Bei Auslagerungen mit erhöhtem Risiko, den so genannten wesentlichen Auslagerungen, müssen eine Vielzahl von Vorgaben beachtet werden. Bei näherer Betrachtung kann daher der Eindruck entstehen, dass es sich hierbei um einen absolut wasserdichten Plan A handelt und jedes Risiko hinreichend berücksichtigt wurde. Wofür brauchen wir dann überhaupt einen Plan B und was genau muss hier dokumentiert werden?

Aufsichtsrechtliche Vorgabe zur Erstellung eines Plan B

Die Vorgabe der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) zur Erstellung eines Plan B ist nicht neu. Mit Novelle der Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk) aus dem Jahre 2012 wurde die Textziffer 5 (ab 2017 = Tz. 6) des AT 9 um die Forderung nach einer entsprechenden Dokumentation ergänzt. Seitdem sind alle Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitute dazu verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, um eine erhebliche Beeinträchtigung der Geschäftstätigkeit im Falle einer unbeabsichtigten oder unerwarteten Beendigung der Zusammenarbeit mit dem Auslagerungspartner zu vermeiden. Konkret geht es hierbei um die Festlegung und Überprüfung von etwaigen Handlungsoptionen, welche mit Novelle der MaRisk in 2017 noch durch Ausstiegsprozesse zu ergänzen sind, sofern dies sinnvoll erscheint und darstellbar ist.

Gibt es Ausnahmen?

Mit Novelle der MaRisk wurde die Textziffer 6 um zwei Ausnahmen ergänzt. Zum einen kann bei gruppen- und verbundinternen Outsourcings auf die Festlegung von Ausstiegsprozessen verzichtet werden, zum anderen wird bei Fehlen einer Dokumentation von Handlungsoptionen („Plan B“) eine angemessene Berücksichtigung des betroffenen Outsourcings im Rahmen der Notfallplanung als ausreichend angesehen. Der damit verbundene Aufwand sollte jedoch nicht unterschätzt werden, denn letztendlich geht es hierbei ebenfalls um die Festlegung von Optionen.

Risiko eines fehlenden oder unvollständigen Plan B

Die geforderte Dokumentation sowie Überprüfung der Durchführbarkeit ist mit Aufwand verbunden, daher ist es nachvollziehbar, dass es die Verantwortlichen für das Outsourcing ggf. bei einer Kurzversion oder groben Skizze belassen wollen. Sollte jedoch der Fall einer unbeabsichtigten oder unerwarteten Beendigung der Auslagerung eintreten, kann ein Prozess möglicherweise ab sofort nicht mehr durchgeführt werden. Ein Institut, welches z.B. die Kreditprüfung ausgelagert hat, könnte diese dann nicht mehr durchführen lassen und keine Finanzierungen mehr ausreichen. Intern fehlt nach Auslagerung das Know-How, geeignetes Personal lässt sich ggf. nur schwer akquirieren und ein passender externer Partner muss erst gefunden werden. Ohne Plan B wäre bei einem solchen Szenario mit einer erheblichen Beeinträchtigung der Geschäftstätigkeit zu rechnen – von einem damit einhergehenden möglichen Reputationsverlust ganz abgesehen.

Was genau muss dokumentiert werden?

In einem ersten Schritt muss sich das Institut Gedanken zu den möglichen Handlungsoptionen machen. Nachdem sich die Verantwortlichen im Idealfall bereits im Rahmen des Outsourcingprojektes mit dem Thema Plan B beschäftigen, bieten die im Rahmen der Ausschreibung eingeholten Angebote eine ideale Grundlage zur Erstellung der geforderten Dokumentation. Es gilt nun die einzelnen Handlungsoptionen darzustellen und auf deren Durchführbarkeit hin zu überprüfen. Im Prinzip gibt es drei mögliche Handlungsoptionen.

1. Option: Insourcing

Das sogenannte Insourcing beinhaltet die Beschaffung des notwendigen Know-Hows durch Rekrutierung eines neuen Mitarbeiters. Bevor die Entscheidung zum Outsourcing eines Prozesses gefallen ist, wurde mit hoher Wahrscheinlichkeit überprüft, ob eine institutsinterne Durchführung z.B. aus wirtschaftlichen Gesichtspunkten möglich oder sinnvoll ist. Die in diesem Zusammenhang erstellte Entscheidungsgrundlage enthält ggf. bereits Angaben zum aktuellen Bewerbermarkt und kann noch durch Erfahrungen im Bereich der Rekrutierung von neuen Mitarbeitern ergänzt werden. So können neben dem zeitlichen Aufwand auch die Erfolgsaussichten kurz und einfach dargestellt werden. Sofern möglich und vom Institut gewünscht, kann natürlich auch die Möglichkeit einer Übernahme der Tätigkeit durch einen Bestandsmitarbeiter in Erwägung gezogen werden.

2. Option: „Interne“ Weiterverlagerung

Bei Zugehörigkeit zu einer Institutsgruppe gehört die Auslagerung auf das Mutterunternehmen oder ein Unternehmen der Konzerngesellschaft ebenfalls zu den möglichen Handlungsoptionen. Ausschlaggebend hierfür ist natürlich auch die Tatsache, dass ein Unternehmen innerhalb des Konzernverbundes zur Darstellung des betroffenen Prozesses in der Lage ist. Kann diese Frage positiv beantwortet werden, dürfte die Frage nach der Durchführbarkeit in einem Gespräch mit den verantwortlichen Mitarbeitern des entsprechenden Unternehmens leicht zu beantworten sein.

3. Option: Neuauslagerung auf ein externes Unternehmen

Bei Überprüfung der Handlungsoption zur Neuauslagerung auf ein externes Unternehmen kann der zuständige Mitarbeiter die im Rahmen des Ausschreibungsprozesses eingeholten Angebote heranziehen und die notwendigen Daten übernehmen. Häufig enthalten die Offerten auch Angaben zur Dauer der Umsetzung.

Plan B inkl. Ausstiegsprozess

Die Dokumentation eines Ausstiegsprozesses kann in Anlehnung an die Darstellung zur erwarteten oder beabsichtigten Beendigung des Outsourcings, der sogenannten Beendigungsklausel, erfolgen.

Aktualisierung des Plan B

Nach Erstellung ist der Plan B in regelmäßigen Abständen sowie anlassbezogen zu aktualisieren. In diesem Zusammenhang wird eine jährliche Überprüfung der Inhalte empfohlen bzw. ad hoc sofern Änderungen bekannt werden die Einfluss auf die Handlungsoptionen oder deren Durchführbarkeit haben.

Pro Plan B?

Jede wesentliche Auslagerung sollte mit einem Plan B abgesichert werden. Unter Verwendung eines geeigneten Formblatts ist die Erstellung einer entsprechenden Dokumentation mit keinem allzu großen Aufwand verbunden.