20.05.2016 | Serie Unternehmenskultur als Grundlage für Compliance

Mitarbeiter als Compliance-Faktor

Serienelemente
Wie loyal und integer sind Ihre Mitarbeiter - und warum?
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Risiken für folgenschwere Regelverstöße in Unternehmen sind vielfältig. Ein wesentlicher Risikofaktor sind die Mitarbeiter des Unternehmens. Nur, wenn in deren Köpfen eine nachhaltige Unternehmenskultur fest verwurzelt ist, hat Compliance auf Dauer eine Chance.

Dass Compliance-Verstöße zu veritablen Krisen bis hin zum Niedergang einer Marke und zum Zerfall eines Unternehmens führen können, ist nicht erst seit den Krisen deutscher Großunternehmen wie Siemens, VW und Deutsche Bank bekannt.

Grundsätzliche Zweifeln der Mitarbeiter am Unternehmen

Gerade bei dem deutschen Vorzeigeunternehmen VW wird augenfällig, wie erhebliche Compliance-Verstöße im Managementbereich zu Orientierungslosigkeit und grundsätzlichen Zweifeln der Mitarbeiter an der Integrität des eigenen Unternehmens führen können.

Fernsehinterviews und Reporternachfragen bei den Mitarbeitern des Unternehmens zeigen eindringlich, wie der „Verfall der Sitten“ im Management Zweifel der Mitarbeiter an der Unternehmensführung weckt und die Loyalität und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen zerbröckeln lässt.

Die Geschäftsleitung prägt die Unternehmenskultur

Um das Risiko von Compliance-Verstößen in der gesamten Belegschaft zu minimieren, ist es unabdingbar, dass Geschäftsführung und Management Grundeinstellungen und Verhaltensweisen vorleben, die der Belegschaft die Wertigkeit des Unternehmens und dessen Ethik immer wieder vor Augen führen. Dies wird in der Regel erreicht durch einen vom Compliance- Management erstellten „Code of Conduct“, der in der Geschäftsleitung ständig kommuniziert und dessen Einhaltung sowohl vom Compliance-Officer als auch von der Geschäftsleitung selbst und nicht zuletzt vom Aufsichtsorgan (Aufsichtsrat) überwacht wird.

Compliance muss ständig kommuniziert werden

Was sich in der Theorie eher einfach anhört, wird in der Praxis häufig nur fehlerhaft umgesetzt. Die praktische Umsetzung und deren ständige Kontrolle ist Aufgabe des Compliance-Verantwortlichen.

  • Eine effektive Umsetzung wird ihm nur gelingen, wenn er die Verhaltensrichtlinien des Unternehmens ständig und mit Nachdruck mit den Mitarbeitern kommuniziert.
  • Gerade die Kenntnisse des unteren und mittleren Managements über die Verhaltensrichtlinien muss er wach halten.
  • Dies kann der Compliance-Officer sowohl durch regelmäßige Einzelgespräche aber auch in wiederkehrenden Veranstaltungen und Aktionen wie Themenabenden oder Online-Schulungen zu Compliance, Rechtsfragen und Unternehmensethik erreichen.

Integrität der Mitarbeiter ist unabdingbar

Ebenso wichtig ist, dass diese Kommunikation auf fruchtbaren Boden stößt.

Voraussetzung hierfür ist, dass bereits bei der Personalauswahl neben der fachlichen Qualifikation auf Integrität und die Fähigkeit zur zwischenmenschlichen Kommunikation geachtet wird.

Auch dieser im Prinzip einfache Gedanke wird in der Praxis immer noch missachtet, weil häufig die fachliche Qualifikation wichtigstes Einstellungskriterium ist. Dabei wird übersehen, dass in der Praxis viele Mitarbeiter nicht an mangelnder Qualifikation, sondern an mangelnder Fähigkeit zur sozialen Kommunikation oder an sonstigen zwischenmenschlichen Problematiken scheitern, weil durch solche Probleme effektive Arbeit erheblich behindert werden kann.

