Was ist „KYC“ und warum ist es so wichtig?

Kennen Sie Ihre Kunden? Wissen Sie, wer beim Geschäftspartner investiert hat, im Aufsichtsrat sitzt und ob das Unternehmen sich an alle gesetzlichen und normativen Anforderungen hält? Nein? Dann wird es Zeit, über KYC nachzudenken.

Was genau ist KYC („Know Your Customer“ / „Kenne deinen Kunden“)?

KYC  ist ein standardisiertes Dokumentationsverfahren, das von Investoren, dem Staat und zunehmend auch in privatwirtschaftlichen Unternehmen zur Beurteilung von Investitionen und Geschäftspartnern eingesetzt wird.

In vielen Branchen, wie etwa bei Banken und Versicherungen ist KYC nicht nur eine gesetzliche und regulatorische Anforderung, sondern auch Teil des "Code of Conduct", also der modernen Form der "kaufmännischen Grundsätze", geworden, um die Eignung geplanter Investitionen, Partnerschaften und Kunden besser verstehen zu können. Ziel ist es, das Risiko verdächtiger Aktivitäten zu reduzieren.

Kurz gesagt ist es der Prozess der Identifizierung von Investoren, Kunden Lieferanten. Hierbei werden z.B. die Geldquellen der Kunden (ob diese legitim sind oder nicht) analysiert, mit dem Zweck, Geldwäsche oder gar Terrorismusfinanzierung auszuschließen. Ebenfalls soll mit KYC die Einhaltung geltender Sanktionen (z.B. Russland, Iran) sichergestellt werden. Dieses Einholen detaillierter Hintergrundinformationen, etwa über Kunden, schützt die beteiligten Parteien einer Geschäftsbeziehung.

Bedeutung von KYC

KYC wird in der Ära der Regulierung innerhalb der Investmentbranche weltweit immer mehr zu einer Standardgeschäftspraxis: Es ist absehbar, dass Sie in naher Zukunft keine Geschäftspartner mehr akquirieren können, ohne ein laufendes, „gesundes“ KYC-System etabliert zu haben.

Wann ist „Know Your Costumer“ gut gelaufen?

Wenn ein Unternehmen die Richtlinien von „Know Your Customer“ einhält, kann das dazu führen, dass die Risiken, die Geschäftsvereinbarungen mit bestimmten Kunden eventuell bergen, minimiert werden.

U. a. folgende Aspekte sind im Rahmen von KYC zu berücksichtigen:

  • Woher beziehen Ihre Kunden ihr Einkommen?
  • Wie sehen das Finanzportfolio, das Geschäftsgebaren und der Hintergrund (Eigentümer, Aufsichtsräte, Marktschwerpunkte, ...) Ihres Geschäftspartners aus?
  • Finden sich in der Presse negative Meldungen in Bezug auf den Geschäftspartner?

KYC zählt in vielen Branchen bereits heute zu den Standard-Methoden des Risikomanagements, um zu vermeiden, dass das eigene Unternehmen in Geschäftsbeziehungen mit potenziellen Partnern verwickelt wird, die sich an dubiosen Geschäften oder anderen illegalen Aktivitäten beteiligen bzw. beteiligt haben.

Warum ist das Prinzip „Kenne Deinen Kunden“ sinnvoll?

Die Bedeutung von KYC ist bisher insbesondere aus der Sicht von Investoren einschlägig. Obwohl die Implementierung funktionsfähiger KYC-Systeme insbesondere am Anfang einen hohen Einmalaufwand darstellen, schaffen sie ein sicheres und vertrauenswürdiges Umfeld, um ein möglichst risikoarmes Geschäftsumfeld für das eigene Unternehmen zu schaffen.

So profitiert ihr Unternehmen etwa von dem immateriellen Vermögensgegenstand des Kundenvertrauens, indem diese das Gefühl haben, mit einem "legitimen" Unternehmen zusammenzuarbeiten, das seine Hausaufgaben macht und sich bei der Auswahl seiner Geschäftspartner nachweislich und systematisch Mühe gibt. Der Aufbau von Vertrauen zwischen den Parteien in einer Geschäftsbeziehung ist

  • der Schlüssel zum Erfolg,
  • erhöht die Loyalität der Kunden und Lieferanten und
  • stellt neben etwa der Einhaltung von Umweltgesetzgebung oder der sozialen Standards im Betrieb ein gutes Marketingargument dar.

Die Kehrseite der Medaille sind wiederum

  • hohe Strafen,
  • eventuell Verschärfung der Aufsicht durch die zuständigen Behörden  sowie
  • ein nicht zu vernachlässigender Reputationsverlust („Shitstorm“ u. a.).

Das gehört zu einem guten KYC-System

Um ein gutes KYC-System zu gewährleisten, sollten Sie zumindest diese Punkte berücksichtigen:

  • einen Geldwäschebeauftragten ernennen,
  • ein Hinweisgebersystem einrichten und
  • bei Beauftragungen über den Einkauf das 4-Augen-Prinzip einzuführen.

Eine externe Unterstützung insbesondere am Anfang, etwa durch spezialisierte Datenbanken oder Wirtschaftsprüfer scheint zwar zunächst teuer, ist aber ein nachhaltiges Investment in die Risikoabsicherung ihrer Unternehmung.

Flexible Know-Your-Costumer-Systeme durch Softwareunterstützung

Dennoch bleibt KYC auch nach der Einführung umständlich, fortlaufend bleibt und ständiger Optimierung bedarf. Abhilfe schaffen hier die systematische Nutzung von Software, Datenbanken, Automatisierung und Technologie. Ein gutes KYC-System ist in der Lage, die Anforderungen so zu konfigurieren und anzupassen, dass sämtlichen lokalen, regulatorischen und geschäftlichen Anforderungen Genüge getan ist.

Praxishinweis: Kein KYC-System zu haben ist langfristig teurer

Ein Unternehmen, das die Risiken aus einer mangelnden KYC kennt (oder bereits am eigenen Leib erfahren hat) implementiert nach bestem Wissen und Gewissen sämtliche gängige KYC-Praktiken, rationalisiert den Prozess und verbessert die Benutzerergonomie für seine mit der Durchführung der KYC betrauten Mitarbeiter, um eine nachhaltige (Geschäfts-)Beziehung mit geeigneten Stakeholdern aufzubauen.

Denn das Einzige, das am langen Ende teurer als die Einführung und Unterhaltung eines umfassendes KYC-Systems ist, ist kein KYC-System zu haben.

Angefeuert vor allem durch billiges Geld (Stichwort Minuszinsen), wird KYC in den nächsten Jahre definitiv von einem „nice to have“ zu einem absoluten „must have“ in der Businesslandschaft werden.

Beginnen Sie also schon heute im Rahmen Ihrer Compliance-Bestrebungen über KYC nachzudenken: Die guten Fahrer haben die richtige Richtung schon vor der nächsten Kurve!

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