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Der Arbeitsalltag: Jeder von Ihnen kennt es, ob auf Seiten des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers. Man verbringt den größten Teil seiner Zeit am Arbeitsplatz und hinterlässt dabei - oft unbewusst - eine Menge an personenbezogenen Daten. Ein Problem, mit dem sich der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) beschäftigt.

Ratgeber zum Beschäftigtendatenschutz

Der LfDI ist für sein zugehöriges Bundesland verantwortlich und überwacht und berät die öffentlichen Stellen des Landes in Fragen des Datenschutzes. Im Rahmen seiner Tätigkeit ist er unabhängig, weisungsfrei und nur dem Gesetz unterworfen. Da es sich bei dem LfDI in der Regel auch um die zuständige Aufsichtsbehörde handelt, erreichen ihn eine stetig wachsende Anzahl von Beschwerden. Dies wurde jüngst als Anlass genommen, einen Ratgeber zum Thema Beschäftigtendatenschutz zu veröffentlichen. Der LfDI thematisiert praxisbezogen insbesondere die Problematik, die ein Verstoß gegen den Arbeitnehmerschutz mit sich führen kann. Sie erhalten anhand von Beispielen aus der Arbeit des LfDI einen Überblick über verschiedene alltägliche Situationen in denen man mit der Notwendigkeit des Schutzes von personenbezogenen Daten konfrontiert ist. Ziel des LfDI ist es, dass durch den Ratgeber ein besonderer Augenmerk auf die datenschutzrechtliche Beratung gerichtet. Denn ein Unternehmen soll sich dadurch nicht eingeschränkt sehen, sondern es als eine Möglichkeit betrachten, sich mit Hilfe des LfDI nachhaltig zu verbessern und bei bereits entstandenen Problemen datenschutzkonforme Lösungen gemeinsam zu erarbeiten.

Der Beschäftigtendatenschutz

In seinem Ratgeber konfrontiert Sie der LfDI mit der momentan wohl größten Problematik: kein eigenständiges Beschäftigtendatenschutzgesetz. Somit finden sich die bestehenden datenschutzrechtlichen Vorschriften verstreut über verschiedene Gesetzestexte, wie beispielsweise die Verwendung der Sozialversicherungsnummer durch den Arbeitgeber im § 18f SGB IV oder die Verbreitung von personenbezogen Daten im § 32 BDSG. An dieser Stelle vertieft der LfDI den Begriff der „personenbezogenen Daten“, welcher in § 3 Abs. 1 BDSG legaldefiniert ist. So heißt es im Ratgeber: „Voraussetzung für die Anwendbarkeit von datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist, dass personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet werden.“. Um dieser Problematik erst gar nicht zu begegnen, weist der LfDI daraufhin, dass Arbeitgeber - soweit es möglich ist - die Datenverarbeitung durch anonymisierten und aggregierten Daten vornimmt. Denn eine Sache gilt für die Verwendung von Arbeitnehmerdaten einheitlich: „Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat.“.

Datenschutzprinzipien

Der LfDI thematisiert in seiner Handreichung, aufgrund des großen Spektrums an gesetzlichen Regelungen, im Schwerpunkt § 32 BDSG. Der Fokus liegt auf den umfangreichen Schutz jeder Information über jeden Beschäftigten. In der Handreichung werden das Erforderlichkeitsprinzip, die Direkterhebung, die Datensparsamkeit und das Verbot der Vorratsdatensammlung näher beleuchtet. Sie erhalten einen Einblick, auf welche Aspekte der Arbeitgeber bei der Beschaffung von Informationen über seinen Arbeitnehmer achten muss. Die nächste Problematik wird an dieser Stelle vom LfDI thematisiert: fehlende Kenntnis über Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen. Es wird an dieser Stelle geraten „durch gezielte Aufklärungsarbeit ist daher ausreichende Sensibilität für den Datenschutz zu schaffen.“.

Der Weg ins Beschäftigungsverhältnis (Fall 6)

Anhand von vielen verschiedenen Beispiel gewährt der LfDI einen Einblick in die praxisbezogene Anwendung von datenschutzrechtlichen Vorschriften im Arbeitsverhältnis. So wird der Fall beleuchtet, dass sich ein Arbeitgeber aufgrund eines fehlenden Arbeitszeugnisses in der „Pflicht“ sieht, beim vorherigen Arbeitgeber einer Bewerbers nachzufragen. Beim Vorstellungsgespräch wurde dem Bewerber nicht mitgeteilt, dass gerne gewusst worden wäre, warum das frühere Arbeitsverhältnis nicht mehr bestehe. (S.24)

Neben einem Verstoß gegen die Direkterhebung hat der Arbeitgeber in diesem (alltäglichen) Fall  auch ohne Einwilligung des Betroffenen gehandelt. Und auch der ehemalige Arbeitgeber verletzt datenschutzrechtliche Vorschriften, indem er ohne das Einverständnis Informationen an Dritte herausgibt. Der LfDI verdeutlicht an dieser Stelle ein nicht seltenes Problem: das Übersehen des Datenschutzes.

Im Beschäftigungsverhältnis (Fall 10)

Der Weg ins Arbeitsverhältnis ist erreicht - doch damit folgen auch weitere datenschutzrechtliche Vorschriften, welche beachtet werden müssen. Es wird ein Fall bearbeitet, bei dem 20 Mitarbeiter einer Firma von einer Übernahme betroffen sind. Sie können einer Übernahme widersprechen und beim alten Arbeitgeber beschäftigt bleiben. Um den Mitarbeitern ein Angebot unterbreiten zu können, erhielt der Erwerber vom Arbeitgeber Kopien von Arbeitsverträgen und weiteren Daten. (S.32)

Auch hier gilt: Der Arbeitgeber darf ohne die Einwilligung seiner Mitarbeiter diese Daten nicht an Dritte weiter geben. Der LfDI verweist an dieser Stelle wieder auf den Praxistipp, die Beschäftigtendaten zu anonymisieren.

Fazit

Durch die Veröffentlichung dieses Ratgebers thematisiert der LfDI eine umfangreiche Problematik, die vielen Arbeitgebern und auch Arbeitnehmern meistens nicht einmal bekannt ist. Oftmals könne Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorschriften durch eine intensive Beratung vermieden werden  und Probleme mit Hilfe einer Aufklärung aus der Welt geschaffen werden. Denn eine Sache gilt für jeden Ihnen: Sie sollten selber bestimmen können, was mit ihren persönlichen Daten geschieht.

Schlagworte zum Thema:  Datenschutz

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