Vorteile beim Outsourcing von Compliance-Aufgaben

Entdeckt ein Mitarbeiter Unregelmäßigkeiten in seinem Unternehmen, verhindern emotionale Hürden nicht selten eine Meldung an den Vorgesetzten. Gegenüber externen Compliance-Beauftragten kann die Hemmschwelle deutlich niedriger sein.

Ganz gleich, ob Differenzen im Warenbestand, der Verdacht der ungerechtfertigten Annahme von Vorteilen (Korruption) bis hin zum Diebstahl - die emotionalen Hürden, entsprechende Verdachtsmomente an Vorgesetzte zu melden, sind oft ausgesprochen hoch.

Hürden bei Entdeckung von Compliance-Verstößen

Dies gilt erst recht, wenn der Mitarbeiter Unregelmäßigkeiten bei dem Vorgesetzten selbst entdeckt oder der Betreffende nicht sicher sein kann, ob sein Verdacht tatsächlich gerechtfertigt ist.

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Auf diese Weise werden Unregelmäßigkeiten in Unternehmen häufig aus falsch verstandener Vorsicht erst gar nicht aufgeklärt.

Anwälte haben den Vorteil der Verschwiegenheitspflicht

Stellt das Unternehmen seinen Mitarbeitern für solche Fälle einen externen Ombudsmann, z. B.  einen Rechtsanwalt als Compliance-Beauftragten zur Verfügung, so ist die Hemmschwelle für eine Weitergabe von Informationen oft deutlich niedriger.

  • An einen Anwalt, der der Verschwiegenheitspflicht unterliegt und der nicht unmittelbar in das Unternehmen eingebunden ist, kann der Mitarbeiter sich gegebenenfalls auch mit Verdachtsmomenten wenden, bei denen er sich noch nicht hundertprozentig sicher ist.
  • Er muss nicht befürchten, gegenüber seinem Vorgesetzten oder den anderen Mitarbeitern als „Petze“ dazustehen. Denn insbesondere bei einem Anwalt als Ansprechpartner kann er auf dessen Diskretion vertrauen.

In der Regel wird dieser einen Weg finden, mögliche Verdachtsmomente unter Wahrung der Anonymität des „Whistleblowers“ und ohne negative berufliche Konsequenzen für diesen aufzuklären.

Mittelständische Unternehmen unterschätzen häufig die Bedeutung von Compliance

Gerade für mittelständische Unternehmen ist ein externer Compliance-Beauftragter nicht uninteressant. Mittelständler sollten die Vorteile eines solchen Systems nicht unterschätzen. Natürlich ist die Beauftragung eines außenstehenden Compliance-Beauftragten ein Kostenfaktor. Ein Kostenfaktor für das Unternehmen ist es aber auch, wenn Unregelmäßigkeiten nicht aufgedeckt und vertuscht werden. Dies gilt insbesondere in den nicht seltenen Fällen, in denen Mitarbeiter sich unberechtigt

  • am Warenbestand des Unternehmens bedienen,
  • Mitarbeiter während der Arbeitszeit anderen Beschäftigungen nachgehen,
  • Mitarbeiter geschäftliche Vorgänge unrichtig wiedergegeben oder gar Geschäftsbücher manipulieren und/oder
  • im schlimmsten Fall unerlaubt private Gegenleistungen für eine Auftragsvergabe entgegennehmen, das heißt korrupt sind. 

Gewaltige Schäden durch Mitarbeiter, die nicht compliant sind

Solche Vorgänge - werden sie nicht rechtzeitig abgestellt - können ein mittelständisches Unternehmen in die Insolvenz treiben.

  • Unregelmäßigkeiten der Mitarbeiter können gerade solche Unternehmen, die mit eher geringen Umsätzen arbeiten, so nachhaltig schädigen, dass der Betrieb nicht mehr rentabel arbeiten kann.
  • Nach einem Bericht der Arbeitsgemeinschaft für Sicherheit der Wirtschaft betrifft mehr als die Hälfte der Schäden durch Wirtschaftsspionage den Mittelstand, ein Viertel der Schadensfälle liegt im Bereich über 100.000 Euro.

 

Compliance als Instrument der Insolvenzvermeidung

 Ein außenstehender Compliance-Beauftragter ist in der Lage, durch

  • eine effektive Überwachung und Dokumentation der Entstehungsprozesse von Unregelmäßigkeiten,
  • durch rechtzeitiges Gegensteuern,
  • gegebenenfalls durch Sanktionen gegen den „Delinquenten“
  • für die Einhaltung der Ethik und Verhaltensnormen des Unternehmens
  • und damit für eine umfassende Rechtskonformität zu sorgen.

Die Kosten für einen außenstehenden Compliance-Beauftragten, der das Vertrauen der Mitarbeiter genießt, an den sich die Mitarbeiter mit ihren Beobachtungen ohne Scheu wenden können, der zu umfassender Kontrolle befugt ist, kann auf diese Weise der Garant dafür sein, dass ein Unternehmen vor irreparablen Schäden durch das Verhalten der eigenen Mitarbeiter und in letzter Konsequenz vor einer Insolvenz bewahrt wird.

Weitere Vorzüge des außenstehenden Compliance-Beauftragten

Der außenstehende Compliance-Beauftragte bietet weitere Vorteile. Ein entsprechend geschulter außenstehender Compliance-Beauftragter wird gerade im mittelständischen Unternehmen, in denen jeder jeden kennt, besser als der interne Mitarbeiter in der Lage sein,

  • den Mitarbeitern des Unternehmens das Wertesystem und die Ethik des Unternehmens zu verdeutlichen und näher zubringen.
  • Ein Anwalt oder auf andere Weise rechtlich geschulter Compliance-Beauftragter ist in der Lage, Schulungen zur Regelkonformität anzubieten,
  • die er mit rechtlichen Themen verbinden kann.
  • Er kann effektive Kontrollen durchführen, ohne befürchten zu müssen, sich als zum Unternehmen dazugehörender Mitarbeiter unbeliebt zu machen.
  • Durch den unverstellten Blick des Außenstehenden ist er besser in der Lage, Compliance-Verstöße ohne Betriebsblindheit zu erkennen und
  • kann aufgrund seines rechtlichen Hintergrundwissens komplexe rechtliche Sachverhalte schneller und besser einzuschätzen.
  • Bei rechtlichen Neuerungen, insbesondere auf den immer komplexer werdenden Gebieten des Wirtschaftsrechts, bei Fragen der Vermögensbetreuung oder im Wertpapierwesen bietet der geschulte Compliance-Beauftragte die Gewähr für die Einhaltung von Gesetzen

Investition in Compliance lohnt sich am Ende fast immer

Im Ergebnis sollte die Übertragung der Compliance auf eine entsprechend geschulte außenstehenden Person, z.B. auf einen geeigneten Rechtsanwalt, auch für ein mittelständisches Unternehmen immer eine Überlegung wert sein. Die Beauftragung kann in erheblichem Umfange dazu beitragen, Schäden durch Regelverstöße und damit einhergehende wirtschaftliche Schieflagen des Unternehmens zu vermeiden. Die Investition, die zunächst immer ein Kostenfaktor ist, zahlt sich am Ende oft aus.

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