATO.

Einen aktuellen Überblick zu den Entwicklungen am Markt für BI-Werkzeuge lieferte Dr. Carsten Bange von BARC. Jedes Unternehmen müsse genau prüfen, welches Tool für die jeweiligen Zwecke am besten geeignet sei. Neben den großen etablierten Anbietern haben sich viele kleinere bzw. spezielle Anbieter und Tools am Markt etabliert, die sich insb. durch innovative Lösungskomponenten auszeichnen oder spezifische Einsatzgebiete wie bspw. Predictive Analytics abdecken.

Aus einer organisatorischen und technischen Perspektive betrachteten Andreas Kirchberg und Christina Eilers, beide als Principal im Competence Center Controlling & Finance bei Horváth & Partners tätig, das Thema Effizienz im Reporting. Während Andreas Kirchberg Gestaltungsprinzipien und Grundsätze für eine effiziente Controlling- und Reportingorganisation beleuchtete, stellte Christina Eilers ihr Zielbild und die wichtigsten Umsetzungsmaßnahmen für eine automatisierte und leistungsfähige BI-Architektur vor.

Graphic Recording fasst Effizienztreiber des Reportings zusammen

Wie schon im letzten Jahr wurden alle Inhalte und Diskussionen rund um die Vorträge durch Gabriele Heinzel in Form eines visuellen Protokolls festgehalten. Die grafische Zusammenfassung aller Vorträge steht auf der Webseite von Horváth & Partners zum kostenfreien Download zur Verfügung. Neben den Vorträgen wurde auch wieder eine onlineTED-Befragung zu aktuellen Themen und Herausforderungen durchgeführt, deren Ergebnisse ebenfalls online abrufbar sind.