Compliance schon bei Einstellung neuer Mitarbeiter thematisieren

Der Compliance-Verantwortliche hat die Aufgabe, die Koordinaten für die Integrität der Mitarbeiter zu setzen. Dies beginnt mit der Einstellung von neuen Mitarbeitern:

  • Bereits bei der Einstellung sind neben der Qualifikation die Integrität und die charakterlichen Eigenschaften des Mitarbeiters auszuloten. Dies fängt bereits mit der Stellenbeschreibung an, in der klarzustellen ist, dass neben fachlicher Qualifikation persönliche Merkmale und charakterliche Eigenschaften eine wesentliche Rolle für die Einstellung spielen.
  • Vor Einstellung eines neuen Mitarbeiter soll dieser mit den Compliancestrukturen des Unternehmens und mit dessen Unternehmensethik vertraut gemacht werden.
  • Bei Einstellung eines Mitarbeiters mit Berufserfahrung sollte dieser durch entsprechende Referenzen der Bewerber nachweisen können, dass er bereits in Unternehmen mit einer ähnlichen Ethik tätig war und er dieser Ethik gerecht geworden ist.
  • Im Rahmen eines Vorstellungsgespräches sollten datenschutzrechtliche Aspekte aber auch die Punkte fairer Wettbewerb, Inhalt des Vertraulichkeitsgebots und Geheimhaltungspflichten angesprochen werden und der Bewerber gezielt danach befragt werden, was er sich unter diesen Begriffen vorstellt und wie er sie auszufüllen gedenkt. Gerade unbefangene Antworten auf solche Fragen können tiefe Einblicke in die Grundanschauungen des Bewerbers gewähren. 

Wichtig: Überprüfungsmechanismus nach Einarbeitungszeit

Ein Kontrollsystem sollte sicherstellen, dass der Bewerber beispielsweise drei Monate nach seiner Einstellung im Unternehmen zu seinen Einschätzungen hinsichtlich der praktisch gelebten Unternehmensethik befragt wird und er seine Kritikpunkte und Vorstellungen hinsichtlich der Verbesserungsmöglichkeiten darstellt. Gerade in der Anfangsphase machen sich Mitarbeiter in der Regel die meisten Gedanken darüber, was im Unternehmen möglicherweise nicht ganz richtig läuft. Später tritt eher ein Gewöhnungsprozess ein.

Langjährige Mitarbeiter dürfen nicht vernachlässigt werden

Der Compliance-Officer muss innerhalb des Betriebes immer wieder Anreizsysteme für regelkonformes Verhalten schaffen. Ein wichtiges Instrumentarium hierfür ist sind die Vorgaben bei Personalbeurteilungen und bei Beförderungen.

  • Der Compliance-Officer hat dafür zu sorgen, dass die Regeltreue ein wesentliches Kriterium für jede Beförderung ist und mangelnde Regeltreue auch bei Beförderungsfragen sanktioniert wird.
  • Die Definition der Regeltreue im Unternehmen sollte nicht im luftleeren Raum schweben und von Unklarheiten geprägt sein. Die Grundsätze des regelkonformen Verhaltens müssen klar umschrieben und fixiert sein, so dass jeder weiß, was gemeint ist.
  • Der Compliance-Verantwortliche muss durchsetzen, dass auch organisatorisch die Personalpolitik des Unternehmens auf Nachhaltigkeit ausgerichtet ist. Hierbei hat er sich mit verschiedenen Führungsstilen und der Führungskultur im Unternehmen auseinander zu setzen und eine Führungsethik zu entwickeln. 

Integere Mitarbeiter sind der Erfolgsgarant eines Unternehmens

Integrität und Motivation der Mitarbeiter sind für ein Unternehmen die halbe Miete.

Mitarbeiter, die sich dem Unternehmen verbunden fühlen, weil sie die Kultur des Unternehmens und dessen Ethik verinnerlicht haben, sind leistungsbereiter und leistungsfähiger.

Ein von der Unternehmensethik her homogener Mitarbeiterstab trägt nach allen neueren Untersuchungen wesentlich zum Erfolg und zur Krisenfestigkeit eines Unternehmens bei.

Vgl. zu dem Thema auch:

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Schlagworte zum Thema:  Code of Conduct, Verhaltenskodex, CSR, Soziale Verantwortung, Unternehmenskultur, Compliance, Compliance-Kultur

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