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Sowohl die EU-Datenschutz-Grundverordnung wie der neueste Gesetzentwurf der Bundesregierung über das Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz enthalten Bestimmungen über die Verarbeitung von Daten der Beschäftigten. Welche Regelungen sind neu und wann ist eine Einwilligung notwendig.

Rechtsvorschriften der EU-Mitgliedstaaten

Beschäftigte haben nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im Prinzip dieselben Rechte in Bezug auf Datenschutz wie alle anderen Personen auch. Die EU-Mitgliedstaaten können aber durch Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen spezifischere Vorschriften zur Gewährleistung des Schutzes der Rechte und Freiheiten hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten vorsehen (Art. 88 EU-DSGVO). Solche Vorschriften können folgende Bereiche betreffen:

  • Daten betreffend Einstellung oder der Erfüllung des Arbeitsvertrags sowie der Erfüllung von Rechtsvorschriften oder durch Kollektivvereinbarungen festgelegte Pflichten
  • Vorschriften betreffend Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  • Daten zum Zweck des Managements, der Planung und der Organisation der Arbeit, der Gleichheit und Diversität am Arbeitsplatz
  • Daten über Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
  • Daten über den Schutz des Eigentums der Arbeitgeber oder der Kunden sowie für Zwecke der Inanspruchnahme der mit der Beschäftigung zusammenhängenden individuellen oder kollektiven Rechte und Leistungen

Notwendig sind gem. Art. 88 EU-DSGVO angemessene Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person, insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb einer Unternehmensgruppe oder einer Gruppe von Unternehmen, die eine gemeinsame Wirtschaftstätigkeit ausüben, und die Überwachungssysteme am Arbeitsplatz.

Kollektivvereinbarungen wie die Betriebsvereinbarung zum Datenschutz im Arbeitsverhältnis bleiben gem. Art. 88 EU-DSGVO nach wie vor zulässig. Diese müssen aber die Anforderungen der Grundverordnung erfüllen.

Regelung im neuen BDSG

Im neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu), das am 25. Mai 2018 in Kraft tritt, ist die Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses in § 26 BDSG neu geregelt. Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen in folgenden Fällen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn

  • sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt
  • dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

Zur Aufdeckung von Straftaten darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeiten, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

Datenschutz im Arbeitsrecht: „Beschäftigte“ ist ein weiter Begriff

Als Beschäftigte im Sinne von § 26 BDSG neu gelten

  • Mitarbeiter, einschließlich der Leiharbeitnehmer,
  • zu ihrer Berufsbildung Beschäftigte,
  • Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben sowie an Abklärungen der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung, 
  • Beschäftigte in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen,
  • Freiwillige, die einen Dienst nach dem Jugendfreiwilligendienstgesetz oder dem Bundesfreiwilligendienstgesetz leisten,
  • Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind, zu diesen gehören auch die in Heimarbeit Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten sowie
  • Beamte und Richter des Bundes, Soldaten sowie Zivildienstleistende.

Wichtig: Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis sowie Personen, deren Beschäftigungsverhältnis beendet ist, gelten ebenfalls als Beschäftigte.

In Anlehnung an § 77 BDSG neu sollten Verantwortliche es ermöglichen, dass Angestellte vertrauliche Meldungen über in ihrem Verantwortungsbereich erfolgende Verstöße gegen Datenschutzvorschriften melden können. Das ist zwar für Strafbehörden vorgeschrieben, aber auch für private Unternehmen nützlich.

Einwilligung einholen

Werden personenbezogene Daten von Beschäftigten mit dessen Einwilligung bearbeitet, muss diese freiwillig sein. Um die Freiwilligkeit zu beurteilen, sind die Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen. Freiwilligkeit liegt insbesondere dann vor, wenn für die Angestellten ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und Mitarbeitende gleichgelagerte Interessen verfolgen.

Für die Einwilligung ist die Schriftform vorgeschrieben, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. Der Arbeitgeber hat die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht in Textform aufzuklären.

Zur Aufdeckung von Straftaten dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur dann verarbeitet werden, wenn tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat und die Datenverarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist. Die Verarbeitung der Daten darf aber nicht unverhältnismäßig sein, besonders im Hinblick auf das schutzwürdige Interesse des Beschäftigten.

Bearbeitung von sensiblen Daten möglich

Die Bearbeitung von sensiblen Daten, z.B. Gesundheitsdaten, genetische Daten, politische Meinungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit, ist für Beschäftigungsverhältnisse zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person höher ist als die Notwendigkeit der Verarbeitung. Die Verarbeitung sensibler Daten mit der Einwilligung des Angestellten ist möglich, diese muss sich dabei ausdrücklich auf diese Daten beziehen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses ist auf der Grundlage von Kollektivvereinbarungen zulässig.

Schlagworte zum Thema:  Datenschutz-Grundverordnung, Arbeitsrecht, Recht

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