Zukunftsaussichten interne Revision & das Team

Im Rahmen der Teamorganisation hat sich herausgestellt, dass das Kanban-Board zwar den aktuellen Arbeitsstand veranschaulicht, aber keine Aussage zum Fortschritt oder zur Veränderung der anstehenden Tätigkeiten bzw. Belastungssituation des Einzelnen zulässt.

Es ist die tagesgenaue Betrachtung der Auslastung.

Dadurch kommt der Wunsch auf, bei einer gemeinsamen Prüfung grafisch darzustellen, was alles ansteht und wie sich der Arbeitsberg verändert. Ein Burn-Down-Chart könnte dafür die Lösung sein: In einer Grafik wird dargestellt, wie der verbleibende Arbeitsaufwand im Verhältnis zur verbleibenden Zeit verteilt wird. Im Fall einer Revisionsprüfung würde dann zum Prüfungsstart der gesamte Aufwand geschätzt, der für die Erledigung der Aufgaben aus dem Backlog anfallen wird, und am Ursprung des Burn-Down-Charts eingetragen. Mit Abschluss der Prüfung sollte der Restaufwand Null betragen.

Seit neuestem arbeiten wir mit einer Zwischenlösung, bis das Burn-Down-Chart umgesetzt wurde: Auf einer selbsthaftenden Flipchart-Folie werden alle Prüfungsthemen als x-Achse gelistet, die mit einer prozentualen Einschätzung über den Erledigungsgrad auf der y-Achse versehen werden. Per Marker gesetzte Striche markieren den geschätzten Fortschrittsgrad pro Prüfung. Im Ergebnis stachelt dieses Vorgehen die Revisoren an, inhaltlich voranzukommen und die erste Prüfung des Jahres abzuschließen, die letzte Prüfung des Jahres just in time zu beenden oder einfach nur im liebevollen persönlichen Wettbewerb zum ausgesuchten Revisionskollegen fertig zu werden. Die beflügelnde Wirkung auf die Motivation sollte dabei nicht unterschätzt werden und ein stolzes „ich bin fertig“ erhält eventuell eine ganz neue Gewichtung.

Backlog, a land of forgotten dreams?

Im Backlog sollte jede neue Idee oder Aufgabe eingetragen werden. Ziel ist es, alle Themen vollständig abzubilden, die es im Team zu bewältigen gibt. Es ist dabei niemals vollständig. Nach Besprechung und Konkretisierung (oder Refinement) der Idee oder der Aufgabe können wir mit der Umsetzung beginnen.

Die Herausforderung ist, dass Ideen oft aufgrund Zeit- oder Ressourcenmangel nicht umgesetzt oder zumindest verfolgt werden.

Das Ziel ist, unser Backlog weiter zu entwickeln und zu nutzen und es als einzige Quelle an Ideen und Aufgaben zu etablieren. Darüber hinaus müssen wir lernen, wie wir unsere Ideen in einer pragmatischen Art beschreiben können, so dass die Realisierung vereinfacht wird.    

Zusammengefasst heißt das was?

Unsere Erfahrungen mit agilen Methoden innerhalb der Revision zu arbeiten sind durchwegs positiv. Es sollte dabei darauf geachtet werden, dass Elemente des agilen Frameworks gezielt übernommen und ins Tagesgeschäft integriert werden.

Besonders gut hat sich der Einsatz des Kanban-Boards auf Teamebene zur Organisation der Aufgaben bewährt. Es verdeutlicht den Arbeitsfluss insgesamt, aktuelle Themen und die Auslastung pro Revisor. Sie ist ein Garant dafür, dass die Selbstorganisation im Team gelingt und sich auf ein qualitativ hohes Arbeitsergebnis auswirkt.

In Kombination mit dem Daily-Meeting, in dem jeder Revisor ca. 3 Minuten zur Besprechung der aktuellen Themen (des heutigen Tages) hat, entwickelt sich ein umfassendes Bild der Arbeitssituation. Der Einsatz hat die Kommunikation innerhalb des Teams deutlich verstärkt.

Damit unterstützen zwei ausgewählte agile Elemente den Arbeitsalltag der Internen Revision, wodurch ein festerer Teamzusammenhalt entsteht, die Kommunikation untereinander und miteinander angeregt, die Arbeitsweise effizienter und der Auftritt ins agil aufgestellte Unternehmen dynamischer wird.

Bei der Durchführung eines Audits macht agiles Vorgehen dann Sinn, wenn das Thema komplex ist und mehrere Köpfe daran beteiligt sind, so dass ein hoher Wissensaustausch erforderlich ist. Das gilt insbesondere für Prüfungen, in denen die IT- und Fach-Revisoren zusammenarbeiten.

Wenn das Prüfungsthema von ein oder zwei Revisoren gut durchführbar ist wird zur Vorsicht geraten: Oft macht es hier Sinn, auf den klassischen Prüfungsablauf zurückzugreifen, da sich der Mehrwert agiler Methoden hier weniger darstellt. Der sich wiederholende Kreislauf an Interviews und deren Bewertung bis hin zu einem Prüfbericht bilden darin das agile Element, das im Verlauf allmählich das Ergebnis erarbeitet.

Das agile Framework wirkt sich darüber hinaus auf der Teamebene auf die Darstellung der aktuellen Tätigkeit am Kanban-Board und Kurzvorstellung im Daily-Meeting aus.

Revision der Zukunft: Innovation ohne (große) Veränderung

Ist Agilität das Heilmittel für alle Probleme? Natürlich nicht. Die Anforderungen an die Revision haben sich im Laufe der Zeit zusammen mit den neuen Strategien, Tools und Technologien weiterentwickelt. Es ist sinnvoll, dass sich Art und Weise, wie die Interne Revision arbeitet, ebenfalls weiterentwickelt.

Zum Berufsbild des Revisors haben wir heute eine andere Erwartungshaltung als früher.  

Das agile Rahmenwerk kann helfen, dieser Erwartungshaltung gerecht zu werden. Dennoch muss sich jedes Team eigenverantwortlich überlegen, wie es die Zusammenarbeit – vielleicht durch den Einsatz bestimmter agiler Methoden – effizienter gestalten kann.

Ein wichtiger Aspekt ist auch, wie weit das Unternehmen selbst ist. Wird durch den Vorstand Agilität vorgelebt und das Unternehmen entsprechend entwickelt, wie es in der SDV-IT der Fall ist, ist auch die Akzeptanz in einem eher klassisch geprägtem Umfeld der Revision eine gangbare Vorgehensweise.

Agile Methoden sind empirisch, d.h. es gibt einen kontinuierlichen Lernprozess. Der erste Schritt ist denkbar einfach: Jedes Team braucht das Commitment untereinander, so arbeiten zu wollen. Denn agil heißt nicht nur Kanban oder Scrum anzuwenden. Es kommt auf die ganz persönliche Einstellung an: Wie wollen wir in einer agilen Welt zusammenarbeiten?

Schlagworte zum Thema:  Interne Revision, Compliance-Organisation