08.07.2016 | Serie Compliance - rechtliche Schwerpunkte

Compliance-Risiko Einkauf

Serienelemente
Der Einkauf sollte keine Geschenke erhalten
Bild: MEV-Verlag, Germany

Die Einkaufsabteilungen der Unternehmen gehören schon im Hinblick auf die Auftragsvergaben zu den korruptionsanfälligen Unternehmensbereichen. Die Compliance-Richtlinien der meisten Unternehmen befassen sich daher ausdrücklich mit der Verhinderung von Korruption in diesem Unternehmenssegment. Was ist zu beachten?

An vorderster Stelle birgt die Entscheidung über die Auftragsvergabe im Rahmen des Einkaufs besondere Risiken für korruptive Verhaltensweisen. Wer macht das Rennen, nach welchen Kriterien wird ausgewählt, spielen Beziehungen oder Vergünstigungen dabei eine Rolle?

Die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen für Fachabteilungen durch den Einkauf oder auch durch die Fachabteilungen selbst sind damit ein Einfallstor für Compliance-Einbrüche.

Permanente Kontrolle ist unabdingbar, aber schwierig

Vor diesem Hintergrund sind diese Abteilungen im Sinne einer effektiven Compliance in eine permanente Kontrolle einzubinden. Die vielfache Komplexität der Einkaufsprozesse, nicht zuletzt  angesichts der großen Zahl der heute üblichen Auslandseinkäufe, sind aber kontrolltechnisch oft schwer in den Griff zu bekommen und stellen für den Compliance-Beauftragten eine besondere Herausforderung der.

Grenze zur Strafbarkeit ist schnell überschritten

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  • § 299 StGB stellt jedes Verhalten eines Angestellten oder Beauftragten eines Unternehmens unter Strafe,
  • das die Vergabe von Aufträgen, den Bezug von Waren oder gewerblichen Leistungen oder die Beauftragung zur Erbringung von Dienstleistungen
  • von der Gewährung besonderer Vorteile abhängig macht.

Die Spannbreite reicht von der Annahme oder Übergabe kleiner oder größerer Geschenken bis hin zu dem Versprechen oder Sich-Versprechen-lassen von Kick-Backs oder sonstigen geldwerten Vorteilen.

Scheinverträge bleiben ein ständiges Ärgernis

Immer wieder aufgedeckt in diesem Zusammenhang wird auch der Abschluss von Scheinverträgen über Dienstleistungen, insbesondere Beratungsleistungen, die gar nicht erbracht werden. Unter Strafe gestellt sind alle Handlungen mit der Folge

  • der Schädigung des eigenen Unternehmens,
  • der Schädigung von Vertragspartnern (Lieferanten),
  • der Schädigung von Wettbewerbern,
  • aber auch die durch Korruption erfolgte Schädigung der Umwelt oder die Verletzung der Menschenrechte (z.B. Verstöße gegen den Arbeitsschutz)
  • sowie Verstöße gegen das Außenhandelsgesetz oder das Außenwirtschaftsgesetz 

Vergabeentscheidungen grundsätzlich nur nach sachlichen Gesichtspunkten

Aufgabe des Compliance-Beauftragten eines jeden Unternehmens ist es, den für den Einkauf zuständigen Mitarbeitern die strafrechtlichen Risiken solcher korruptionsrelevanten Handlungen klarzumachen und ein klares Bewusstsein für die Einhaltung der gesetzlichen Regeln, aber auch der Unternehmensethik zu schaffen.

Der aus Complianceaspekten  bedeutsamste Grundsatz jeder Einkaufsabteilung ist es daher, dass die für den Einkauf zuständigen Personen die Entscheidung über jegliche Auftragsvergabe ausschließlich aufgrund sachlicher Erwägungen treffen, die an den Interessen des Unternehmens und nicht an eigenen finanziellen Interessen orientiert ist. Dies gilt für

  • sämtliche Vergabeentscheidungen,
  • die Vertragsgestaltung einschließlich der Vertragsfinanzierungen
  • sowie die Vertragsabwicklung beispielsweise in Gewährleistungsfällen. 

Compliance- Beauftragte hat die geeigneten Rahmenbedingungen bereitzustellen

Der Compliance-Beauftragte eines Unternehmens hat zu diesem Zweck die tatsächlichen Usancen des Einkaufs zu analysieren und eine Systematik der Abläufe im Einkauf zu entwickeln. Hierbei hat er zu gewährleisten,

  • dass die von ihm entwickelten Einkaufsprozesse operativ problemlos händelbar sind,
  • die Einkaufsstrukturen an allen Unternehmensstandorten gleichmäßig angewendet werden können
  • und diese problemlos in die IT-Systeme des Unternehmens integriert werden können

Permanente Analyse und Kontrolle sind unerlässlich

Je nach der Höhe des Einkaufsvolumens muss der kommt Compliance-Beauftragte in Erwägung ziehen, regelmäßige Prozessaudits einzuführen, deren Ergebnisse exakt analysiert werden und bei aufgedeckten Problemen sofort Maßnahmen der Gegensteuerung einleiten.

Substanzlose Dienstleistungen müssen eliminiert werden

Ein wesentlicher Punkt der Kontrolle ist eine permanente Rückkopplung zwischen Fachabteilung und Einkaufsabteilung. So ist für den Einkauf von Beratungs- und sonstigen Dienstleistungen eine exakte Leistungsbeschreibung bereits durch die Fachabteilung erforderlich. Nur so bleiben die Einkaufsmechanismen transparent und kann der spezielle Einkaufsakt anhand der Leistungsbeschreibung kontrolliert werden. Auf diese Weise kann bei dolosen Motiven der Einkaufsabteilung der Abschluss von Scheinverträgen - beispielsweise über nicht erbrachte Beratungsleistungen - vermieden werden.

  • Die Exaktheit der Leistungsbeschreibung ist häufig die einzige Möglichkeit, um festzustellen, ob Dienstleistungen tatsächlich erforderlich
  • oder in Wirklichkeit ohne Substanz sind und nur dazu dienen, privates Einkommen zu generieren.

Unternehmensklima darf nicht durch übermäßige Kontrolle vergiftet werden

 Als wirksames Mittel gegen Korruption im Einkauf hat sich in vielen Unternehmen die Schulung der Mitarbeiter erwiesen, mit dem Ziel, die Sensibilität für die Wahrnehmung der Indizien für korruptes Verhalten zu erhöhen und hierdurch eine permanente gegenseitige Kontrolle unter den Mitarbeitern zu gewährleisten.

Die Anforderungen an die Tätigkeit des Compliance-Verantwortlichen sind an dieser Stelle besonders diffizil, denn muss um jeden Preis vermeiden, dass durch eine übermäßige gegenseitige Kontrolle das Unternehmensklima vergiftet wird und eine Kultur des gegenseitigen Misstrauens und Überwachens entsteht.

Die Verbindung dieser widerstreitenden Ziele kann aber dann gelingen, wenn der Compliance-Beauftragte die Einkaufsmechanismen strukturell so durchorganisiert, dass die Versuchung zu korruptem Verhalten sowohl infolge der verinnerlichten Unternehmensethik der Mitarbeiter als auch infolge der erhöhten Gefahr der Aufdeckung unlauteren Verhaltens erst gar nicht entsteht.

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Schlagworte zum Thema:  Korruption, Bestechung, Schmiergeld, Compliance-Gefährdungsanalyse, Compliance-Regel, Compliance-Kultur, Compliance-Organisation, Compliance-Management

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