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Die 10 häufigsten Gründe für das Scheitern von BI-Projekten

Die Einführung von Business-Intelligence-Lösungen (BI) steht bei vielen Controllern auf der Prioritätenliste ganz oben. Allerdings erfüllt nicht jedes BI-Projekt die Erwartungen. Lesen Sie hier, woran es am meisten hakt

Die hohen Herausforderungen von BI-Projekten belegen auch Erfahrungen aus der Praxis: Während sich BI-Lösungen zunehmender Beliebtheit erfreuen, steigt die Zahl der gescheiterten Projekte ebenso. Im Folgenden werden die 10 häufigsten Gründe für unzufriedene Ergebnisse bei der Einführung von BI diskutiert und Lösungsansätze aufgezeigt.

  1. Unklare Anforderungen.
    Über die Notwendigkeit eines Berichtswesens und der Analyse von Geschäftsdaten sind sich Fachabteilungen und IT in der Regel schnell einig. Der nächste Schnitt, nämlich die Fokussierung auf wenige zentrale Kennzahlen, wird jedoch häufig nicht hinreichend durchgeführt. Stattdessen werden bestehende Ansätze aus Excel in die BI-Lösung übernommen. So können jedoch nur wenige Verbesserungs-Potenziale von BI genutzt werden. Es empfiehlt sich daher, gemeinsam einen Anforderungskatalog zu definieren.
  2. Falsche oder fehlende Daten.
    In der Praxis ist die erfolgreiche Anwendung einer BI-Lösung auch von der Qualität der Basisdaten abhängig. Oft zeigt sich erst in den ersten Probeläufen, wo die größten Engpässe liegen. Wenn eine BI-Lösung regelmäßig auf viele verschiedene Datenbanken zugreift und mit sich häufig ändernden Daten arbeitet, steigt die Fehleranfälligkeit. Eine Harmonisierung der Basisdaten ist daher eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Nutzung einer BI-Lösung.
  3. Endanwender werden zu spät eingebunden.
    Ein häufiger Fehler besteht in der zu späten Einbindung der Endanwender aus den Fachabteilungen. Werden betroffene Mitarbeiter erst am Ende des Projektes vor vollendete Tatsachen gestellt, ist die Wahrscheinlichkeit von Widerständen hoch. Stattdessen können die Mitarbeiter rechtzeitig bei der Entwicklung einbezogen werden, sodass ihre Vorschläge von Anfang an berücksichtigt werden können. Außerdem kann eine kleine Anzahl an Mitarbeitern mit einem ersten Prototyp arbeiten, um letzte Verfeinerungen für die Endversion vorzunehmen.
  4. Vorzeigbare Ergebnisse erst nach zwei Jahren.
    Häufig nehmen sich Unternehmen vor, möglichst viele BI-Tools umfassend zu entwickeln. Konsequenz ist häufig, dass die IT-Abteilung eine recht lange Zeit „im verborgenen Kämmerlein“ komplexe Lösungen entwickelt. Mit dem Endergebnis können sich andere Mitarbeiter häufig nicht identifizieren. Alternativ sollten daher kleinere Fortschritte, z.B. einzelne Module, regelmäßig kommuniziert werden und bereits ersten Praxistests unterzogen werden.
  5. Fehlendes Change Management.
    In jedem BI-Projekt kann es zu Anpassungen kommen. Häufig fehlen aber klare Vorgaben, wer über die Annahme und Ablehnung von Änderungen entscheidet. So können schnell zusätzliche Aufgaben entstehen, die eine Verlängerung des Projektes nach sich ziehen. Klare Regeln sollten daher von Anfang an bestehen.
  6. Compliance und Sicherheit werden vernachlässigt.
    Die Anzahl gesetzlicher Anforderungen und Datenschutzbestimmungen ist in den letzten Jahren ständig gestiegen. Viele Projekt-Teams investieren nicht genügend Zeit, um a) diese Anforderungen zu integrieren und b) genügend Flexibilität für die Integration zukünftiger Anforderungen zu schaffen.
  7. Ungenügende Dokumentation der Applikationslandschaft.
    Oft wird erst im Rahmen eines BI-Projektes bemerkt, dass die Dokumentation der bestehenden Applikationslandschaft mangelhaft ist. Die Abstimmung aller betroffenen Systeme wird so zu einer Herausforderung und kann zu erheblichen Projektverzögerungen führen.
  8. Falsche Dimensionierung der Hardware Ressourcen.
    Die Hardware Ressourcen können entweder zu umfangreich oder zu gering eingeschätzt werden. In beiden Fällen können Nachteile entstehen: unnötige Kosten oder mangelnde Performance. Eine professionelle Planung ist daher unabdingbar.
  9. „Excel-minded“ Mitarbeiter.
    Häufig werden Excel-Lösungen schon jahrelang verwendet und genießen bei den Mitarbeitern hohe Akzeptanz. Der Wechsel zu einer BI-Lösung ist häufig mit intensiver Kommunikation und hohem Schulungsaufwand verbunden, der nicht unterschätzt werden sollte. Dieser Projektphase sollte daher ausreichend Zeit eingeräumt werden.
  10. Zu geringes Budget.
    Ein BI-Projekt ist nicht aus der Portokasse zu bezahlen, sondern stellt eine Investition in eine wirksamere Unternehmenssteuerung dar. Zukunftsweise Applikationen sollten daher nicht aus falscher Sparsamkeit ausgeschlossen werden. Zu diesen Funktionen zählen z.B. die Einbeziehung weiterer Datenquellen oder die Bereitstellung von BI-Funktionalitäten auf mobilen Endgeräten.

Die Ergebnisse wurden im Februar 2011 von Information Builders, einem Anbieter von BI-Lösungen, veröffentlicht.

Schlagworte zum Thema:  Projektcontrolling, Controlling-Software

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