Bei einer Überprüfung von Immobilienmaklern und Wohnungsverwaltungsgesellschaften durch die Datenschutzbeauftragte in Nordrhein-Westfalen wurden zahlreiche Verstöße gegen die gesetzlichen Vorschriften festgestellt. Bei jedem der über 40 überprüften Betriebe fanden die Prüfer mindestens einen Grund zur Beanstandung, nahezu jedes dritte Unternehmen leistete sich sogar auffallend viele Verstöße.

Nachdem sich  vor allem aus Großstädten und Ballungsgebieten immer Bürgerbeschwerden über die Praxis der Datenabfrage bei vielen Unternehmen der Wohnungswirtschaft eingingen, führten jetzt die Datenschutzbehörden der Bundesländer Nordrhein-Westfalen und Bayern Überprüfung von Unternehmen der Branche durch.

Kein beanstandungsfreies Unternehmen

Die Ergebnisse bestätigten die Beschwerden der Bürger, denn

  • kein einziges der über 40 geprüften Unternehmen bot keinerlei Anlass zu Beanstandungen,
  • bei rund 30 Prozent häuften sich dagegen die Missstände. 

Formular zur Mieterselbstauskunft im Fokus

Besonders im Fokus der Datenschutzbehörden stand der Inhalt der Formulare zur Mieterselbstauskunft, die  die Interessenten bei den Immobilienmaklern und Wohnungsverwaltungsgesellschaften  ausfüllen sollen.

  • Daneben ging es auch um Aspekte der Datensicherheit bei der Nutzung von Online-Formularen sowie der elektronischen Kommunikation.
  • Gefragt wurde auch nach einer Anfertigung von Ausweiskopien
  • oder zur Aufbewahrung bzw. der Löschung der gespeicherten personenbezogenen  Daten

Häufige Beanstandungen

Besonders oft stellten die Datenschützer Defizite bei folgenden Punkten fest:

Die Frage nach Kontaktdaten aus vorangegangenen Mietverhältnissen ist nicht zulässig, da sie u.a. für den Abschluss eines Mietvertrags nicht erforderlich ist.

  • Die undifferenzierte Forderung nach Vorlage einer „Schufa-Auskunft“  bzw. „Schufa-Selbstauskunft“ ist unzulässig, u.a. weil diese Auskünfte deutlich mehr Datenkategorien als andere Produkte dieser Art enthalten.
  • Bonitätsauskünfte dürfen generell erst dann nachgefragt werden, wenn der Abschluss des Mietverhältnisses unmittelbar bevorsteht.
  • Angaben zum Familienstand dürfen nicht abgefragt werden, wenn lediglich der Mieter oder die Mieterin Vertragspartner sind.
  • Fragen zur Dauer der aktuellen Beschäftigung sind nicht zulässig, Fragen zum Beruf und der Arbeitsstätte sind jedoch im Rahmen der Bonitätsüberprüfung gestattet.
  • Kopien des Personalausweises dürfen nicht angefertigt werden. Es ist lediglich erlaubt, die Identität durch Vorlage des Ausweises zu überprüfen und die zur Identifikation notwendigen Daten (Name, Geburtsdatum, Anschrift) zu notieren.
  • Werden allgemeine Kontaktformulare online angeboten, dürfen Daten wie Rufnummer oder Anschrift  hier nicht als Pflichtangaben abgefragt werden, die E-Mail-Adresse zur Kontaktaufnahme muss genügen.

Nachbesserungen erfolgt

Nach Angaben der Landesbeauftragten für den Datenschutz NRW haben nahezu alle der überprüften Unternehmen ihre Prozesse inzwischen datenschutzgerechter gestaltet, einige haben sich dabei von der Behörde beraten lassen. Nach den Erfahrungen der Untersuchung will die Landesbeauftragte für Datenschutz die Branche allerdings weiter beobachten:

„Die Prüfung hat gezeigt, dass in NRW weiterhin Handlungsbedarf in diesem Wirtschaftsbereich besteht. Mieterinnen und Mieter gerade in Ballungsgebieten fühlen sich aufgrund der angespannten Wohnraumsituation genötigt, Informationen preiszugeben, die teilweise weit über das erforderliche Maß hinausgehen. Die auf diesem Gebiet tätigen Unternehmen werden wir daher besonders im Blick behalten.“

Orientierungshilfe: Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten

Oft werden die Fragen aus Unkenntnis überzogen. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz NRW bietet für Interessenten auch eine Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten zum Download an.


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Hintergrund:

Welche Informationen zu welchem Zeitpunkt?

Welche Fragen zulässig sind, hängt vom jeweiligen Zeitpunkt des Vermietungsprozesses ab:

Während der ersten Phase vor einem Besichtigungstermin darf nur nach den notwendigen Kontaktdaten (wie Name, Telefon und E-Mail-Adresse) gefragt werden.

In der zweiten Phase, der Vertragsanbahnung, erweitert sich das Auskunftsrecht auf weitere persönliche Daten wie Geburtsdatum, Anschrift, Beruf, Arbeitgeber oder auch allgemeine Angaben zu Einkommensverhältnissen.

Konkrete Einkommensnachweise oder auch die Bankdaten darf der Vermieter jedoch erst in der dritten Phase verlangen, wenn im Grunde bereits eine Einigung erzielt wurde und der Vertrag abgeschlossen werden soll.